Цифровизация работы с финансовыми документами в ООО «Джонсон & Джонсон»

О компании

ООО «Джонсон & Джонсон» - российское подразделение группы компаний Johnson & Johnson, одной из крупнейших в мире многопрофильных корпораций в сфере здравоохранения. Компания является производителем медицинских изделий и оборудования, лекарственных препаратов и потребительских товаров для здоровья.

В компании Johnson & Johnson мы верим, что хорошее здоровье – залог счастливой жизни, основа для процветания общества и развития прогресса. Именно поэтому уже более 130 лет наша цель – поддержание благополучия людей всех возрастов на протяжении всей жизни. Являясь одной из крупнейших компаний в индустрии здравоохранения, мы используем свои возможности, масштаб и ресурсы во благо человечества. Мы стремимся сделать здравоохранение более доступным, созидать общество, в котором для каждого и повсеместно созданы условия для ментального и физического здоровья и красоты. Мы используем наш энтузиазм, знания и инновационное мышление, чтобы в корне изменить траекторию развития здоровья человечества.

Цели и задачи проекта

Основная цель проекта - повышение эффективности работы с бумажными и электронными финансовыми документами:

• обработка и внесение поступающих бумажных и электронных финансовых документов организации, полученных от поставщиков, в систему учета;
• сокращение ручных процедур в процессе обработки комплектов;
• создание единой цифровой инфраструктуры за счет интеграции внутренних систем (OCR Captiva, SAP Galaxy, SAP Lynx, RUBI);
• построение архива для хранения финансовых документов, в соответствии с требованиями российского законодательств;
• постепенный переход к электронному обмену ПУД с поставщиками.

Предпосылки

Большую часть операций по работе с финансовыми документами сотрудникам приходилось выполнять вручную, при этом привлекались аутсорсинговые компании для регистрации пакета документов. Выделенное подразделение занималось сканированием документов и занесением их в систему EArchive для обработки и для дальнейшей отправки в SAP на создание проводки и оплату. Система не поддерживала форматы электронных финансовых документов.

Для повышения эффективности процесса было приняло решение не просто заменить EArchive, а унифицировать процесс обработки бумажных документов и процесс обработки документов, полученных из сервиса обмена Диадок.

Решения проекта

Процессы, автоматизированные с помощью Directum RX

Реализован полный цифровой цикл работы с финансовыми документами, который охватил:

• обработку входящих финансовых документов;
• электронный обмен документами с контрагентами;
• организацию архива финансовых документов.

Использованные решения

Для удобства сотрудников все действия, необходимые для управления финансовыми документами в ООО «Джонсон и Джонсон», вынесены на обложку модуля «Финансовый архив».

Что наиболее востребовано:

• быстрый доступ к списку всех заказов на закупку (Purchase order);
• организация архива с помощью электронных реестров папок и коробок, где фактически хранятся бумажные экземпляры;
• печать штрих-кодов для досье, документов, папок и коробок;
• доступ к реестру досье.

Разработан новый тип документа «Досье» – это комплект финансовых документов с метаданными, который обрабатывается единовременно. Карточка досье содержит сведения о номере PO, реквизитах банка, контрагенте, дате получения комплекта, ссылку договор, номер оплаты, проводки и другую информацию.

Карточка досье

Для определения типов бумажных документов, нумерации комплектов, распределения досье по местам физического хранения печатаются штрихкоды-наклейки, которые наклеиваются на документы перед сканированием.

Сложность проекта

Данные справочников система получает в результате 5 настроенных интеграций:

• интеграция с SAP Galaxy: PO, организации, банковские реквизиты.
• интеграция с Captiva: скан-образы бумажных документов с извлеченными метаданными, кроме того Captiva верифицирует и распознает реквизиты документов.
• интеграция с Diadoc: получение финансовых электронных документов и отправка ответов по ним.
• интеграция с RUBI (система-посредник между SAP и Directum RX): получение PO, организаций, банковских реквизитов, учетных записей сотрудников.
• интеграция с SAP Lynx (глобальный SAP): экспорт батч-файлов для проводки в глобальном SAP в Праге, а также получения платежей и результатов проводки).

Электронное взаимодействие с контрагентами вписано во внутренний процесс обработки. Сотрудники используют интерфейс Directum RX для обработки документов, пришедших через Диадок. Пока через сервис приходит 5% всего потока финансовых документов, но в будущем планируется перевод контрагентов на электронный обмен и увеличение количества получаемых электронных документов.

В компании нет оргструктуры в классическом понимании, потому что сотрудники активно мигрируют между подразделениями. Поэтому все регламенты настроены исключительно с помощью специальных ролей.

Результаты

350 пользователей работают в системе Directum RX.

Для сквозного цифрового процесса реализована интеграция 5 информационных систем.

Обработка входящих финансовых документов:

• значительно ускорилось занесение скан-образов бумажных финансовых документов;
• поддерживается удобная работа со штрих-кодами;
• согласование финансовых документов ведется по заранее настроенным регламентам и стало прозрачнее.

Электронный обмен документами с контрагентами:

• организован обмен через сервисы ЭДО напрямую из системы Directum RX;
• в систему автоматически загружаются документы (формализованные и неформализованные) из сервисов ЭДО (через коннектор к Диадок. Документы от других операторов передаются через роуминг).
• документы согласуются и подписываются с помощью электронных подписей;
• ответы о получении и подписании документов отправляются в сервисы автоматически;
• в едином архиве ведется хранение полученных документов с ЭП и служебными квитанциями;
• обрабатываются корректировки и изменения формализованных документов легко отследить;
• контроль завершенности документооборота по документу;
• поддерживается обмен электронными документами с контрагентами, которые зарегистрированы в нескольких сервисах обмена;

Организация архива финансовых документов:

• организация единого архива финансовых документов, поступивших через сервисы ЭДО и скан-копий бумажных документов;
• просмотр формализованных документов за счет автоматического формирования печатной формы в PDF;
• появился удобный инструмент для поиска и выгрузки электронных документов для налоговых проверок и аудитов.

Эффект от внедрения инновации

• Сокращение ручного труда путем исключения дублирования процессов (двойное пересканирование документов - 119 дней в году)
• Оптимизация процесса выгрузки документов для аудиторских и налоговых запросов (более 100 тыс. документов в год)
• Сокращение времени на подготовку внутренних отчетов за счет наличия фильтрации и возможности кастомизации настройки запроса – экономия времени на процесс - 55% общего времени.

Основные изменения в работе

ООО «Джонсон & Джонсон» удалось выстроить сквозной процесс с двумя потоками финансовых документов – бумажным и электронным. Достигнут новый уровень электронного взаимодействия внутри компании и с контрагентами. Компания реально готова к переходу на полностью электронный обмен документами.

В чем лично для вас основной результат бизнес-инициативы?

• Возможность полноценного использования электронного документооборота согласно требованиям российского законодательства
• Современный интерфейс и удобное облачное решение
• Удобная и понятная коммуникация между пользователями процесса
• Настроенный регламент, минимизирующий риск вовлечения в процесс дополнительных ресурсов
• Наличие единого центра администрирования: роли Администратора системы

Планы по дальнейшему развитию проекта

Планируется перевод контрагентов на электронный обмен и увеличение количества получаемых электронных документов - система полностью готова к этому.

Руководство ООО «Джонсон & Джонсон» планирует развивать функциональность Directum RX и автоматизировать договорной процесс и процесс Rebates. В будущем рассматривается возможность внедрения механизмов Directum Ario для замены OCR Captiva.