Цифровая закупочная документация в Северо-Восточном федеральном университете
1300
пользователей
50%
сокращение времени согласования закупочной документации
Автор заявки
Исполнитель
О компании
Северо-Восточный федеральный университет им. М.К. Аммосова (СВФУ) — крупнейшее высшее учебное заведение Республики Саха и Чукотского автономного округа, один из 10 федеральных университетов РФ. Вуз ориентирован на решение геополитических задач и подготовку кадров для крупных межрегиональных инвестиционных проектов.
В настоящее время в СВФУ 22 факультета/института, 3 филиала. Общее число обучающихся в 2021/2022 учебном году составляет более 18 тысяч человек.
Предыстория проекта
Система Directum используется в Северо-Восточном федеральном университете с 2011 года. Переход на СЭД был необходим для обеспечения устойчивого развития такого крупного вуза. При выборе Directum ориентировались на то, что программное обеспечение должно быть отечественного производства с обязательной технической поддержкой. (Подробнее о проекте)
На данный момент количество человек, работающих в СЭД — более 1300 пользователей. У всех сотрудников установлены приложения Jazz и Solo - рабочее место ректора.
В системе Directum у СВФУ реализованы задачи по работе с ОРД, обращениями граждан и организаций, выполнена интеграция с 1С, ведется согласование счетов на оплату.
В последнее время цифровизировали много других документов, например, приказы, акты о списании, договоры ГПХ, закупочная документация, технические задания, регламенты, положения.
Цели и задачи проекта
По большей части проект направлен на оптимизацию согласования закупочной документации. Закупки ведутся на основании Федерального закона N 223-ФЗ и N 44-ФЗ.
Сотрудники, участвующие в процессе согласования находятся в разных зданиях, поэтому обработка документов сильно затягивались. В связи с этим необходимо было:
- Упорядочить работу с закупочными процедурами и документами.
- Наладить отслеживание этапов и сроков их согласования.
- Сократить время согласования закупочных документов.
Бизнес-заказчик проекта — ректор и Управление закупок СВФУ.
Используемые решения
- Directum 5.х, Управление договорами;
- для подписания документов ЭП и согласования — мобильные приложения Solo и Jazz, веб-клиент Directum;
- интеграция с AD, MS Office, СКЗИ КриптоПРО.
Описание проекта
Процесс согласования технического задания и закупочной документации занимал очень много времени. Были случаи потери документов, не устраивало отсутствие напоминаний о сроках работ, не доставало прозрачности процесса.
До цифровизации Закупочной документации весь процесс согласования выглядел так:
Закупочная документация — один из самых сложных процессов цифровизации. Сложному внедрению и переходу на новые регламенты работы сотрудники сначала сопротивлялись. Но за счет обучения и разработки инструкций проблемы удалось решить. Сыграла роль высокая заинтересованность в проекте высшего руководства университета. К тому же во время пандемии многие сотрудники перешли на удаленку, поэтому отладка цифровых процессов была необходима.
Этапы работы с закупочной документацией
- Инициатор закупки (функциональный заказчик) направляет на согласование техническое задание, составленное по шаблону, утвержденному системой менеджмента качества СВФУ, три коммерческих предложения и письмо о включении в комплексный план закупок по специальному типовому маршруту.
- Техническое задание проходит несколько уровней согласования и по завершении направляется в Управление закупок. На основании ТЗ готовится Закупочная документация (с копированием реквизитов ТЗ в карточку).
- Закупочная документация содержит письмо о включении в план закупок, электронные запросы коммерческих предложений, включая заключение ценовой комиссии, техническое задание. После согласования закупочная документация уходит на подпись ректору. Он подписывает все документы электронной подписью из приложения Directum Solo. В Управление закупок приходит уведомление о подписании.
- Далее этот документ из системы загружается на одну из восьми платформ по всей России, где происходят закупки.
- После проведения закупочных процедур заключается договор с победителем. Управление закупок направляет договор на согласование по типовому маршруту. Сроки подписания, размещения договора соответствуют действующему законодательству в сфере закупок. После согласования документ поступает на подпись ректору. И Управление закупок публикует подписанный договор.
Регламент планирования и организации закупок СВФУ опубликован на сайте вуза. Согласование и подписание регламентов также идет в электронном виде.
Результаты проекта
- Удалось уйти от бумажного документооборота в части закупок и договоров.
- Бумажные копии хранятся только в архиве.
- Все подписания документов происходят через приложения Jazz и Solo или на клиентах ПК.
- В системе работает более 1300 пользователей, в том числе все топ-менеджеры.
- Появилась возможность контроля сроков и этапов согласования документов.
- На 50% сократилось время согласования документов.
«Во время пандемии все находились дома, разворачивались удаленные рабочие места. И любой сотрудник мог подписывать документы. Лично для меня очень удобно во время командировок проводить согласование в приложении».
Результаты по стратегии устойчивого развития
Данный проект реализуется в рамках Программы развития СВФУ на 2021-2030 годы и направлен на достижение Целей устойчивого развития
Проект подтверждает статус СВФУ как передового вуза, показывающего пример цифровой трансформации и использования ИТ-технологий.
Забота об окружающей среде. Значительно сократилось использование бумаги и краски для принтера.
Комфортные условия для сотрудников
- сотрудники работают в удаленном режиме, подписывают документы электронной подписью прямо из дома;
- появилась возможность отслеживать этапы и сроки согласования.
Прозрачность процессов
- документы не теряются, человеческий фактор полностью снят;
- в любой момент возможно найти нужную документацию, посмотреть историю согласования.
«Инфраструктура университета такова, что сотрудники распределены по разным зданиям достаточно далеко друг от друга. В зимнее время особенно сложно бегать с документами между корпусами. И когда мы запустили электронное согласование, то всем стало очевидно — это быстрее, не надо отправлять человека на подписание по морозу (в условиях Якутска). Все подписанты загружены в систему и работа по документам проходит вовремя. На сегодняшний день мы уже 50% трудоемкости и скорости подписания выиграли».
Планы по дальнейшему развитию проекта
На данный момент идет переход на организацию юридически значимого электронного документооборота с контрагентами.
В планах интеграция с ЕИС, интеграция с 1С.
Состав команды проекта
- Иванов Петр Петрович – проректор по цифровому развитию.
- Павлов Герасим Николаевич – проректор по экономике и инфраструктуре.
- Герасимов Александр Августович – начальник Управления закупок.
- Бугаев Григорий Ильич – начальник отдела по организации и проведению закупок Управления закупок.
- Федорова София Петровна – начальник Финансово-экономического управления.
- Задорожная Елена Анатольевна – директор Департамента правовых и имущественных отношений.
- Иванов Николай Анатольевич – директор Департамента цифровых технологий.
- Заморщикова Лена Петровна – заведующий сектором Департамента цифровых технологий.
Об авторе заявки
Вся моя профессиональная деятельность посвящена именно информационным технологиям. Начинал с преподавательской карьеры. На должности проректора по цифровому развитию требуется не только техническое знание, но и понимание, в чем цель использования технологий, как повысить качество образования в целом. Поэтому я постоянно повышаю свою квалификацию, участвую в профильных профессиональных сообществах.
Мобильный доступ
Управление закупками
Управление договорами
Тендеры
Jazz
Solo
вуз
Управление бизнес-процессами (BPM)
Закупки
3
Опубликовано:
21 марта 2022 в 08:29
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий
У вас похожая задача?
Обсудите реализацию с экспертом Directum
Комментарии (2)
Поддерживаем проект, очень нужна в работе оперативность и скорость!
Очень нужный проект для развития нашего университета. Однозначно поддерживаем.