Цифровизация процесса планирования и исполнения бюджета расходов в "Учи.ру"

О компании

Учи.ру — крупнейшая российская образовательная онлайн-платформа. Платформа Учи.ру стала образовательным сайтом №2 в мире по посещаемости в апреле 2020 года, по версии SimilarWeb.

Цели и задачи проекта

Финансовая служба заказчика поставила задачу перевода в цифровой формат полного цикла управления расходами – от планирования бюджета расходов до проведения платежей.

До разработки модуля управление процессом исполнения бюджета выполнялось по итогам завершенного календарного месяца на основе отчётов, формируемых вручную. У руководства отсутствовали оперативные данные о фактических расходах в разрезе статей и владельцев лимитов финансирования.

Используемые решения и подходы

Группа компаний «Учи.ру» при активном участии компании «Центр внедрения документооборота» успешно выполнила перевод в электронную форму процессов согласования расходных договоров и входящих счетов на оплату.

За рамками основного проекта остались вопросы формирования и исполнения бюджета по расходам и создания платежных поручений в учётной системе 1С Бухгалтерия.

Было принято решение о разработке отдельного модуля «Бюджетирование» системы DirectumRX.

Для автоматизации создания платежных поручений в учётной системе воспользовались API системы DirectumRX

История проекта

Длительность проекта составила 3 месяца с июля по сентябрь 2021 года. Работа шла в тесном взаимодействии команды «Учи.ру» и команды «ЦВД».

Команда проекта:

• от "Учи.ру" руководитель финансовой службы группы компаний, главный бухгалтер, администратор учётной системы;
• от ЦВД руководитель проекта, аналитик, разработчик.

Анализ и проектирование. До начала прикладной разработки была проведена серия встреч с владельцами процесса, в ходе которых были учтены все нюансы.

Опыт финансового менеджмента в коммерческих и государственных предприятиях команды «ЦВД» помог в разработке технического задания – с заказчиком общались на одном языке, дополнительные пожелания пользователей по результатам опытной эксплуатации свели к минимуму.

Внедрение. В рамках согласованного технического задания специалисты ООО «ЦВД» выполнили проектирование нового модуля, интеграцию с учётной системой, разработку и передачу решения в опытную эксплуатацию заказчику.

Проектные решения

Средствами администрирования (настройки) можно управлять статьями расходов и размерами лимитов, формировать планы на предстоящие периоды и оперативно вносить изменения в текущие бюджеты.

Все участники процесса согласования входящего счёта имеют под рукой точные данные.

Бухгалтеры прямо из интерфейса DirectumRX выполняют задание на оплату, автоматически формируя платежные поручения в учётной системе.

Результаты

После внедрения модуля «Бюджетирование» процесс управления расходами был полностью переведен в цифровую форму – от согласования договора, до проведения оплаты.

Высшее руководство обеспечено оперативной и точной информацией о плановых и фактических показателях исполнения бюджета расходов благодаря отчетам в DirectumRX.

Улучшена работа с финансовыми показателями:

• плановые назначения лимитов доводятся до владельцев (подразделений) до начала очередного календарного месяца по статьям расходов;
• остаток свободных средств оперативно обновляется по мере согласования входящих счетов в системе DirectumRX.

Финансовые контролёры получили возможность принимать решения на основе максимально точных данных.

Финансовые менеджеры получили гибкий инструмент работы с бюджетами.

На всех этапах максимально исключено влияние человеческого фактора.

Минимизировано неэффективное использование рабочего времени при согласовании входящего счёта.

В той или иной степени, положительные изменения коснулись всех пользователей системы DirectumRX.

Показатели

• 150 пользователей
• 12 автоматизированных топ-менеджеров
• в 5 раз ускорение при формировании бюджета
• в 10 раз ускорение проверки наличия лимитов бюджета
• в 6 раз ускорение при создании платежного поручения