Интеллектуальные сервисы Directum Ario в АО «Теплоэнерго»

АО «Теплоэнерго» - крупнейший поставщик тепловой энергии в Нижнем Новгороде, обеспечивает теплом и горячей водой более 8300 объектов.

Ежедневно в компанию поступает большой объем первичных учетных документов (ПУД) от потребителей и контрагентов, в месяц до 30 тыс. документов. При этом 90% ПУД приходит на бумаге.

В рамках перехода на налоговый мониторинг компании потребовалось к 1 января 2022 г. создать электронный финансовый архив (ЭФА) и оцифровать первичные документы за 2021 г. Обработка ПУД с помощью искусственного интеллекта позволила ускорить эти процессы и уложиться в заданные сроки.

Почему Directum Ario?

Для автоматизации наполнения электронного финансового архива компания «Теплоэнерго» использует несколько решений Directum: «Финансовый архив», «Служба ввода документов», коннектор к СБИС и сервисы Ario, которые в автоматическом режиме обрабатывают потоки документов.

Внедрение электронного финансового архива было обусловлено открывающимися возможностями и преимуществами:

• Дистанционный доступ к финансовой отчетности и первичной документации для налоговой.
• Доступность содержания первичных документов для внутренних служб.
• Оперативный поиск документов, контроль полноты/целостности в архиве.
• Минимизация ручного ввода реквизитов, контроль соответствия данным учетной системы.

Источники наполнения ЭФА

Интеллектуальные сервисы Directum Ario выбрали по целому ряду причин:

• знакомая система: сотрудники уже имеют положительный опыт работы с Directum. Первые процессы были переведены в цифровой вид еще в 2013 г., сегодня систему используют 700 сотрудников;
• совместимость системы с любыми классами ПО и возможность интеграции с 1С:ERP;
• поддержка работы как со структурированными, так и неструктурированными документами;
• высокая результативность извлечения и распознавания данных на аналогичных проектах.

Работа с ПУД до внедрения Ario

До внедрения интеллектуальных сервисов ответственным лицам приходилось подписывать и согласовывать ПУД от контрагентов на бумаге. Затем документы передавали в бухгалтерию для отражения в учете и далее – на хранение в бумажный финансовый архив.

На каждой из стадий ПУД обрастали бумажными копиями, для контроля их перемещения сотрудникам приходилось вести реестры передачи оригиналов.

Как AI-механизмы ускорили работу с ПУД

После включения в процесс Directum Ario ручной работы с бумагами стало в несколько раз меньше. Сканы документов направляются на выделенный сетевой ресурс и адрес электронной почты. Затем служба ввода формирует поток документов на обработку и передает его сервисам Ario.

Обработка входящих документов сервисами Ario

Все шаги работы сервисов (распознавание, классификация, извлечение содержимого) происходят автоматически, рабочее время сотрудников эти процессы не отнимают. Ответственному исполнителю остается верифицировать полученные данные.

После заполнения карточки первичного учета документ помещается в электронный финансовый архив.

Команда проекта настроила сервисы интеллектуальной обработки для документов:

• товарная накладная;
• счет-фактура;
• корректировочный счет-фактура;
• УПД;
• форма КС-2;
• акт выполненных работ.

Интеллектуальные механизмы извлекают и передают в карточку документа ключевые реквизиты: дату и номер договора, контрагент, ИНН, сумму, НДС и другие данные. При обработке комплектов система может взаимодополнять недостающие реквизиты из разных документов.

Задание на верификацию, которое получает ответственный исполнитель.

В окне вложения – первичный документ и комментарий, на что пользователю нужно обратить внимание

Карточка документа с предзаполненными реквизитами — значениями, которые извлекла система

100%-ная полнота извлечения и точность классификации реквизитов
унифицированного документа – счет-фактуры

Интеллектуальное распознавание: результаты

По оценкам ИТ-специалистов, сервисы Directum Ario показали в «Теплоэнерго» высокое качество распознавания информации. Полнота извлечения данных составила 87%, а точность классификации документов – 95%.

В результате внедрения мы получили многократное сокращение времени на подготовку и прохождение налоговых проверок. Все сотрудники бухгалтерии имеют быстрый доступ к любой первичной документации, что освобождает до 20% времени квалифицированного персонала».

Результаты

В итоге работа с первичными документами стала проще и дешевле:

1. Сократилось время на подготовку и прохождение налоговых и внутренних проверок. Вместо 1-2 дней поиска в бумажном архиве и получения копии документов процесс занимает 1-3 минуты – столько нужно, чтобы найти скан-копии в электронном архиве.

2. Бухгалтерия избавилась от части однообразной работы. У квалифицированных специалистов появилось больше времени для выполнения аналитических задач.

3. В 3 раза снизились затраты на бумагу, картриджи, содержание места для хранения бумажного архива.

Механизмы Directum обеспечивают прозрачность всех стадий обработки ПУД и исключают лишние ручные операции. В финансовом архиве мы получаем юридически значимый электронный документ. Для формализованных документов – это XML-файл с сертификатами ЭП, подлинность которых можно проверить в любой момент.

Будущее ИИ в «Теплоэнерго»

В планах – масштабирование функциональности AI-механизмов и ЭФА на дополнительные виды документов, а также интеграция Directum Ario с другими учетными системами и сервисами. С полностью цифровым финансовым архивом со встроенным искусственным интеллектом компания уже в начале 2022 года подключилась к налоговому мониторингу.

Дополнительные материалы

Презентация проекта (pdf) и видео доклада: