Коннектор к АИС «Ведомственный архив»

Проверка комплектности и полноты дела

На данном этапе согласно утвержденной номенклатуры дел определяется перечень дел с документами, которые подлежат передаче на хранение в АИС «Ведомственный архив» в зависимости от сроков их хранения. В случае, если дело содержит документы разного срока хранения, то такое дело расформировывается. Ответственный работник (делопроизводитель подразделения) выполняет подготовку электронных дел к передаче в АИС «Ведомственный архив» и проверяет: состав документов, завершено ли исполнение документов, а также корректность заполнения РКК. Проверка выполняется как средствами АСЭД, так и пользователем. При автоматической проверке инициатор получает отчет с результатами проверки:

Рис.2. Пример отчета «Результаты проверки комплектности и полноты дела»

В этом случае необходимо вручную устранить все замечания и запустить проверку заново, после чего пользователю придет новое уведомление с результатом проверки. Для быстрого перехода к РКК и поручениям по РКК, указанным в отчете, можно воспользоваться кнопками на панели инструментов в АСЭД

Рис.3. Кнопки ручной проверки РКК

По нажатию кнопки Проверка документов выводится список РКК без документов, с зашифрованными документами, со скрытыми версиями.

По нажатию кнопки Неисполненные поручения выводится список РКК с неисполненными поручениями.

По нажатию кнопки Активная периодичность выводится список РКК, по которым еще должны автоматически создаваться поручения.

Формирование дополнительных документов к РКК

Для сохранения контекста создания и исполнения документов после того, как они будут переданы в АИС «Ведомственный архив», были разработаны механизмы, позволяющие провести преобразование связанных с документами (РКК документов) листов согласования и ознакомления, а также поручений по документам:

· существующие по основным документам листы согласования и ознакомления преобразовываются в формат PDF и добавляются к связанным с РКК документам;

· по РКК, с которыми связаны поручения, формируется отчет «РКК и резолюции, поручения», который также создается в формате PDF и добавляется к связанным с РКК.

Формирование внутренней описи дела

По нажатию на кнопку Внутренняя опись электронного дела автоматически создается электронный документ «Внутренняя опись документов в электронном виде», а также РКК для данного документа. Внутренняя опись включается в состав электронного дела в качестве самостоятельного документа, подписанного при помощи ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или работник структурного подразделения организации, создавший внутреннюю опись.

При подписании дела в АСЭД также автоматически происходит формирование внутренней описи дела в виде специального XML-пакета, который будет передаваться в АИС «Ведомственный архив».

Рис. 4. Внутренняя опись электронного дела

Формирование описей дел структурных подразделений

Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, их учета и систематизации. Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела:

• постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения;
• по личному составу;
• дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.).

Для формирования описи дел подразделения необходимо перейти в соответствующий справочник Описи ЭД структурных подразделений и добавить запись, советующую формируемой описи. После сохранения записи в поле «Дело» необходимо выбрать дела для передачи в АИС «Ведомственный архив». Для выбора доступны только подписанные дела, относящиеся к соответствующему подразделению и периоду, за который передаем дела в АИС «Ведомственный архив».

После подписания описи дел ответственный работник структурного подразделения в карточке описи дел проставляет отметку о готовности описи и включенных в нее дел к передаче в архив. В автоматическом режиме запускается процесс передачи описей структурных подразделений в АИС «Ведомственный архив».

Передача описей дел структурных подразделений в АИС «Ведомственный архив»

Процесс передачи описей дел и электронных документов на хранение из АСЭД в АИС «Ведомственный архив» на данном этапе полностью автоматизирован. В архив передается XML-пакет описи дел структурного подразделения. После обработки переданной описи на стороне АИС «Ведомственный архив» в АСЭД ответственный исполнитель получает уведомление о результатах приемки описи.

Если опись отклонена в АИС «Ведомственный архив», то на стороне АСЭД происходит разблокировка отправленной описи дел структурного подразделения и ответственный работник может продолжить работу, внести требуемые изменения в состав дел, сформировать и подписать опись, отправить её повторно.

Обработка данных в АСЭД после передачи в АИС «Ведомственный архив»

В случае, если прием описи прошел в АИС «Ведомственный архив» успешно, в АСЭД запускаются процессы обработки оставшихся данных (записей справочников «Номенклатура дел», «Регистрационно-контрольные карточки», «Поручения»; документов, задач по документам). В зависимости от выбранных ранее настроек тут возможны следующие варианты:

• карточки переданных дел, а также связанные с ними РКК, поручения и документы блокируются от изменений;
• карточки переданных дел блокируются, а связанные с ними РКК, поручения, документы и связанные задачи удаляются;
• блокируются карточки переданных дел, связанные с ними РКК, документы переносятся в архивный справочник АСЭД, а данные из справочников «Регистрационно-контрольные карточки» и «Поручения по РКК» удаляются.