Новый уровень делопроизводства и договорной работы в «Газпром добыча Ямбург»

О компании

ООО «Газпром добыча Ямбург» — 100-процентное дочернее общество ПАО «Газпром». Работает в Ямало-Ненецком автономном округе с 1984 года.

Основной вид деятельности — добыча газа, газового конденсата, нефти, проведение геолого-разведочных работ. Предприятие является признанным лидером газодобычи, пионером во внедрении новых технологий в производство и управление, в применении вахтового метода труда. Производственные мощности позволяют извлекать более 5 млн тонн газового конденсата и около 180 млрд куб. м газа ежегодно.

Фото из корпоративной газеты "Пульс Ямбурга"

Цели и задачи проекта

1. Цифровизация договорных процессов.
2. Оптимизация делопроизводства.
3. Миграция исторических данных из системы Documentum.
4. Интеграция с Active Directory, системой HR и информационно-управляющей системой.

Цифровизация процессов делопроизводства и договорной работы в «Газпром добыча Ямбург» проведена на базе Directum RX.

Проектные решения

Directum RX как полностью ипортонезависимая система заменила Documentum в бизнес-процессах предприятия. Привычки работы пользователей сформировались за 10-12 лет до такой степени, что было сложно отказываться от них и перестраиваться. Поэтому находили взаимоприемлемые варианты настройки и доработки системы. 

Делопроизводство и организационно-распорядительные документы

Чтобы сохранить привычную схему делопроизводства, в Directum RX были добавлены новые возможности. Для организационно-распорядительных документов на отдельной вкладке пользователь сам может указать список адресатов рассылки: создать новый или использовать существующий. Рассылка происходит автоматически после регистрации документов. Аналогичный процесс разработан для служебных записок.

Согласование

При отправке документов на согласование по регламенту можно заполнить до двадцати групп согласующих (Очереди). В рамках очереди согласование параллельное, между очередями последовательное. Можно сохранять готовые списки согласующих. В задаче отображается список адресатов и особые роли, например, нормконтролер.

При этом инициатор может отозвать задачу. И затем после доработки отправить на согласование заново. И при этом скорректировать список согласования, например, в случае, когда сотрудники с 1-5 очереди уже согласовали документ и после доработки не нужно их участие. Пользователям удобно увидеть, когда единственный сотрудник выдал какие-то замечания поправить и не ждать завершения полного процесса, а запустить дальше с исправлениями.

Лист согласования

Реализовано удобное представление хода согласования и его итогов. Позволяет визуальным режиме посмотреть, что происходило на маршруте согласование с документом с детализаций на 4 уровня. В целом статус согласования по каждой очереди и круги согласования. Для больших организаций, где согласование бывает сложным, и много кругов согласования и информация здесь представлена элегантно и удобно для контроля. На 3-м уровне можно увидеть детализацию до сотрудника в очереди и статус цветом, все замечания и даты завершения.

Договоры

Договорная работа ООО «Газпром добыча Ямбург» также переведена в Directum RX. Команда проекта структурировала документы, оптимизировала согласование и упростила интеграцию с Active Directory, системой HR и информационно-управляющей системой. В новую систему перенесено более 10 тыс. договоров.

Добавлено 50 новых реквизитов, тем самым значительно расширили логику, возможности согласования и интеграции с учетом этих параметров.

Информация о закупке обеспечивает хранение всех необходимых для сотрудников данных в одном месте – карточке договора.

Добавили признак «Мультипереадресация» для возможности множественной переадресации в рамках задания на согласование по регламенту.

Отдельное внимание команда проекта уделила вопросу безопасности данных – после отправки на согласование документ доступен только на просмотр до момента возврата на доработку. Примененный подход исключает нежелательные и неправомерные корректировки документов в системе.

Используемые технические решения и подходы

Серверная архитектура решения обеспечивает отказоустойчивость:

• 2 основных сервера;
• 2 сервера файловых хранилищ;
• 1 сервер Reverse-proxy.

Интеграция

Реализована стандартная интеграция с Active Directory - загружаем только логины пользователей.

Интеграция с системой ERP-системой реализована в части:

• передача карточек договорных документов в ИУС ПД.
• получение кода и статуса договора из ИУС ПД.
• получение контрагентов из ИУС ПД.

Особенности работы с ИУС ПД:

• двунаправленная интеграция;
• используется промежуточная БД;
• логирование работы интеграции в отдельную таблицу БД;
• использование классификаторов (например: Сопоставление ИД подразделения в Directum RX и кода балансовой единицы ИУС ПД);

Результаты

Дочернее общество ПАО «Газпром» перевело процессы делопроизводства и договорную работу в интеллектуальную систему Directum RX. На проекте команда проделала большую работу, протестировала и доработала шаблонное решение для ДО ПАО «Газпром», что важно для структуры в целом. За 1,5 года компания полностью перешла на отечественный продукт, с которым работают 2,5 тыс. сотрудников. В ходе ОПЭ реализовали загрузку исторических договоров из ИУС ПД. 

Документы, создаваемые в Directum RX, хранятся в структурированном электронном архиве с удобным поиском и фильтрацией. Благодаря цифровизации процесс согласования стал более прозрачным и понятным, а влияние человеческого фактора сведено к минимуму.

Показатели проекта

• 2 500 пользователей системы;
• более 10 000 договоров перенесено в Directum RX;
• за 1,5 года переход на полное импортозамещение.

Подробно о проекте в видео доклада Ивана Волокитина, начальника отдела системно-технической инфраструктуры службы информационно-управляющих систем.

Планы

В 2022 году запланирована реализация проекта по внедрению интеллектуального инструмента обработки документов на платформе Directum Ario. Данный инструмент, используя технологии машинного обучения, позволит автоматизировать внесение входящих документов в систему вплоть до маршрутизации и формирования резолюций, сможет осуществлять автоматическое сравнение различных версий договорных документов и выявлять расхождения, проверять наличие обязательных условий.

«Газпром добыча Ямбург» и Directum совместно прорабатывается создание адаптированного интерфейса для топ-менеджемента, который позволит сократить крайне ценное время руководителей Общества при работе в системе документооборота.

На дальнейшую перспективу рассматриваются проекты по интеграции с оператором ЮЗЭДО и реализация долговременного архива.