Оптимизация межведомственного электронного документооборота в государственных органах Удмуртской Республики

Предпосылки

К 2020 году в России к системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО) были подсоединены только головные площадки федеральных и региональных органов исполнительной власти, а также госкорпораций. Организатором МЭДО и отвественным за методическую поддержку МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России).

Сейчас Минкомсвязи поставил задачу построения древовидной иерархической системы, объединяющей все госструктуры. В рамках этого предоставлен доступ не только через одну точку, а всем Органам исполнительной власти субъектов РФ (ОИВ).  Подробнее

В Удмуртской республике 22 ОИВ. Непосредственное подключение к МЭДО необходимо для ускорения взаимодействия органов власти между собой и на федеральном уровне, исключения лишних передаточных звеньев, позволяет лучше понимать адресата и источник письма.

На базе Directum существует модуль взаимодействия с федеральной системой МЭДО. Он создан для обмена документами и уведомлениями между зарегистрированными в ФСО участниками МЭДО (и их подразделениями) и Правительством Удмуртской Республики (включая исполнительные органы государственной власти УР. Включен в состав подсистемы «Система электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики» государственной информационной системы Удмуртской Республики «Единая система, обеспечивающая межведомственное электронное взаимодействие в Удмуртской Республике» (далее – СЭД ГО УР).

Задачи проекта

• Сокращение времени подписания и доставки документов.
• Своевременный контроль доставки документов.
• Создание электронного реестра входящих и исходящих документов.

Подход к решению

В процессе оптимизации были проведены работы по установке и настройке адаптера МЭДО, позволяющего интегрировать СЭД ГО УР с МЭДО. Проводилась модификация компонент прикладной разработки и типового маршрута по регистрации документов с учетом подключения подразделений для перенаправления корреспонденции.

Результаты

Итогом стала модифицированная система МЭДО на базе системы Directum.

Были определены и согласованы с ФСО РФ дополнительные идентификаторы для исполнительных органов государственной власти Удмуртской Республики как идентификаторы подразделений Правительства Удмуртской Республики (идентификатор подразделения в атрибуте «id» элементов addressee\organization и addressee\department xml-файла).

В результате были подключены 22 подразделения корреспондента МЭДО – Правительства Удмуртской Республики.

Если сравнивать показатели за III и IV кварталы 2020 года, то количество входящих документов, пришедших по МЭДО и зарегистрированных в Правительстве Удмуртской Республики увеличилось с 2616 до 3387, количество отправленной корреспонденции по каналам МЭДО увеличилось значительно, с 597 до 2151 письма.

Показатели проекта

Количество ведомств, охваченных автоматизацией по проекту: 22 исполнительных органа государственной власти Удмуртской Республики и Правительство Удмуртской Республики

Количество корреспондентов МЭДО: 207 ведомств Российской Федерации и 54 подразделений ведомств.

Со стороны заказчика были задействованы 2 специалиста, со стороны разработчика 3 специалиста.

Проект был запущен в опытно-промышленную эксплуатацию 01.10.2020.

Срок выполнения: 2 месяца.