Бизнес-процесс Командировки и Авансовые отчеты от и до

О компании
 

Jotun (Йотун) — производитель декоративных красок, морских, промышленных и порошковых покрытий. Компания имеет 40 производственных предприятий и представлена в более чем 100 странах мира.  Головной офис находится в Сандефьорде, Норвегия.

Центральный филиал компании в России находится в Санкт-Петербурге, а также существуют филиалы в Москве, Екатеринбурге и Владивостоке. Склады - в Калининграде, Екатеринбурге, Краснодаре и Владивостоке. В 2017 году был введен в эксплуатацию первый завод Jotun в России, расположенный в индустриальном парке «Федоровское», Ленинградская область.

В Россию Jotun поставляет защитные и морские покрытия с 1989 года. Среди известных объектов, окрашенных покрытиями Jotun в России: Западный Скоростной Диаметр (ЗСД), Фишт Арена (г.Сочи), международный аэропорт (г.Сочи), Резервуарный парк Газпромнефть Сибирь, ЗапСибНефтехим (г.Тобольск).

Область применения и назначение проекта

В компании осуществляется очень большое количество командировок и еще большее количество авансовых отчетов, которые необходимо согласовывать и подписывать. Учитывая тот факт, что 50% сотрудников компании имеют постоянное место работы не в Санкт-Петербурге, то бумажная волокита и пересылка документов отнимает очень много времени, как у бухгалтерии, так и у самих сотрудников. Из-за специфики бизнеса командировки постоянно переносятся и изменяются, что влечет за собой еще большее количество согласований, теряется контроль над ситуацией.

Проект внедрения был направлен на оптимизацию, контроль и цифровизацию бизнес-процесса командировки и авансовые отчеты в комплексе от подачи заявки на командировку, до согласования и подписания приказов на командировку и авансового отчета, интеграцию с учетной системой.

Работы предполагали:

• Внедрение нового технического решения «Командировки и авансовые отчеты»;
• Интеграция с 1С;
• Интеграция с AD.

Для реализации использовались базовые модули Directum RX и решение "Командировки и авансовые отчеты", но без модификаций не обошлось. Все работы выполнялись в удаленном режиме.

Суть проекта

В период тотальной «удаленки» сотрудникам компании был предоставлен инструмент при помощи которого появилась возможность полностью уйти от подписания приказов и авансовых отчетов на бумаге и отказаться от ненужной пересылки документов по почте. Было решено использовать ПЭП (простую электронную подпись) для подписания всех документов. Документы подписываются простой электронной подписью и хранятся в DirectumRX совместно со всеми подтверждающими документами. Выгрузка подписанного авансового отчета в учетную систему для проведения.

Интеграция с 1С реализована с помощью веб-сервиса. Функционал: экспорт и обновление записей справочника «Сотрудники» RX в «Физические лица» 1С, экспорт документа «Авансовый отчет» из RX в 1С.

Ключевые бизнес-заказчики инициативы

• Финансовый Директор, Отдел Финансов
• Директор по ИТ, Отдел информационных технологий
• Бухгалтерия

Эффект от внедрения инновации

Количественные и качественные показатели:

• Ускорение процесса — сокращение средней длительности процесса согласования и подписания приказов и авансовых отчетов на 5 дней.
• Сокращение трудозатрат — экономия времени на подписание и согласование командировок и авансовых отчетов на 80%.
• Сокращение расходов на печать и почтовые отправления на 2.5млн рублей в год.

Общие показатели проекта

• 200 пользователей, охваченных проектом
• 10 автоматизированных ТОП-менеджеров
• 5 специалистов команда проекта, в т.ч. 2 обученных
• 5 месяцев на внедрение
• 600 задач создается в месяц
• 2000 документов создается в месяц

Обоснование проекта

Учитывая кардинально и стремительно изменившийся мир в 2020 году из-за пандемии, ограничений и перехода на «удаленку», современному бизнесу сложно выжить без цифровой трансформации. Отчетность в контролирующие органы и оформление документов никто не отменял, без возможности и какого-либо ИТ-инструмента вести привычный документооборот теперь невозможно.

Поэтому в данном случае информационные и инновационные технологии могут изменить ситуацию в лучшую сторону и помочь в решении проблем, стоящих перед бизнесом. Согласованию и подписание авансовых отчетов и приказов по командировкам невозможно дальше вести в обычном, бумажном формате.

Дополнительным толчком служит то, что государство меняет свой подход к цифровизации, электронным подписям и прикладывает все больше усилий для улучшения цифрового климата принимая новые законы в этой сфере.

Планы развития

Отмечу, что в нашей компании цифровизация пошла дальше, инициативные сотрудники «заразились» идеей цифровизации и стали выдвигать предложения по оптимизации и цифровизации новых бизнес процессов. На данный момент мы начали использовать такие модули системы DirectumRX, как финансовый архив, договора и запускаем новые бизнес-процессы по согласованию договоров, счетов и обмену электронными документами с контрагентами.