Цифровизация работы с финансовыми документами в ООО «Джонсон & Джонсон»

119

дней в году экономия за счет исключения дублирования процессов

на 55%

сократилось время подготовки внутренних отчетов

100 000

документов в год выгружается для аудиторских и налоговых запросов

5

систем интегрировано в сквозном процессе

350

пользователей охвачено автоматизацией

Следующий проект

О компании

ООО «Джонсон & Джонсон» - российское подразделение группы компаний Johnson & Johnson, одной из крупнейших в мире многопрофильных корпораций в сфере здравоохранения. Компания является производителем медицинских изделий и оборудования, лекарственных препаратов и потребительских товаров для здоровья.

В компании Johnson & Johnson мы верим, что хорошее здоровье – залог счастливой жизни, основа для процветания общества и развития прогресса. Именно поэтому уже более 130 лет наша цель – поддержание благополучия людей всех возрастов на протяжении всей жизни. Являясь одной из крупнейших компаний в индустрии здравоохранения, мы используем свои возможности, масштаб и ресурсы во благо человечества. Мы стремимся сделать здравоохранение более доступным, созидать общество, в котором для каждого и повсеместно созданы условия для ментального и физического здоровья и красоты. Мы используем наш энтузиазм, знания и инновационное мышление, чтобы в корне изменить траекторию развития здоровья человечества.

Цели и задачи проекта

Основная цель проекта - повышение эффективности работы с бумажными и электронными финансовыми документами:

  • обработка и внесение поступающих бумажных и электронных финансовых документов организации, полученных от поставщиков, в систему учета;
  • сокращение ручных процедур в процессе обработки комплектов;
  • создание единой цифровой инфраструктуры за счет интеграции внутренних систем (OCR Captiva, SAP Galaxy, SAP Lynx, RUBI);
  • построение архива для хранения финансовых документов, в соответствии с требованиями российского законодательств;
  • постепенный переход к электронному обмену ПУД с поставщиками.

Предпосылки

Большую часть операций по работе с финансовыми документами сотрудникам приходилось выполнять вручную, при этом привлекались аутсорсинговые компании для регистрации пакета документов. Выделенное подразделение занималось сканированием документов и занесением их в систему EArchive для обработки и для дальнейшей отправки в SAP на создание проводки и оплату. Система не поддерживала форматы электронных финансовых документов.

Для повышения эффективности процесса было приняло решение не просто заменить EArchive, а унифицировать процесс обработки бумажных документов и процесс обработки документов, полученных из сервиса обмена Диадок.

Решения проекта

Процессы, автоматизированные с помощью Directum RX

Реализован полный цифровой цикл работы с финансовыми документами, который охватил:

  • обработку входящих финансовых документов;
  • электронный обмен документами с контрагентами;
  • организацию архива финансовых документов.

Использованные решения

Для удобства сотрудников все действия, необходимые для управления финансовыми документами в ООО «Джонсон и Джонсон», вынесены на обложку модуля «Финансовый архив».

Что наиболее востребовано:

  • быстрый доступ к списку всех заказов на закупку (Purchase order);
  • организация архива с помощью электронных реестров папок и коробок, где фактически хранятся бумажные экземпляры;
  • печать штрих-кодов для досье, документов, папок и коробок;
  • доступ к реестру досье.

Разработан новый тип документа «Досье» – это комплект финансовых документов с метаданными, который обрабатывается единовременно. Карточка досье содержит сведения о номере PO, реквизитах банка, контрагенте, дате получения комплекта, ссылку договор, номер оплаты, проводки и другую информацию.


Карточка досье

Для определения типов бумажных документов, нумерации комплектов, распределения досье по местам физического хранения печатаются штрихкоды-наклейки, которые наклеиваются на документы перед сканированием.

Сложность проекта

Данные справочников система получает в результате 5 настроенных интеграций:

  • интеграция с SAP Galaxy: PO, организации, банковские реквизиты.
  • интеграция с Captiva: скан-образы бумажных документов с извлеченными метаданными, кроме того Captiva верифицирует и распознает реквизиты документов.
  • интеграция с Diadoc: получение финансовых электронных документов и отправка ответов по ним.
  • интеграция с RUBI (система-посредник между SAP и Directum RX): получение PO, организаций, банковских реквизитов, учетных записей сотрудников.
  • интеграция с SAP Lynx (глобальный SAP): экспорт батч-файлов для проводки в глобальном SAP в Праге, а также получения платежей и результатов проводки).


 

Электронное взаимодействие с контрагентами вписано во внутренний процесс обработки. Сотрудники используют интерфейс Directum RX для обработки документов, пришедших через Диадок. Пока через сервис приходит 5% всего потока финансовых документов, но в будущем планируется перевод контрагентов на электронный обмен и увеличение количества получаемых электронных документов.

В компании нет оргструктуры в классическом понимании, потому что сотрудники активно мигрируют между подразделениями. Поэтому все регламенты настроены исключительно с помощью специальных ролей.

Результаты

350 пользователей работают в системе Directum RX.

Для сквозного цифрового процесса реализована интеграция 5 информационных систем.

Обработка входящих финансовых документов:

  • значительно ускорилось занесение скан-образов бумажных финансовых документов;
  • поддерживается удобная работа со штрих-кодами;
  • согласование финансовых документов ведется по заранее настроенным регламентам и стало прозрачнее.

Электронный обмен документами с контрагентами:

  • организован обмен через сервисы ЭДО напрямую из системы Directum RX;
  • в систему автоматически загружаются документы (формализованные и неформализованные) из сервисов ЭДО (через коннектор к Диадок. Документы от других операторов передаются через роуминг).
  • документы согласуются и подписываются с помощью электронных подписей;
  • ответы о получении и подписании документов отправляются в сервисы автоматически;
  • в едином архиве ведется хранение полученных документов с ЭП и служебными квитанциями;
  • обрабатываются корректировки и изменения формализованных документов легко отследить;
  • контроль завершенности документооборота по документу;
  • поддерживается обмен электронными документами с контрагентами, которые зарегистрированы в нескольких сервисах обмена;

Организация архива финансовых документов:

  • организация единого архива финансовых документов, поступивших через сервисы ЭДО и скан-копий бумажных документов;
  • просмотр формализованных документов за счет автоматического формирования печатной формы в PDF;
  • появился удобный инструмент для поиска и выгрузки электронных документов для налоговых проверок и аудитов.

Эффект от внедрения инновации

  • Сокращение ручного труда путем исключения дублирования процессов (двойное пересканирование документов - 119 дней в году)
  • Оптимизация процесса выгрузки документов для аудиторских и налоговых запросов (более 100 тыс. документов в год)
  • Сокращение времени на подготовку внутренних отчетов за счет наличия фильтрации и возможности кастомизации настройки запроса – экономия времени на процесс - 55% общего времени.

Основные изменения в работе

ООО «Джонсон & Джонсон» удалось выстроить сквозной процесс с двумя потоками финансовых документов – бумажным и электронным. Достигнут новый уровень электронного взаимодействия внутри компании и с контрагентами. Компания реально готова к переходу на полностью электронный обмен документами.

В чем лично для вас основной результат бизнес-инициативы?

  • Возможность полноценного использования электронного документооборота согласно требованиям российского законодательства
  • Современный интерфейс и удобное облачное решение
  • Удобная и понятная коммуникация между пользователями процесса
  • Настроенный регламент, минимизирующий риск вовлечения в процесс дополнительных ресурсов
  • Наличие единого центра администрирования: роли Администратора системы

 

Планы по дальнейшему развитию проекта

Планируется перевод контрагентов на электронный обмен и увеличение количества получаемых электронных документов - система полностью готова к этому.

Руководство ООО «Джонсон & Джонсон» планирует развивать функциональность Directum RX и автоматизировать договорной процесс и процесс Rebates. В будущем рассматривается возможность внедрения механизмов Directum Ario для замены OCR Captiva.

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий