Создание единой системы поиска документов в информационных системах АО «ОДК-Авиадвигатель».

Задача

В АО «ОДК-Авиадвигатель» используется 6 основных информационных систем, при этом каждая из них обладает своим специфическим интерфейсом, в т.ч. поисковым, для поиска информации работнику необходимы навыки работы в каждой из систем. На текущий момент в системах суммарно находится около 8,5 млн. документов, и эта цифра постоянно растёт. Растет настолько быстро, что мы прогнозируем удвоение количества документов менее чем за 2 года.

При отсутствии интеграционных решений для поиска документов пользователю приходится заходить в каждую систему по отдельности, выполнять соответствующий поисковый запрос, проходить в интересующие его документы, внутри документов находить места с интересующим его поисковым запросом. После этого ранжировать между собой найденные документы и объединять результаты в целостную картину. Временные затраты на поиск растут пропорционально количеству систем и документов в них. Также необходимо учитывать, что многие документы хранятся в нераспознанном виде и вообще недоступны для полнотекстового поиска.

Суть и новизна идеи/проекта

Использование единой системы поиска позволит искать в одном общем интерфейсе по всем системам сразу, как по документам с текстовым слоем, так и по нераспознанным, что значительно снижает затраты на проведения поиска и положительно влияет на нахождение нужной информации.

Новизна проекта - в смене парадигмы поиска по ИС предприятия:

• это единая точка входа для поиска информации во всех ИС предприятия, мы одновременно ищем по всем источникам, по всем документам, задачам/заданиям и записям служебных справочников
• поиск как в Google или Yandex – привычный для пользователя любого уровня, больше не требуется специальных знаний об особенностях каждой системы (и реализации поиска в ней) чтобы добраться до нужной информации
• интеллектуальная обработка поискового запроса и удобная фильтрация результатов – позволяет определить категорию/категории, к которой относится запрос, выделить значимые факты типа дат или контрагентов и сразу настроить фильтры, а если результатов все-таки будет много, позволяет в считанные секунды отсечь все лишнее и работать только с нужной информацией
• стал возможен поиск по сканам документов – раньше по ним приходилось искать «вручную», что отнимало много времени и, в ряде случаев могло привести к неудовлетворительным результатам поиска
• подключение новых систем сделано максимально простым. Например, адаптер к PLM-системе Teamcenter, мы разработали силами небольшой рабочей группы специалистов нашего предприятия.

Данный проект является пилотным для дальнейшего масштабирования на все предприятия Объединенной двигателестроительной корпорации.

Ключевые бизнес-заказчики инициативы

• первый заместитель управляющего директора - генерального конструктора,
• главные конструкторы

Цели проекта

• Создание единой поисковой системы в АО «ОДК-Авиадвигатель»
• Реализация пилотного проекта в рамках общего проекта по внедрению корпоративной системы поиска в АО «ОДК»;
• Сделать доступными для быстрого и простого нахождения большинство документов, содержащихся в ИС предприятия;
• Создание системы поиска и интеллектуальной обработки научно-технической информации (в рамках общего проекта в АО «ОДК»).

Основные задачи проекта:

• Доработка Directum Smart Search до уровня самостоятельного продукта, не привязанного к СЭД Directum;
• Обеспечение возможности подключения неограниченного количества ИС к системе поиска;
• Разработка адаптеров к самым высоконагруженным (с точки зрения содержания документов) ИС: Directum и Teamcenter;
• В ближайших планах разработка адаптеров к Корпоративным порталам на базе MS Sharepoint, системе управления нормативной документацией «ТехЭксперт», библиотечной системе «МегаПРО», корпоративной системе управления знаниями и другим;
• Сохранение разграничения прав доступа на документы и прочие объекты поиска как в исходных ИС в целях обеспечения информационной безопасности;
• Обеспечение поиска по документам, представленным только в виде скан-образа;
• Проведение на базе АО «ОДК-Авиадвигатель» пилотного проекта для внедрения системы поиска на всех 20 предприятиях Объединенной двигателестроительной корпорации.

Результаты

Система поиска развернута в АО «ОДК-Авиадвигатель», в качестве источников данных подключены СЭД Directum и PLM-система Teamcenter;

Система поиска доступна для работы 2700 сотрудников АО «ОДК-Авиадвигатель» с возможностью дальнейшего масштабирования для работы всех сотрудников ОДК в количестве 20000 пользователей;

Основными планируемыми результатами проекта являются:

• Минимизация временных затрат сотрудников на поиск документов в ИС предприятия, сокращение затрат на поиск документов минимум на 10% (а целевые показатели по этому параметру, к которому стремимся, от 50 до 70%);
• Время вывода результатов поиска из всех подключенных источников не должно превышать 30 сек;
• Силами специалистов АО «ОДК-Авиадвигатель» разработан коннектор к Teamcenter, как отдельный самостоятельный продукт, готовый к дальнейшему распространению;
• Обеспечение API для подключения новых ИС, в комплекте с необходимой документацией и инструкциями.

Показатели пилотного проекта

• 2 700 пользователей, охваченных автоматизацией по проекту
• 15 автоматизированных ТОП-менеджеров, работающих в системе
• 15 специалистов команда проекта от исполнителя и заказчика
• 9 месяцев на проект