Внедрение государственной информационной системы «Электронный документооборот Правительства Кузбасса»

Задачи проекта

На начало 2019 года Directum уже использовали в нескольких органах исполнительной власти Кемеровской области. С 2009 года каждое из ведомств приобретало Directum для цифровизации своих задач: организации электронного документооборота, делопроизводства и канцелярии, управления совещаниями и показателями эффективности, работы с обращениями граждан и т.д.

Если документооборот в разных госструктурах выстроен по-своему, организовать взаимодействие между ними очень сложно. Трудно добиться высокой эффективности, прозрачности и единообразия в работе разных министерств и ведомств. Решение этой задачи наиболее важно.

Первым этапом построения единой системы всех органов власти стала задача внедрить систему электронного документооборота в Администрации Правительства области. И далее последовательно включить в единую систему региональные министерства, органы исполнительной власти, органы муниципального управления.

Ключевой заказчик - Максим Садиков глава министерства цифрового развития Кузбасса (Минцифры Кузбасса).

Суть проекта

В результате внедрения в Администрации Правительства области с помощью Directum автоматизированы следующие процессы:

• • работа с входящими документами;
  • работа с исходящими документами;
  • работа с нормативными правовыми актами;
  • работа с распорядительными документами;
  • работа с обращениями граждан
    • Кузбасс – Online, портал АПК;
    • ССТУ, почта Администрации Президента;
  • работа с поручениями;
  • организация совещаний и заседаний.

Интеграция «Кузбасс онлайн» и Directum

В 2020-м году перед Минцифрой была поставлена задача организовать техническое обеспечение для прямой линии с главой региона. При этом вопросов от граждан предполагалось, что может поступить много – несколько тысяч. Необходимо было все их зарегистрировать и дать оперативную обратную связь, как того требует законодательство.

Для этого в отдельном модуле цифровой платформы «Кузбасс онлайн» реализовали возможность написать вопросы губернатору и проголосовать за другие интересные темы. Те, что набрали больше всего «лайков», глава региона озвучил в прямом эфире.

Для дальнейшей обработки других вопросов провели интеграцию с Directum, где уже к тому моменту были реализованы процессы работы с обращениями граждан. Все вопросы в системе делились на группы по тематикам и автоматически отправлялись задачей ответственным, которые затем готовили ответы и давали обратную связь гражданам.

Жители региона задавали вопросы через колл-центр, откуда обращения также поступали на платформу «Кузбасс онлайн» и затем уходили ответственным сотрудникам по заданным маршрутам в Directum. Благодаря этому удалось избавиться от рутинных и монотонных операций, провести аналитику по поступившим вопросам.

Всего в рамках прямой линии через систему прошло более 2000 обращений.

В 2020 году проект «Кузбасс Онлайн» стал лауреатом премии «Народное признание» VIII всероссийского конкурса проектов региональной и муниципальной информатизации «ПРОФ-IT» в номинации «Диалог с властью».

Сложности проекта

При внедрении Directum в Администрации были типичные сложности:

• сотрудники отмечают возросшие требования и контроль;
• существует необходимость совершения дополнительных операций, рост формализации работы;
• возникают доработки системы на этапе внедрения – всегда хочется получить готовое универсальное решение;
• невозможность полностью отказаться от бумажных документов – не все руководители готовы читать «с монитора».

Но дополнительные усилия с лихвой компенсировались упрощением контроля, быстротой и удобством получения информации.

Результаты

На данный момент в системе работают более 1800 сотрудников Администрации Правительства, шести региональных министерств, а также Территориального фонда обязательного медицинского страхования Кемеровской области – Кузбасса.

Главный результат внедрения электронного документооборота -- обработка ежегодно растущего числа обращений осуществляется без расширения штата сотрудников.

Статистика количества обращений граждан

• 2019 год - 25 809
• 2020 год - 38 769

Другие результаты:

• рост исполнительской дисциплины;
• кратное сокращение трудозатрат на контроль качества подготовки ответов; факторы влияния:
  • многоуровневая система поручений,
  • системные средств контроля,
  • применение шаблонов сопроводительных и ответных писем.
• всего 0,5% повторных обращений по причине неполучения ответа; факторы влияния:
  • своевременная регистрация
  • быстрое начало взаимодействия по обращению.
• упорядоченный быстрый доступ, за счет структурированного централизованное хранения и единого журнала;
• кратное сокращение времени на предоставление справочной информации по обращениям как заявителям, так и исполнителям-сотрудникам других органов;
• подготовка и отправка ответа в форме электронного документа, если обращение поступило в форме электронного документа;
• разграничение прав доступа и защита информации;
• кратное сокращение трудозатрат на подготовку сравнительной аналитической отчётности в различных разрезах (периоды, муниципалитеты, районы, исполнительные органы, исполнители и т.д.).

Отзывы

Полностью интервью читайте на Tadviser Глава Минцифры Кузбасса Максим Садиков – об уроках пандемии, ИИ в госсекторе и цифровизации документооборота.

Планы по развитию

В планах включение всех ведомств в единую систему и изменение архитектуры интеграции с ОИВ. Возможный вариант архитектуры взаимодействия

В 2020 году была сформирована и утверждена Стратегия цифровой трансформации государственного управления Кузбасса. Это базовый документ, на основе которого в дальнейшем будут планироваться и проектироваться новые цифровые продукты и сервисы во всех направлениях деятельности.

Исходя из текущей ситуации, в регионе построили целевую модель государственного управления Кузбасса с учётом федерального опыта и лучших бизнес-практик в сфере цифровизации государственного управления.

Среди ключевых принципов цифровизации, заложенных стратегией, максимальный переход в формат онлайн-взаимодействия государства с гражданами, внедрение роботизации и искусственного интеллекта. (https://d-russia.ru/cifrovaja-transformacija-kuzbassa-kakie-it-proekty-regionu-udalos-realizovat-v-2020-godu.html)