Масштабный цифровой процесс по договорам и счетам на оплату в METRO

Заказчик: METRO

Исполнитель: Directum

О компании

 

METRO – крупнейшая управляющая компания международного бизнес-формата Сash&Сarry в составе METRO AG. В нее входит более 750 торговых центров в 25 странах мира, а количество сотрудников составляет около 150 000 человек. Головной офис российского представительства находится в Москве.

Динамичное развитие позволило METRO стать лидером международного рынка в секторе мелкооптовой торговли. Компания активно развивает сектор, создает стабильные рабочие места и вносит вклад в образование и обучение сотрудников. В 2020 году Оптовая компания METRO уже в шестой раз включена в рейтинг Индекса устойчивости и в мировой, и в европейский индексы Доу Джонса (Dow Jones Sustainability Indexes / DJSI) в сегменте «Торговля основными продуктами питания».

Цели и задачи проекта

Используемая в компании система электронного документооборота не соответствовала требованиям, предъявляемым к современным СЭД, а также конкретным требованиям METRO:

• Система была перегружена сложным кодом, что сильно усложняло процесс обновления до актуальных версий.
• Систему было трудоемко  дорабатывать, настраивать и запускать в ней новые процессы для пользователей.
• На рынке было мало специалистов, работающих с этой платформой.

Таким образом, новая СЭД должна быть современной, иметь гибкие возможности для самостоятельной настройки, а также широко представлена на рынке. На стадии выбора системы команда специалистов из METRO создавала в каждой из систем-претендентов прототип процесса по согласованию счета на оплату. По результатам тестирования выбиралась та, в которой разработка и настройка будут максимально прозрачными и интуитивно понятными.

Именно в Directum RX специалисты сделали это самостоятельно с минимальной поддержкой вендора. Кроме того, систему выгодно отличает богатая функциональность коробочной поставки, опыт крупных проектов внедрения и наличие интеллектуальных механизмов – с перспективой их применения в будущем.

Бизнес-задача

Объем документов, ежедневно проходящих согласование в системе, большой; обработка документов службами бухгалтерии, казначейства, контрактного менеджмента требует постоянного бесперебойного доступа к системе, а также удобного интерфейса для работы.

Формат работы с документами на этапе бухгалтерии требовал наличия большого количества критериев для анализа списка поступивших счетов и выставления приоритета для обработки.

А также требовался инструмент, позволяющий распределять задачи для обработки между сотрудниками. Распределение делает супервайзер, он же отслеживает загруженность сотрудников и может перераспределять уже распределенные задачи, если это необходимо.

Работа отдела казначейство связана с оплатой счетов, которую они делают массово. Поэтому крайне важно было сохранить возможность выгружать реестры для оплаты, а также массово проставлять статусы по оплаченным счетам.

Регламенты по согласованию контрактов и счетов немного устарели, поэтому одной из основных задач при переходе на новую систему было обновить регламенты согласования, обновить лимиты, а также оптимизировать некоторые устаревшие правила.

Таким образом, основными целями проекта было: заменить морально устаревшую систему, перенести в новую систему процессы обновив регламенты и наладить цифровой процесс по договорам и счетам на оплату.

Основными бизнес-заказчиками инициативы были финансовый директор, юридический отдел, бухгалтерия и казначейство.

Используемые решения и подходы

Проект внедрения был направлен на перенос в новую систему двух основных процессов:

• согласование договорных документов (расходные контракты, товары не для перепродажи);
• работу с первичными документами (счета на оплату/ акты/ УПД/ счета-фактуры), в которую входит согласование, обработка бухгалтерией и оплата казначейством.

Помимо этого, нужно было интегрировать Directum RX с другими системами:

• SAP HR для синхронизации организационной структуры;
• SAP FI для для синхронизации данных о контрагентах, центрах затрат и курсах валют
• Active Directory для синхронизации учетных записей пользователей;
• Диадок для электронного обмена документами.

Бизнес-процесс после внедрения

Минимум ошибок и соблюдение регламентов

Старая система ввиду отсутствия гибкости не позволяла учитывать особенности бизнес-процессов. В Directum RX для этого были доработаны карточки договоров и входящих счетов на оплату в части реквизитов и логики заполнения:

Рис.1. Карточка входящего счета на оплату

Чтобы исключить неверные действия пользователей, настроена блокировка некоторых кнопок в зависимости от состояния документа. Права на документ также выдаются исходя из его состояния и роли сотрудника. Изменять документ в каждом его состоянии может только одна роль – инициатор, согласующие, юристы, бухгалтеры или казначеи. Для входящих счетов разработано 10 состояний на каждый жизненный этап. При этом каждый день создается более 400 счетов, бухгалтерия обрабатывает около 600 ежедневно, казначейство их оплачивает. Поэтому каждую минуту могут меняться права на сотни счетов одновременно.

Вид документа теперь определяет, какие приложения можно к нему создать. Например, к договору можно создать только дополнительное соглашение и приложение.

Рис.2. Карточка договора

Для счетов без договора настроены ограничения по валюте, сумме отдельного счета и общей сумме счетов для контрагента за год.

Цифровизация процессов сняла с сотрудников бремя рутинных операции и минимизировала ошибочные действия. Все вычисления и проверки теперь выполняет Directum RX.  Например, контролирует превышение в счете лимита по договору. Также в системе настроен поиск дублей счетов на оплату и автоматический расчет итоговой суммы договора по подписанным дополнительным соглашениям.

Для удобства работы пользователей созданы специальные реестры «Мои договоры» и «Мои счета», в которых сотрудники видят только те документы, которые необходимы им для работы. Также разработан список «Счета в обработку». В нем настроена фильтрация по реквизитам и вынесены действия, необходимые для распределения счетов в работу, дальнейшей обработки и оплаты. Данный функционал используют отделы: бухгалтерия и казначейство.

Права на объекты системы выдаются таким образом, чтобы сотрудников ничего не отвлекало от их прямых обязанностей. Для этого от рядовых пользователей скрыты не нужные им модули и организационная структура.

Важно было учесть требования для работы англоязычных пользователей. Основные значения реквизитов карточек локализованы, язык определяется при входе в систему. Так пользователь видит реквизиты на нужном ему языке – русском или английском. Сами реквизиты в карточке документа определяются динамически в зависимости от уже введенных.

Удобное согласование

Чтобы пользователи не путались в тонкостях согласования входящих счетов и договоров, в системе реализован механизм автоматического вычисления согласующих исходя из множества критериев. Каждый документ должны согласовать обязательные согласующие, которые определяются в зависимости от суммы документа и местоположения – головной офис или магазин. Также учитываются дополнительные условия. Например, на небольшие суммы достаточно одного согласующего, на более крупные можно выбрать одного или двух, а на крупные суммы обязательно наличие обоих согласующих. В результате было разработано 10 различных схем согласования с учетом всех вычислений.

Единые цифровые процессы с контрагентами

В части электронного обмена через Диадок реализованы:

• синхронизация из сервиса обмена только по тем контрагентам, которые уже присутствуют в Directum RX, из Diadoc не поступают новые контрагенты;
• заполнение титула покупателя на основе локализованных реквизитов сотрудника;
• оптимизация для ускорения процесса импорта документов из сервиса.

Подходы в организации к проведению проекта

Внедрение проводилось с ноября 2019 по декабрь 2020, внедрение затронуло головной офис, 93 торговых центра по России и ОЦО в Самаре. Также были выполнены работы по миграции исторических данных и интеграции системы Directum RX c SAP HR, SAP FI, Active Directory и сервисом обмена документами Диадок. Проведено обучение более 200 пользователей. Общее количество работающих в системе пользователей составляет более 1000.

В проекте также применялись принципы итерационного внедрения, что наряду с регулярным взаимодействием позволило сделать процесс внедрения непрерывным и гибким. Команда проекта от компании и вендора практически ежедневно активно обсуждала текущие вопросы, документы по проекту, консультации, ошибки и т.д. в онлайн-режиме. Опытно-промышленная эксплуатация проходила 5 месяцев. При этом удаленная ОПЭ, и в целом ситуация, связанная с пандемией, не повлияли на результаты проекта. Благодаря методологии Agile команда внедрения держала руку на пульсе и проект удалось завершить в запланированные сроки.

Результаты

Проект повлиял на работу большого количества сотрудников компании. Так как договорная деятельность затрагивает практически все подразделения, от специализированных – юридический отдел, бухгалтерия и казначейство – до многих других.

Система Directum RX встроена в ландшафт информационных систем Metro C&C.

Замена системы повлияла на  процессы согласования, частично сняла с сотрудников бремя рутинных операции и сократила ошибочные действия. Этого удалось добиться за счет оптимизации процессов, удобного интерфейса, автоматизации проверок, исключения двойного ввода и интеграции систем.

Это положительно влияет на операционную деятельность компании. С учетом объемов документов это влияние существенно.

Результаты проекта в цифрах:

• в рамках миграции данных удалось перенести более 40 тыс. договорных документов и 10 тыс. контрагентов;
• ежедневно с Directum RX синхронизируются более 10 тыс. объектов из сторонних систем;
• разработано 15 справочников и 8 фоновых процессов;
• создано 10 ролей и 10 условий для правил согласования;
• сформировано 100 категорий договоров;
• настроено 85 регламентов для согласования договоров и  входящих счетов.
• Срок выполнения – 8 месяцев с момента старта разработок до запуска + 4 месяца на поддержку/доработки в период эксплуатации
• более 1000 пользователей охвачены автоматизацией по проекту
• более 200 пользователей обучено

Перевод процессов компании в Directum позволяет:

• формировать в системе полную и актуальную базу данных по договорам и счетам на оплату;
• снижать риски совершения пользователями ошибок;
• соблюдать регламенты компании и согласовывать документы только с необходимыми сотрудниками;
• держаться в рамках настроенных лимитов   согласования
• обновляться до новых версий и пользоваться новыми возможностями системы;
• повышать долю электронных документов среди первичных документов;
• совершенствовать процессы и увеличивать скорость обработки документов на каждом из этапов за счет новых настроек и доработок

Планы на развитие

Рабочая группа проекта понимает, что внедрение и улучшение информационных систем - непрерывный процесс, поэтому с завершением этого проекта работа не закончилась. Полным ходом идет проектирование новых процессов.

Один из следующих процессов на цифровизацию – работа с франчайзинговыми договорами, а также перевод в DirectumRX процесса согласования контрактов с поставщиками товаров.

Восприятие проекта внутри компании

Так как мы заменили существующую систему документооборота, а не запустили её с нуля  отказавшись от бумаги, пользователям потребовалось время, чтобы адаптироваться. Сейчас прошло чуть более 6 месяцев с момента внедрения и есть понимание, что негатива к системе нет. Наоборот, коллеги сейчас смотрят на систему, как на развивающееся приложение, которое может помочь в ежедневной работе. После внедрения к нам поступает много обращений с описанием процессов, которые можно было бы настроить в системе.

Состав команды проекта:

• От METRO: проектный менеджер (Мозгалева Наталья) и два бизнес-аналитика (Алиакберова Лилия и Байрашев Альберт). Также мы периодически привлекали к проекту экспертов в различных областях (юристы, бухгалтерия, казначейство и др.).
• От Directum: проектный менеджер (Ильин Андрей), бизнес-аналитик (Жвакина Евгения) , разработчик (Ардашев Андрей)

Отзывы команды проекта

- Как вы оцениваете результаты текущего проекта автоматизации, соответствуют ли они ожиданиям и поставленным задачам?

На начальной стадии проекта мы закладывали меньший срок на реализацию. Уже в процессе начали появляться требования и особенности, которые увеличили срок проекта, для нас это не было неожиданностью, так как на старте мы не знали особенностей системы и не все решения были верными, что-то приходилось позже корректировать/ дорабатывать. Мы не вышли за рамки крайнего срока по внедрению, поэтому я считаю, что мы совместно с командой внедрения справились. Проект был реализован, старую системы мы смогли отключить в запланированный срок.

- Автоматизация каких процессов является для вас самой значимой, что вы особенно выделяете и почему?

Для нас важно, чтобы документооборот проходил с минимальными трудозатратами, был прозрачным, чтобы схожие процессы находились в одной системе. Поэтому наша задача в рамках развития системы – перенести процессы документооборота в Directum и грамотно управлять ими.

Также важным фокусом для нас являются электронные документы, которые поступают через сервис обмена. В наших интересах сократить кол-во бумаги в документообороте.

- Какой видимый эффект от внедрения заметен уже сейчас (повышение производительности, эффективности использования ресурсов, сокращение затрат, ускорение бизнес-процессов)?

Видимый эффект от внедрения, который мы заметили сразу – это стабильность системы и сокращение расходов на её содержание.

Второй очень важный эффект – это возможность непрерывного развития. После запуска системы мы продолжаем разработки, делаем более удобными уже настроенные процессы, добавляем новый функционал. Также у нас сейчас ведутся разработки для переноса нескольких новых процессов в систему. Через пару месяцев после внедрения системы мы смогли без проблем обновиться на актуальную версию и сейчас уже планируем второе обновление.

Если говорить об ускорении бизнес-процессов, то обновление системы, лимитов и регламентов позволило правильно перераспределить нагрузку на согласующих, увеличилась скорость обработки документов в бухгалтерии и казначействе.

- Какие особенности и принципы организации проекта внедрения помогли достигнуть результатов в обозначенные сроки?

Мы с самого начала старались работать по Agile, чтобы быть гибкими и оперативно реагировать на возникающие проблемы. Думаю, также было важно, что мы готовы были запускаться с недоработанным решением и оттачивать его уже с пользователями, для этого нам, конечно, потребовалась поддержка команды внедрения, а также их оперативная реакция на наши запросы. В результате, мы смогли запуститься вовремя и доделать систему так, как действительно этого требовали процессы.

Команда METRO за время проекта смогла разобраться в системе на нужном уровне. Мы участвовали в создании и перенастройке регламентов, загрузке и настройке шаблонов, написании инструкций, создании записей в справочниках и т.д.. Это позволило подготовиться к обучению пользователей, к запуску системы и к полноценной поддержке пользователей уже на старте.

Также немалую роль, на наш взгляд, играли регулярные встречи, которые позволяли держать руку на пульсе и не терять из виду важные задачи. Регулярность встреч менялась с течением проекта, мы адаптировались под задачи, над которыми работали в тот или иной момент. Поддержание диалога на протяжении всего проекта – важно, чтобы быть на одной волне, быстрее реагировать на возникающие проблемы, обсуждать варианты решений, делиться друг с другом идеями и опытом. С командой внедрения за весь проект мы виделись лично только два раза, что не помешало поддерживать необходимый уровень общения.