ООО «Мон’дэлис Русь» цифровизует HR-процессы с помощью Directum RX

О компании

ООО «Мон’дэлис Русь» (входит в группу компаний Mondelēz International) работает на российском рынке более 20 лет. Компания выпускает известные бренды, такие как шоколад Alpen Gold, Milka и Picnic, печенье «Юбилейное», Oreo, бисквит «Медвежонок Барни», снек TUC, жевательная резинка Dirol и леденцы Halls. Заводы компании расположены во Владимирской и Новгородской областях. Компания активно инвестирует в российскую экономику и осуществляет масштабные социальные и благотворительные проекты.

Цели и задачи проекта

Одна из глобальных целей компании – улучшение условий труда и предоставление лучших инструментов для профессионального развития сотрудников. Внедрение современной информационной системы должно было повысить удобство и эффективность работы, сократить накладные расходы и трудозатраты.

Предпосылки проекта:

• Сложности при ознакомлении удаленных сотрудников с документами до начала выполнения задачи;
• Значительные трудозатраты каждого сотрудника на передачу/пересылку документов;
• Ошибки при формировании документов (человеческий фактор);
• Затраты на транспортировку и хранение бумажных документов;
• Вектор на цифровизацию кадровой сферы со стороны государства (электронная трудовая книжка, больничный).

Ключевые причины и заказчик проекта

Изначально был запрос от бизнеса на упрощение процедуры переноса и предоставления отпусков. В результате разработки технического задания и формирования приоритетных задач Отдела по работе с персоналом проект был существенно расширен.

Важным критерием выбора ПО, помимо функциональности и удобства, было наличие облачного решения, а для иностранного руководства требовалась возможность локализации системы на английский язык.

Старт проекта в 2020 году хронологически совпал с экспериментом Министерства труда по использованию электронных документов, связанных с работой. Компания решила принять участие в эксперименте, соответственно, система должна была также отвечать требованиям Федерального закона 122-ФЗ.

Суть проекта

Кадровые процессы компании, переведенные в ЭДО:

Подробнее о процессах (развернуть)

Используемые решения и подходы

Проект выполнен по технологии максимального внедрения.

Настроена интеграция с кадровой учетной системой БОСС-Кадровик: в Directum RX автоматически заносятся данные об организационной структуре, подразделениях, сотрудниках и отпусках. В учетную систему передаются сведения о командировках и подтвержденных днях отпуска за 12 календарных дней до его начала.

Безопасность доступа к системе гарантируется с помощью аутентификации с использованием внешнего протокола Saml 2.0 посредством Microsoft Azure AD.

Результаты

В итоге «Мон’дэлис Русь» участвует в эксперименте Минтруда с HR-процессами Directum RX.

Благодаря цифровизации кадровых процессов «Мон’дэлис Русь» удалось эффективно перевести сотрудников на удаленную работу. При этом:

• ускорилось подписание приказов по личному составу и основной деятельности, а также ознакомление с ними;
• повысилась прозрачность управления дисциплинарными взысканиями;
• упростилась работа с табелями учета рабочего времени и локальными нормативными актами;
• за счет создания единых электронных журналов упорядочилась регистрация документов.

Эффективность работы компании повысилась благодаря:

• управлению документами всеми участниками процесса в единой системе с возможностью контроля;
• преднастроенным правилам и контролю при планировании и переносе отпуска, оформлении командировок, доп. соглашений;
• автоформированию пакета документов по шаблонам:
• автоматическим напоминаниям сотрудникам и руководителям;
• доступу 24/7 сотрудников к системе и к оформленным документам c любого устройства;
• снижению трудозатрат сотрудников и сокращению рутинных операций.

Показатели:

• Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту 1000
• Количество автоматизированных ТОП-менеджеров (работающих в системе) – около 20
• Количество охваченных процессов: 11
• Количество удаленных подразделений, участвующих в цифровом взаимодействии: 4
• Количество специалистов, задействованных при реализации проекта (команда проекта от исполнителя и заказчика) - 9, в том числе 2 обучено.
• Ускорение процесса для работников – сокращение средней длительности процессов, связанных с переносом или оформлением отпуска с 15 минут до 3 минут.
• Срок выполнения – 9 месяцев.

Отзывы об эффективности системы

"Повысились контроль и прозрачность процессов. Что важно, благодаря внедрению Directum RX ознакомление с документами происходит до начала кадрового события. Работники могут в любой момент с любого устройства войти в систему, просмотреть нужный документ — для этого им не приходится обращаться в Отдел по работе с персоналом."

Татьяна Горловская
менеджер по трудовым отношениям
и управлению персоналом ООО «Мон’дэлис Русь»

Планы по дальнейшему развитию проекта

Руководство ООО «Мон’дэлис Русь» планирует расширять функциональность системы и перевести в цифровой вид:

• оформление отпусков без сохранения заработной платы;
• подписание обходного листа;
• получение сотрудниками расчётных листов через личный кабинет;
• подписание трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Подробнее о решениях Directum для управления персоналом.