Цифровизация процессов охраны труда в Directum RX

ООО «Восточная горнорудная компания» (ВГК) – ведущий производитель энергетических марок угля с добычей на Сахалине. Является одним из крупнейших российских экспортеров бурого угля в страны Азиатско-Тихоокеанского региона.

Под управлением ВГК работают 24 дочерних организации. Компания контролирует всю цепочку от добычи до отгрузки продукции, активно внедряя цифровые решения в бизнес-процессы.

Цели и задачи проекта

В связи с пандемией с 2020 года в компании серьезно ужесточились требования по нарушениям использования работниками средств индивидуальной защиты, охраны труда и техники безопасности (ОТиТБ), а также масочного режима.

С этой целью в Directum RX был реализован цифровой процесс работы с нарушениями в компании. В рамках задачи реализованы:

• автоматическое формирование актов фиксации нарушений;
• мгновенное подписание актов специалистами и нарушителями в приложении Directum Solo;
• отправка документов в системе кадровой и юридической службам, формирование и выставление приказов о наказании для сотрудников и претензий для контрагентов.

Реализация

Процесс работы с нарушениями представлен на схеме ниже:

Этапы работы с нарушениями:

1. Специалисты по охране труда ведут контроль за соблюдением требований ОТиТБ на объектах компании. Ежедневно они выявляют 5-7 нарушений. Они касаются техники безопасности, охраны труда, пропускного режима. Всего в компании регистрируются 12 видов нарушений.

Нарушения фиксируются на планшете – в мобильном приложении Directum Solo. В системе создаётся акт и подписывается двумя лицами – сотрудником по охране труда (с помощью электронной подписи – ЭП) и нарушителем (личная подпись, для чего используется стилус).

Карточка акта фиксации нарушения выглядит следующим образом:

В карточке фиксируются дата и время, вид нарушения и существо (что именно было выявлено). В отдельных полях заполняются данные о контрагенте, если требования безопасности нарушены его представителем. Прописываются ФИО, удостоверяющий личность документ, объяснение причины инцидента со слов нарушителя и другая информация.

На основе заполненных данных создается текст акта фиксации нарушения. Именно в нем, используя стилус, нарушитель ставит свою подпись:

2. Далее процесс делится на две ветки – в зависимости от того, чьим сотрудником является нарушитель:

• если это работник подрядчика, то в системе запускается автоматическое формирование претензии. Документ подписывается электронной подписью. Далее он вместе с актом и фотографиями-доказательствами нарушения сразу направляется контрагенту. Отправка проводится в сервисе обмена, интегрированном с Directum RX;

• если провинился сотрудник ВГК, то акт фиксации нарушения поступает в отдел кадров. Параллельно система создает проект приказа о наказании, используя типовую форму документа. Поля в приказе заполняются автоматически – из карточки акта.

Затем приказ подписывается с помощью ЭП и уходит в электронном виде сотруднику-нарушителю на ознакомление.

В результате бумажный документооборот в работе с нарушениями ОТиТБ сводится к нулю, а трудозатраты всех участников процесса – к минимуму. Отправка документов контрагентам через сервисы ЭДО позволяет ускорить взаимодействие по инцидентам.

При этом все участники процесса всегда могут ознакомиться с актом, дополнительными документами и фотографиями, связанными с конкретным нарушением. Также в системе доступна информация о том, какая именно работа и какие решения были приняты после фиксации инцидента.

 

Результаты проекта

• в 5 раз увеличилась скорость составления актов о фиксации нарушений
• 100% документов о нарушениях переведены в электронный вид
• 1 час – средний срок работы с фактом нарушения с момента его фиксации до получения документов контрагентом или сотрудником-нарушителем

Цифровизация документов, связанных с нарушением  техники безопасности, охраны труда, пропускного режима, позволяет полнее получить картину и статистику по фактам. Что в итоге позволяет принимать правильные управленческие решения и позитивно сказывается на общем улучшении обстановки по этим направлениям.