Автоматизация процесса проведения заседаний в ООО "Корпорация АФК"

О компании

ООО "Корпорация АФК" (далее - АФК) является управляющей и инвестиционной компанией. Напрямую или через советы директоров влияет на эффективность работы 17 предприятий и организаций в различных сферах бизнеса, территориально удалённых друг от друга, и имеет статус «администрации».

Основная функция компании – управленческая и инвестиционная деятельность, на результаты которой оказывают серьезное влияние стратегические решения, которые принимаются в процессе проводимых заседаний советов директоров и правлений.

Цели и задачи проекта

Процессы, связанные с подготовкой и проведением советов директоров, а также контроля за своевременным и качественным исполнением принятых решений занимают около 20% в деятельности многих сотрудников компании.

Историческая СЭД в АФК морально устарела и не развивалась. В итоге она перестала соответствовать требованиям текущих бизнес-процессов. Было принято решение о замене СЭД.

Заказчику требовалась современная отказоустойчивая система, которая может обеспечить юридически значимый документооборот с применением УКЭП, бесперебойную работу, автоматизировать сквозные процессы взаимодействия «администрации» с удаленными предприятиями и организациями, а также снизить риски потери документов.

Таком образом, основной целью проекта стало – повышение эффективности процессов управления за счет:

• повышение уровня оперативной информированности топ-менеджеров и акционеров, сокращение времени их участия в заседаниях;
• уменьшение трудозатрат на подготовку и проведение заседаний;
• сокращения времени на создание и поиск документов;
• повышения исполнительской дисциплины;
• сокращения бумажного документооборота;
• вовлечение в процессы удаленной обработки документов сотрудников всех предприятий и организаций;
• прозрачность документооборота внутри Общества.

Заказчиком проекта выступил заместитель генерального директора по развитию и ИТ Смирнов Александр Юрьевич, который в процессе внедрения системы являлся «Руководителем проекта».

Используемые решения и подходы

Ход проекта

Было принято решение разделить проект на два этапа:

1. адаптация модуля «Совещание»;
2. адаптация модуля «Делопроизводство».

Командой внедрения, состоящей из специалистов Заказчика и Исполнителя, была сформулирована основная задача первого этапа проекта - автоматизация работы в рамках модуля «Совещания» по бизнес-процессам «Совет директоров» и «Правление».

Проект выполнялся в рамках модуля «Совещания» на базе системы Directum RX версии 3.6.

Исследование процессов было проведено с помощью интервью с Заказчиком и изучения локальных-нормативных актов АФК. Взаимодействие, в основном, происходило в удаленном режиме.

На этапе исследования были выработаны основные требования и подходы к реализации бизнес-процессов в рамках системы с учетом принципа разумных изменений: по ряду моментов были приняты решения об изменении и улучшении самих процессов.

Работы по проекту стартовали в мае 2021г. и были завершены в ноябре 2021г.

Новая функциональность и доработки

На основании проведенного исследование решили, что весь процесс организации совещания в системе будет проходить в рамках одной задачи (одно совещание = одна задача) .

Данное решение позволило максимально автоматизировать процесс проведения заседаний и сделать его максимально прозрачным.

Порядок:

1. сотрудники организаций направляют свои предложения к рассмотрению на заседании;
2. секретарь заседания формирует решение о проведении заседания или график заседаний,

На основании этого все последующие задачи формируются и стартуют автоматически на основе заложенной логики и параметров:

• таймингов;
• статусов документов и задач;
• вариантов выполнения предшествующих задач.

Таким образом, были автоматизированы следующие процессы клиента:

• формирование и согласование предложений к заседаниям;
• формирование и утверждение графиков заседаний;
• формирование, согласование и утверждение решений о проведении заседаний;
• формирование, согласование и утверждение материалов к заседанию;
• проведение голосования в электронном виде и фиксация результатов голосования;
• формирование протокола на основе результатов проведенного голосования, его согласование и утверждение;
• ведение реестров предложений, решений, графиков, протоколов;
• отправка на исполнение протоколов, контроль исполнения поручений.

Особенности решения

Голосование в электронном виде и фиксация результатов голосования.

В карточку «Совещание» добавлено две вкладки:

• «Повестка дня» заполняется вопросами, которые вынесены на рассмотрение.
• «Голосование» - аккумулирует информацию о результатах голосования.

По каждому вопросу каждому участнику заседания формируется отдельная задача на голосование при старте задачи.

Задача на голосование запускается автоматически. Задачу возможно запустить вручную через кнопку «Начать голосование».

После выполнения "задания на голосование" результаты фиксируются следующим образом:

1. на вкладке «Голосование» в карточке совещания;
2. формируется отчет «Бюллетень с результатами голосования».

Пример:

Результаты

В рамках проекта выполнены все задачи и достигнуты поставленные цели проекта.

Сокращение трудозатрат:

• отсутствует необходимость в личном присутствии на заседаниях за счет использования УКЭП;
• секретарю при подготовке к заседанию достаточно запустить процесс и далее система самостоятельно переходит от этапа к этапу;
• сокращение сроков согласования и исполнения документов.

Сокращения бумажного документооборота:

• все участники процесса охвачены системой с применением ЭП.

Вовлечение в процессы обработки документов сотрудников подчиненных организаций:

• модификация системы позволяет гибко внести изменения в состав участников процессов.

Прозрачность документооборота:

• мнения участников процесса фиксируются в переписке, что обеспечивает прозрачность результатов заседания.

Повышения исполнительской дисциплины:

• выстроена эффективная система постановки задач, поручений и контроля за их исполнением;
• за счет средств визуализации - реестры, отчеты и виджеты.

Планы по развитию

На данный момент завершен первый этап внедрения Directum RX – адаптация модуля «Совещания». В дальнейшем в планы по развитию входят следующие мероприятия:

• автоматизация делопроизводства по средствам настойки и адаптации модуля «Делопроизводство», для достижения следующих целей:
  • сокращение рисков потери документов;
  • сокращение времени на поиск документов;
  • сокращения времени на создание и согласование документов;
  • сокращения бумажного документооборота;
  • повышения исполнительской дисциплины.
• внедрение мобильного приложения Solo для более удобной и гибкой работы с системой.

Команда проекта

Хочется отметить слаженность команды со стороны Заказчика. Все сотрудники в рамках своих зон ответственности предоставляли полную информацию и в срок, всегда были открыты к диалогу по обсуждению ситуаций и проблем, возникающих по ходу проекта. Решения всегда принимались быстро и были гибкими, что позволило адаптировать действующие бизнес-процессы в рамках системы и добиться эффективных результатов.
 

Активное участие на всех этапах проекта принимал участник рабочей группы Шабалин Владимир Владимирович.