ООО «Мон’дэлис Русь» цифровизует HR-процессы с помощью Directum RX

1000

пользователей

20

автоматизированных ТОП-менеджеров

с 15 до 3

минут сокращение времени на оформление или перенос отпуска

11

бизнес-процессов переведено в цифровой вид

9

месяцев на проект

Следующий проект

О компании

ООО «Мон’дэлис Русь» (входит в группу компаний Mondelēz International) работает на российском рынке более 20 лет. Компания выпускает известные бренды, такие как шоколад Alpen Gold, Milka и Picnic, печенье «Юбилейное», Oreo, бисквит «Медвежонок Барни», снек TUC, жевательная резинка Dirol и леденцы Halls. Заводы компании расположены во Владимирской и Новгородской областях. Компания активно инвестирует в российскую экономику и осуществляет масштабные социальные и благотворительные проекты.


 

Цели и задачи проекта

Одна из глобальных целей компании – улучшение условий труда и предоставление лучших инструментов для профессионального развития сотрудников. Внедрение современной информационной системы должно было повысить удобство и эффективность работы, сократить накладные расходы и трудозатраты.

Предпосылки проекта:

  • Сложности при ознакомлении удаленных сотрудников с документами до начала выполнения задачи;
  • Значительные трудозатраты каждого сотрудника на передачу/пересылку документов;
  • Ошибки при формировании документов (человеческий фактор);
  • Затраты на транспортировку и хранение бумажных документов;
  • Вектор на цифровизацию кадровой сферы со стороны государства (электронная трудовая книжка, больничный).

Ключевые причины и заказчик проекта

Изначально был запрос от бизнеса на упрощение процедуры переноса и предоставления отпусков. В результате разработки технического задания и формирования приоритетных задач Отдела по работе с персоналом проект был существенно расширен.

Важным критерием выбора ПО, помимо функциональности и удобства, было наличие облачного решения, а для иностранного руководства требовалась возможность локализации системы на английский язык.

Старт проекта в 2020 году хронологически совпал с экспериментом Министерства труда по использованию электронных документов, связанных с работой. Компания решила принять участие в эксперименте, соответственно, система должна была также отвечать требованиям Федерального закона 122-ФЗ.

Суть проекта

Кадровые процессы компании, переведенные в ЭДО:

Управление отпусками

Обложка специального модуля Directum RX содержит все действия, необходимые для управления отпусками: от планирования графика до подтверждения, переноса или отмены отпуска.

Планирование графика отпусков

Сотрудник планирует свой отпуск, заполняя поля в задании:

 С помощью задания руководитель согласует и при необходимости корректирует график отпусков починенных:

Для удобства руководителей система формирует специальные отчеты о пересечении отпусков, отслеживает количество неиспользованных дней отпуска:


 

Подтверждение отпуска

За 5 недель до плановой даты начала отпуска в системе формируется задание на подтверждение отпуска:

У сотрудника есть возможность: подтвердить даты отпуска (в этом случае уведомление о начале отпуска автоматически подписывается ПЭП) или перенести отпуск (формируется задача на перенос отпуска).

Перенос отпуска

Сотрудник заполняет карточку задачи на перенос отпуска:

После отправки задачи автоматически формируется и подписывается ПЭП заявление на перенос отпуска:

Управление командировками

Все действия для работы с командировками собраны на обложке отдельного модуля:

Инициировать оформление командировки можно в несколько кликов. Карточка содержит сведения о местоположении командированного, целях и датах деловой поездки, пункте назначения и др. Кроме того, есть возможность указать планируемые расходы и обоснование.

 

 

Используемые решения и подходы

Проект выполнен по технологии максимального внедрения.

Настроена интеграция с кадровой учетной системой БОСС-Кадровик: в Directum RX автоматически заносятся данные об организационной структуре, подразделениях, сотрудниках и отпусках. В учетную систему передаются сведения о командировках и подтвержденных днях отпуска за 12 календарных дней до его начала.

Безопасность доступа к системе гарантируется с помощью аутентификации с использованием внешнего протокола Saml 2.0 посредством Microsoft Azure AD.

Результаты

В итоге «Мон’дэлис Русь» участвует в эксперименте Минтруда с HR-процессами Directum RX.

Благодаря цифровизации кадровых процессов «Мон’дэлис Русь» удалось эффективно перевести сотрудников на удаленную работу. При этом:

  • ускорилось подписание приказов по личному составу и основной деятельности, а также ознакомление с ними;
  • повысилась прозрачность управления дисциплинарными взысканиями;
  • упростилась работа с табелями учета рабочего времени и локальными нормативными актами;
  • за счет создания единых электронных журналов упорядочилась регистрация документов.

Эффективность работы компании повысилась благодаря:

  • управлению документами всеми участниками процесса в единой системе с возможностью контроля;
  • преднастроенным правилам и контролю при планировании и переносе отпуска, оформлении командировок, доп. соглашений;
  • автоформированию пакета документов по шаблонам:
  • автоматическим напоминаниям сотрудникам и руководителям;
  • доступу 24/7 сотрудников к системе и к оформленным документам c любого устройства;
  • снижению трудозатрат сотрудников и сокращению рутинных операций.

Показатели:

  • Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту 1000
  • Количество автоматизированных ТОП-менеджеров (работающих в системе) – около 20
  • Количество охваченных процессов: 11
  • Количество удаленных подразделений, участвующих в цифровом взаимодействии: 4
  • Количество специалистов, задействованных при реализации проекта (команда проекта от исполнителя и заказчика) - 9, в том числе 2 обучено.
  • Ускорение процесса для работников – сокращение средней длительности процессов, связанных с переносом или оформлением отпуска с 15 минут до 3 минут.
  • Срок выполнения – 9 месяцев.

Отзывы об эффективности системы

"Повысились контроль и прозрачность процессов. Что важно, благодаря внедрению Directum RX ознакомление с документами происходит до начала кадрового события. Работники могут в любой момент с любого устройства войти в систему, просмотреть нужный документ — для этого им не приходится обращаться в Отдел по работе с персоналом."

Татьяна Горловская
менеджер по трудовым отношениям
и управлению персоналом ООО «Мон’дэлис Русь»

Планы по дальнейшему развитию проекта

Руководство ООО «Мон’дэлис Русь» планирует расширять функциональность системы и перевести в цифровой вид:

  • оформление отпусков без сохранения заработной платы;
  • подписание обходного листа;
  • получение сотрудниками расчётных листов через личный кабинет;
  • подписание трудовых договоров и дополнительных соглашений.

 

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий