18 дней на оптимизацию работы с проектами

О компании

ООО «Ремгазкоммуникации» (далее «РГК») – ­­­­­­­­­­­­­­­­­­российская торгово-производственная компания, основным видом деятельности которой является поставка напорных полиэтиленовых труб для водоснабжения и газоснабжения, поставка напорных труб с защитной оболочкой, многослойных полиэтиленовых труб, а также полиэтиленовых труб из PE 100 RC.

Современные методы мониторинга, которые использует организация, позволяют контролировать качество продукции и дорабатывать уже существующие технологии. Вся продукция сертифицирована и выпускается в соответствии с требованиями нормативно-технической документации.

Основная цель и выбор решения

Чтобы усилить свои конкурентные преимущества руководство компании «РГК» поставило цель – обеспечить максимальную прозрачность в работе с заказчиками готовой продукции.

Нужен был контроль исполнительской дисциплины сотрудников и возможность просмотра истории работы с задачами и документами. Цифровизация процессов стала важным шагом для достижения этой цели.

Работа с проектами – первоочередное направление цифровизации бизнес-процессов компании.  Для контроля за ходом проекта и сроками его выполнения «РГК» привлекла компанию «МайТэк». На основании пожеланий и специфики деятельности компании «РГК» были сформированы четкие требования к будущей функциональности продукта. В качестве инструмента автоматизации выбрали интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

Цели и задачи проекта

Основная цель внедрения Directum RX – повышение эффективности деятельности компании «РГК» по ключевому направлению – работе с проектами.

Для достижения этой цели планировалось автоматизировать рутинные операции сотрудников. Это позволило увеличить скорость обработки информации, исключить потери документации за счет надежного хранения, обеспечить мобильность сотрудников, а также сохранить конфиденциальность документации внутри отдела.

Задачи, которые были поставлены:

• автоматизировать работу с проектами компании;
• создать реестр активностей по проектам с уведомлениями исполнителей о необходимости связаться с клиентом по определенным вопросам;
• ускорить и облегчить процесс создания, согласования, поиска документов, формирования отчетов, принятия управленческих решений в работе с документами;
• обеспечить электронный архив документов, где каждый менеджер может отслеживать только свои документы по имеющимся проектам;  
• организовать работу с документами из любой точки мира («всегда на связи», «всегда в курсе событий»).

Какие возможности используются и какой эффект дают

Возможности, которые появились благодаря внедрению системы:

1. В системе сотрудники планируют звонки и встречи с клиентами. Можно сформировать график встреч. При этом сотрудник получит уведомление о предстоящем событии за указанное им количество дней.
2. Вся проделанная и планируемая работа в проекте фиксируется и хранится в реестре «Активности». Это позволяет сотрудникам компании отслеживать все свои действия по определенному проекту, а также хранить всю информацию в одном месте, исключив потери. В разрезе одного проекта есть возможность сформировать отчет по всем активностям, что позволяет в удобном формате собрать всю необходимую информацию в один документ.
3. Для удобного поиска задач был создан реестр, в котором хранятся все задачи по определенному проекту. Быстрый переход к нему осуществляется по кнопке «Открыть задачи» в карточке проекта.

Рис. 1. Список задач по проекту

4. У сотрудников компании появилась также возможность отслеживать все выполненные, просроченные и находящиеся в работе задачи по проекту. До внедрения DirectumRX задачи по проектам передавались на словах, без письменной фиксации.
5. Во вкладке «Контакты» хранятся реквизиты всех сотрудников, клиентов и контрагентов, которые причастны к конкретному проекту. Благодаря этому можно быстро найти необходимую информацию.
6. Для руководства компании создан реестр проектов, с помощью которого можно отслеживать и контролировать ход каждого проекта, получать сводную информацию о всех проектах на каждой стадии и по каждому менеджеру. Это позволяет принимать верные управленческие решения для дальнейшего развития компании.

Рис. 2. Список проектов и их статус в реестре проектов

7. На этапе закрытия проекта руководитель готовит и отправляет на утверждение итоговый отчет, после чего закрывает проект. Папка проекта отправляется в архив, который позволяет исключить потерю документов и при необходимости получить к ним доступ с учетом прав доступа, выданных сотрудникам.
8. Работать в системе DirectumRX можно через веб-браузер и в мобильных приложениях Directum Jazz. Благодаря этому работа над проектом теперь может вестись из любой точки мира, где есть интернет, в том числе и на территории контрагента.

Результат работы

Поставленные руководством задачи были выполнены. В результате внедрения системы DirectumRX компания «РГК» получила рабочий инструмент для ведения проектов. Теперь сотрудники могут работать с проектными документами и задачами, фиксировать все взаимодействия с контрагентами.

За счет внедрения системы ускорилось взаимодействие между проектным департаментом и отделом продаж. Скорость согласования документов в компании увеличилась на 60%.

Срок внедрения Directum RX составил 18 дней. Все задачи по проекту были выполнены, сжатые сроки не повлияли на качество внедрения.

Компания «РГК» продолжит наращивать свой потенциал на рынке проектных работ. Цифровизация ключевых процессов, которые связаны с проектной работой, позволит нарастить конкурентные преимущества, увеличить продажи и выйти на новый уровень работы с клиентом.

Показатели:

• 35 пользователей
• 5 ТОП-менеджеров
• 6 специалистов команда проекта от исполнителя и заказчика, в т.ч. 1 обучен
• Срок выполнения – 1 месяц