Коннектор к АИС «Ведомственный архив»

Следующий проект

Задача и предпосылки потребности

В результате перехода многих организаций на работу с документами в электронном виде стремительно выросло количество таких документов, образующихся в деятельности организаций. В свою очередь это привело к необходимости решения вопросов, связанных не только оперативной работой с электронными документами, но также с обеспечением длительной сохранности и целостности таких документов.

Еще в 2018 году в Республике Беларусь был разработан План мероприятий по обеспечению архивного хранения электронных документов (утв. Первым Заместителем Премьер-министра Республики Беларусь А.Г.Турчиным от 17.10.2018 № 37/226-274/334). В контексте указанного плана, а также в целом во исполнение требований законодательства Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства на базе РУП «Национальный центр электронных услуг» была развернута автоматизированная информационная система «Ведомственный архив» (далее – АИС «Ведомственный архив»). Данное решение предназначено для архивной обработки и ведения архива электронных документов в государственных органах и иных организациях. Использование такой системы позволит осуществить переход на полный цикл электронного документооборота, в том числе обеспечить последующую передачу электронных документов на постоянное хранение в государственный архив электронных документов.

Решение

В целях подготовки и передачи электронных документов из автоматизированной системы электронного документооборота DIRECTUM Bel (далее – АСЭД) на архивное хранение в АИС «Ведомственный архив» был разработан специализированный коннектор, обеспечивающий соблюдение организациями требований нормативных правовых актов в сфере архивного дела и указанного выше поручения Правительства Республики Беларусь.


Рис.1. Обложка модуля

Общий процесс передачи документов в АИС «Ведомственный архив» выглядит следующим образом:

При помещении электронного документа в дело ответственным исполнителем проверяется правильность и полнота заполнения всех обязательных реквизитов РКК, а также комплектность электронного документа. После завершения календарного года подготовка электронных дел к передаче в АИС «Ведомственный архив» включает: экспертизу ценности электронных документов, подготовку электронных дел к передаче в архив организации, составление описей электронных дел структурных подразделений (приемо-сдаточных описей).

Процесс подготовки и передачи дел в АИС «Ведомственный архив» состоит из следующих этапов:

  1. Проверка комплектности и полноты дела
  2. Формирование дополнительных документов к РКК
  3. Формирование внутренней описи дела
  4. Формирование описей дел структурных подразделений
  5. Передача описей дел структурных подразделений в АИС «Ведомственный архив»
  6. Обработка данных в АСЭД после передачи в АИС «Ведомственный архив»

 

Проверка комплектности и полноты дела

На данном этапе согласно утвержденной номенклатуры дел определяется перечень дел с документами, которые подлежат передаче на хранение в АИС «Ведомственный архив» в зависимости от сроков их хранения. В случае, если дело содержит документы разного срока хранения, то такое дело расформировывается. Ответственный работник (делопроизводитель подразделения) выполняет подготовку электронных дел к передаче в АИС «Ведомственный архив» и проверяет: состав документов, завершено ли исполнение документов, а также корректность заполнения РКК. Проверка выполняется как средствами АСЭД, так и пользователем. При автоматической проверке инициатор получает отчет с результатами проверки:

Рис.2. Пример отчета «Результаты проверки комплектности и полноты дела»

В этом случае необходимо вручную устранить все замечания и запустить проверку заново, после чего пользователю придет новое уведомление с результатом проверки. Для быстрого перехода к РКК и поручениям по РКК, указанным в отчете, можно воспользоваться кнопками на панели инструментов в АСЭД


Рис.3. Кнопки ручной проверки РКК

По нажатию кнопки Проверка документов выводится список РКК без документов, с зашифрованными документами, со скрытыми версиями.

По нажатию кнопки Неисполненные поручения выводится список РКК с неисполненными поручениями.

По нажатию кнопки Активная периодичность выводится список РКК, по которым еще должны автоматически создаваться поручения.

 

Формирование дополнительных документов к РКК

Для сохранения контекста создания и исполнения документов после того, как они будут переданы в АИС «Ведомственный архив», были разработаны механизмы, позволяющие провести преобразование связанных с документами (РКК документов) листов согласования и ознакомления, а также поручений по документам:

· существующие по основным документам листы согласования и ознакомления преобразовываются в формат PDF и добавляются к связанным с РКК документам;

· по РКК, с которыми связаны поручения, формируется отчет «РКК и резолюции, поручения», который также создается в формате PDF и добавляется к связанным с РКК.

 

Формирование внутренней описи дела

По нажатию на кнопку Внутренняя опись электронного дела автоматически создается электронный документ «Внутренняя опись документов в электронном виде», а также РКК для данного документа. Внутренняя опись включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного документа, подписанного при помощи ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или работник структурного подразделения организации, создавший внутреннюю опись.

При подписании дела в АСЭД также автоматически происходит формирование внутренней описи дела в виде специального XML-пакета, который будет передаваться в АИС «Ведомственный архив».


Рис. 4. Внутренняя опись электронного дела

 

Формирование описей дел структурных подразделений

Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации. Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела:

  • постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения;
  • по личному составу;
  • дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).

Для формирования описи дел подразделения необходимо перейти в соответствующий справочник Описи ЭД структурных подразделений и добавить запись, советующую формируемой описи. После сохранения записи в поле «Дело» необходимо выбрать дела для передачи в АИС «Ведомственный архив». Для выбора доступны только подписанные дела, относящиеся к соответствующему подразделению и периоду, за который передаем дела в АИС «Ведомственный архив».

После подписания описи дел ответственный работник структурного подразделения в карточке описи дел проставляет отметку о готовности описи и включенных в нее дел к передаче в архив. В автоматическом режиме запускается процесс передачи описей структурных подразделений в АИС «Ведомственный архив».

 

Передача описей дел структурных подразделений в АИС «Ведомственный архив»

Процесс передачи описей дел и электронных документов на хранение из АСЭД в АИС «Ведомственный архив» на данном этапе полностью автоматизирован. В архив передается XML-пакет описи дел структурного подразделения. После обработки переданной описи на стороне АИС «Ведомственный архив» в АСЭД ответственный исполнитель получает уведомление о результатах приемки описи.

Если опись отклонена в АИС «Ведомственный архив», то на стороне АСЭД происходит разблокировка отправленной описи дел структурного подразделения и ответственный работник может продолжить работу, внести требуемые изменения в состав дел, сформировать и подписать опись, отправить её повторно.

 

Обработка данных в АСЭД после передачи в АИС «Ведомственный архив»

В случае, если прием описи прошел в АИС «Ведомственный архив» успешно, в АСЭД запускаются процессы обработки оставшихся данных (записей справочников «Номенклатура дел», «Регистрационно-контрольные карточки», «Поручения»; документов, задач по документам). В зависимости от выбранных ранее настроек тут возможны следующие варианты:

  • карточки переданных дел, а также связанные с ними РКК, поручения и документы блокируются от изменений;
  • карточки переданных дел блокируются, а связанные с ними РКК, поручения, документы и связанные задачи удаляются;
  • блокируются карточки переданных дел, связанные с ними РКК, документы переносятся в архивный справочник АСЭД, а данные из справочников «Регистрационно-контрольные карточки» и «Поручения по РКК» удаляются.

 

 

Результаты

Разработан механизм бесшовной передачи электронных документов в АИС «Ведомственный архив», соответствующий требованиям законодательства Республики Беларусь по архивному делу и делопроизводству.

Пользователи АСЭД получили удобный механизм для подготовки и передачи электронных документов на длительное хранение.

DIRECTUM Bel стала первой системой электронного документооборота, которая была интегрирована с АИС «Ведомственный архив».

 

Утверждено

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий