Переход от кабинетного к цифровому согласованию. Опыт "Полимертрубстрой"

ООО «Полимертрубстрой» - компания, дружная команда которой вот уже на протяжении 15 лет реализует следующие виды деятельности:

• строительство промышленных зданий под производство
• обустройство кустов нефтяных скважин
• строительство и реконструкция промысловых трубопроводов из стальных и полимерных труб
• монтаж технологического оборудования
• строительство «площадочных» объектов технологического комплекса.

Компания динамично развивается, и помимо центрального офиса в г. Екатеринбург появляются обособленные подразделения в Республике Коми и ХМАО.

Начало

Весной 2018 года встал вопрос об автоматизации работы с входящими счетами, так как контролировать этот процесс привычными для нас методами было уже просто накладно (были случаи, когда один счет оплачивался по ошибке несколько раз или, наоборот, нарушались сроки оплаты, так как счет просто терялся в почте).

Главный инженер взял на себя поиск подходящего инструмента, и после рассмотрения и тестирования нескольких систем было принято решение о приобретении Directum RX.

В течение полугода силами главного инженера в системе был налажен процесс согласования входящих счетов: создано несколько регламентов и написаны мини-инструкции для сотрудников по работе в Directum RX.

Развитие событий

После согласования счетов на оплату в систему была перенесена работа со служебными записками и заявками, что стало очень удобным. Также увеличилось количество сотрудников, подключенных к системе, в первую очередь за счет удаленных подразделений.

2020 год внес свои коррективы и в нашу работу, которая по максимуму стала удаленной. Directum RX стал использоваться более активно в части задач и поручений. К работе в системе подключился руководитель, ранее делегировавший эту функцию на помощников и заместителей. Согласование договоров также перешло из кабинетного в цифровой. Кроме того, сотрудники наконец-то оценили наличие веб-клиента, когда зайти в систему можно просто по ссылке в браузере, а также работу через приложение Jazz.

Результаты

• 45 пользователей
• более 1000 документов в месяц создается и согласуется в системе
• сокращение времени на согласование
• прозрачность выполнения поручений и контроль за ходом выполнения
• наиболее оптимальный был и остается  вариант размещения системы в облаке 

Планы на будущее

Подключение приложения Solo

Автоматизация работы с входящей и исходящей корреспонденцией

Организация и ведение совещаний в специализированном модуле