Внедрение государственной информационной системы «Электронный документооборот Правительства Кузбасса»

> 1800

пользователей, охваченных автоматизацией по проекту

на порядок

сокращение времени на предоставление справочной информации по обращениям

на порядок

сокращение трудозатрат на контроль качества подготовки ответов

на порядок

сокращение трудозатрат на подготовку сравнительной аналитической отчётности

Следующий проект

Задачи проекта

На начало 2019 года Directum уже использовали в нескольких органах исполнительной власти Кемеровской области. С 2009 года каждое из ведомств приобретало Directum для цифровизации своих задач: организации электронного документооборота, делопроизводства и канцелярии, управления совещаниями и показателями эффективности, работы с обращениями граждан и т.д.

Если документооборот в разных госструктурах выстроен по-своему, организовать взаимодействие между ними очень сложно. Трудно добиться высокой эффективности, прозрачности и единообразия в работе разных министерств и ведомств. Решение этой задачи наиболее важно.

Первым этапом построения единой системы всех органов власти стала задача внедрить систему электронного документооборота в Администрации Правительства области. И далее последовательно включить в единую систему региональные министерства, органы исполнительной власти, органы муниципального управления.


Ключевой заказчик - Максим Садиков глава министерства цифрового развития Кузбасса (Минцифры Кузбасса).


 

Суть проекта

В результате внедрения в Администрации Правительства области с помощью Directum автоматизированы следующие процессы:

    • работа с входящими документами;
    • работа с исходящими документами;
    • работа с нормативными правовыми актами;
    • работа с распорядительными документами;
    • работа с обращениями граждан
      • Кузбасс – Online, портал АПК;
      • ССТУ, почта Администрации Президента;
    • работа с поручениями;
    • организация совещаний и заседаний.

 

Интеграция «Кузбасс онлайн» и Directum

В 2020-м году перед Минцифрой была поставлена задача организовать техническое обеспечение для прямой линии с главой региона. При этом вопросов от граждан предполагалось, что может поступить много – несколько тысяч. Необходимо было все их зарегистрировать и дать оперативную обратную связь, как того требует законодательство.

Для этого в отдельном модуле цифровой платформы «Кузбасс онлайн» реализовали возможность написать вопросы губернатору и проголосовать за другие интересные темы. Те, что набрали больше всего «лайков», глава региона озвучил в прямом эфире.

Для дальнейшей обработки других вопросов провели интеграцию с Directum, где уже к тому моменту были реализованы процессы работы с обращениями граждан. Все вопросы в системе делились на группы по тематикам и автоматически отправлялись задачей ответственным, которые затем готовили ответы и давали обратную связь гражданам.

Жители региона задавали вопросы через колл-центр, откуда обращения также поступали на платформу «Кузбасс онлайн» и затем уходили ответственным сотрудникам по заданным маршрутам в Directum. Благодаря этому удалось избавиться от рутинных и монотонных операций, провести аналитику по поступившим вопросам.

Всего в рамках прямой линии через систему прошло более 2000 обращений.

В 2020 году проект «Кузбасс Онлайн» стал лауреатом премии «Народное признание» VIII всероссийского конкурса проектов региональной и муниципальной информатизации «ПРОФ-IT» в номинации «Диалог с властью».

Сложности проекта

При внедрении Directum в Администрации были типичные сложности:

  • сотрудники отмечают возросшие требования и контроль;
  • существует необходимость совершения дополнительных операций, рост формализации работы;
  • возникают доработки системы на этапе внедрения – всегда хочется получить готовое универсальное решение;
  • невозможность полностью отказаться от бумажных документов – не все руководители готовы читать «с монитора».

Но дополнительные усилия с лихвой компенсировались упрощением контроля, быстротой и удобством получения информации.

Результаты

На данный момент в системе работают более 1800 сотрудников Администрации Правительства, шести региональных министерств, а также Территориального фонда обязательного медицинского страхования Кемеровской области – Кузбасса.

Главный результат внедрения электронного документооборота -- обработка ежегодно растущего числа обращений осуществляется без расширения штата сотрудников.

Статистика количества обращений граждан

  • 2019 год - 25 809
  • 2020 год - 38 769

Другие результаты:

  • рост исполнительской дисциплины;
  • кратное сокращение трудозатрат на контроль качества подготовки ответов; факторы влияния:
    • многоуровневая система поручений,
    • системные средств контроля,
    • применение шаблонов сопроводительных и ответных писем.
  • всего 0,5% повторных обращений по причине неполучения ответа; факторы влияния:
    • своевременная регистрация
    • быстрое начало взаимодействия по обращению.
  • упорядоченный быстрый доступ, за счет структурированного централизованное хранения и единого журнала;
  • кратное сокращение времени на предоставление справочной информации по обращениям как заявителям, так и исполнителям-сотрудникам других органов;
  • подготовка и отправка ответа в форме электронного документа, если обращение поступило в форме электронного документа;
  • разграничение прав доступа и защита информации;
  • кратное сокращение трудозатрат на подготовку сравнительной аналитической отчётности в различных разрезах (периоды, муниципалитеты, районы, исполнительные органы, исполнители и т.д.).

Отзывы


Полностью интервью читайте на Tadviser Глава Минцифры Кузбасса Максим Садиков – об уроках пандемии, ИИ в госсекторе и цифровизации документооборота.

Планы по развитию

В планах включение всех ведомств в единую систему и изменение архитектуры интеграции с ОИВ. Возможный вариант архитектуры взаимодействия


 

В 2020 году была сформирована и утверждена Стратегия цифровой трансформации государственного управления Кузбасса. Это базовый документ, на основе которого в дальнейшем будут планироваться и проектироваться новые цифровые продукты и сервисы во всех направлениях деятельности.

Исходя из текущей ситуации, в регионе построили целевую модель государственного управления Кузбасса с учётом федерального опыта и лучших бизнес-практик в сфере цифровизации государственного управления.

Среди ключевых принципов цифровизации, заложенных стратегией, максимальный переход в формат онлайн-взаимодействия государства с гражданами, внедрение роботизации и искусственного интеллекта. (https://d-russia.ru/cifrovaja-transformacija-kuzbassa-kakie-it-proekty-regionu-udalos-realizovat-v-2020-godu.html)

 

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий