Импортозамещение и цифровая трансформация СЭД ООО «Газпром добыча Оренбург»

О компании

ООО «Газпром добыча Оренбург» создано 20 марта 1968 года и по сегодняшний день ведет свою деятельность и развивается. В состав компании входят 10 структурных подразделений. Общество охватывает большое количество сфер деятельности нефтегазовой отрасли:

• добыча газа, конденсата и нефти;
• подготовка углеводородного сырья;
• транспорт газа, конденсата, нефти и продуктов их переработки;
• поиск и разведка новых месторождений нефти и газа;
• обеспечение производственной и экологической безопасности при эксплуатации опасных производственных объектов;
• мониторинг окружающей среды.

Цели и задачи проекта

Автоматизация делопроизводства в Обществе была развита слабо, преобладал бумажный документооборот. В разных подразделениях были реализованы две разные СЭД (одна из них СЭД «Евфрат»). Скорость работы и их функциональные возможности не удовлетворяли текущие потребности организации.

Главная цель проекта — цифровизация документооборота и внедрение современной информационной системы, которая бы соответствовала технологическим процессам обработки документов, организации контроля и управления этими процессами в «Газпром добыча Оренбург». В качестве такой системы была выбрана Directum RX на базе PostgreSQL.

Задачи проекта:

• сформировать единое информационное пространство для работы с документами и управления ими;
• повысить эффективность сотрудников за счет сокращения сроков и трудоемкости делопроизводства и повысить качество документов;
• сократить срок доставки документов до конечных потребителей за счет электронного документооборота;
• обеспечить легитимность электронных документов за счет использования электронных подписей (далее ЭП);
• повысить удобство и качество контроля исполнительской дисциплины сотрудников.

Бизнес-заказчиком выступил генеральный директор.

Проект направлен на автоматизацию следующих бизнес-процессов:

• обработка входящей и исходящей корреспонденции;
• обработка распорядительных и организационных документов;
• договорная работа;
• архивная работа;
• работа с протоколами совещаний;
• работа с доверенностями;
• работа со служебными записками.

История проекта

Проект стартовал 01.07.2021 и продлился восемь месяцев. Включал следующие этапы:

1. Инициация и организация проекта.
2. Обучение рабочей группы.
3. Проектирование системы.
4. Конфигурация и адаптация системы.
5. Подготовка системы к опытной эксплуатации.
6. Опытная эксплуатация системы.
7. Передача системы в промышленную эксплуатацию.

Изменения коснулись работы всех сотрудников, ранее участвовавшие в бумажном документообороте. Также в системе начали работать лично генеральный директор общества и его помощник, а также все заместители генерального директора.

Проектная команда в ходе внедрения столкнулась с рядом сложностей:

• сжатые сроки проекта;
• нежелание рядовых сотрудников переходить на новое ПО.

Преодолеть ситуацию удалось с помощью личного примера руководства, выпуска общих приказов и усиления команды проекта дополнительными участниками со стороны заказчика и исполнителя.

Перед началом ОПЭ стояла задача массового и эффективного, дистанционного обучения рядовых пользователей. Для обучения были выделены ресурсы учебно-производственного центра «Газпром добыча Оренбург», и адаптирован стандартный курс: разработали практические задания и тест.

Что обеспечило реализацию в сжатые сроки: за основу было взято шаблонное решение, разработанное специально для дочерних обществ ПАО «Газпром». Шаблон закрывал большинство требований своими функциональными возможностями. К моменту старта проекта он был успешно апробирован в ходе проектов внедрения в других дочерних обществах, а значит в нем был учтен опыт других дочерних обществ ПАО «Газпром».

Основные проектные решения

Проект основан на шаблонном решении Directum для дочерних общество ПАО «Газпром». Оно отличается высокой готовностью и проработанностью с учетом специфики процессов таких предприятий.

Внедрение включило в себя решения:

• модули Делопроизводство, Договоры на базе Directum RX 3.6;
• Directum Capture Services;
• интеграция с Active Directory;
• сервис Мониторинга Directum RX.

Оптимизация процессов

Важно, что в проекте были реализованы лучшие практики оптимизации бизнес-процессов:

• исключение двойной регистрации и лишних сущностей;
• автоматизация процессов и исключение ручного труда;
• электронная передача между удаленными подразделениями;
• электронное подписание;
• исключение лишних этапов процессов;
• автоматический захват документов;
• гибкая настройка процессов.

Взаимодействие между обособленными подразделениями

До внедрения переписка между обособленными подразделениями шла с помощью исходящих и входящих писем. Автор документа готовил исходящее письмо в бумажном виде, далее документ регистрировался и рассматривался в подразделении адресата как входящее письмо.

После внедрения: переписка между обособленными подразделениями ведется с помощью служебных записок. Письмо регистрируется только в подразделении автора и существует в электронном виде. На документе автоматически устанавливается электронная подпись на этапе подписания в виде штампа, как и регистрационные данные.

Входящая корреспонденция

До внедрения входящую корреспонденцию, поступившую на электронную почту организации, делопроизводители вручную пересылали на свой почтовый ящик. После этого экспортировали вложенные документы на компьютер, а далее импортировали в СЭД. Если в письмо было вложено несколько документов, добавляли их в архив, чтобы не импортировать отдельно каждый документ. Это было очень неудобно. Далее документ распечатывали, устанавливали штамп и передавали на рассмотрение.

После внедрения документы автоматически захватываются в СЭД. По умолчанию основным документом является автоматически сформированный, содержащий всю информацию из письма, а все остальные связываются с ним как приложения. Делопроизводитель может заменить основной документ другим из приложений. Документ теперь не распечатывают, а штамп можно установить сразу на электронном документе.

Исполнение поручений

До внедрения заместители генерального директора и генеральный директор рассматривали документы в бумажном виде. Секретарь получал документ на бумаге, прикреплял бланк резолюции и передавал руководителю на рассмотрение. После заносил проект резолюции в СЭД и отправлял на исполнение.

После внедрения заместители генерального директора и генеральный директор рассматривают документы только в электронном виде. Секретарь готовит и отправляет резолюции на исполнение самостоятельно.

Особенности модификации:

• Поручения и этапы согласования без срока. По этапам согласования, где срок не регламентирован или непредсказуем, задания формируются без срока;

• Механизм контроля срока. Если во входящем документе явно указаны сроки, то делопроизводитель фиксирует их в карточке документа. После этого документ автоматически попадает в реестр входящих документов. Для поручений со сроком (на контроле) еженедельно готовится справка для генерального директора с информацией об исполнительской дисциплине;

• Фиксация поручений, выданных по замещению. Если поручение выдавал ВРИО Генерального директора, то это отражается в некоторых отчетах.

Маршруты согласований

До внедрения: документы поочередно согласовывали с каждым участником согласования.

После внедрения: пользователь настраивает маршрут согласования один раз. Реализована возможность пользователям для этапов согласования самостоятельно выбирать тип маршрутизации — «параллельно» или «последовательно».

Результаты

Проект внедрения единовременно охватил все подразделения компании, предоставив возможность для быстрой и удобной работы с документами.

Более 1500 уникальных пользователей уже перешли в систему на этапе опытно-промышленной эксплуатации. Ежедневно в системе одновременно работает более 800 сотрудников. В Directum RX работают 100% сотрудников компании, чьи должностные обязанности предполагают работу с документами. Скорость процессов кратно возросла.

Основные результаты внедрения:

• значительно снизилась нагрузка на делопроизводителей администрации (ОДОУ), за счет упразднения двойной регистрации внутренней переписки и реализации захвата входящих писем с электронной почты;

• уменьшилось количество бумажных документов и увеличилась скорость обработки за счет перевода служебных записок в электронный вид с использованием простой ЭП.

• ускорилось рассмотрение входящих документов. Некоторые заместители генерального директора даже исключили секретарей из процесса рассмотрения входящих документов, оставив за ними исключительно обязанности по контролю.

• увеличилась скорость поиска документов и требуемой информации в них;

• повысилась исполнительская дисциплина.

Статистика

За первый месяц работы в системе:

• более 1700 пользователей;
• создано документов >43 тыс.
• создано задач >127 тыс.
• создано заданий >360 тыс.

Результаты по стратегии устойчивого развития (ESG)

• прозрачность управления;
• контроль исполнительской дисциплины (удобное и быстрое формирование регулярных отчетов);
• соблюдение СТО общества;
• возросла скорость работы с документами;
• экономия на расходных материалах для печати и бумаге.

После завершения проекта внедрения, можно констатировать, что шаблон покрыл более 60% наших требований, а наши пожелания были учтены в ходе опытно-промышленной эксплуатации. Таким образом, мы достигли поставленных целей и задач в рамках проекта. А также поучаствовали в развитии шаблона, что в будущем поможет при внедрении системы у наших коллег в других ДО ПАО «Газпром».

Планы по развитию

• импортозамещение;
• интеграция с Контур.Диадок;
• внедрение сервисов искусственного интеллекта;
• интеграция с SAP;
• интеграция с Галактика;
• интеграция с САД ПАО "Газпром";
• ИСМ (Интегрированная система менеджмента);
• долговременный архив;
• мобильные приложения.

Состав команды проекта

От Газпром добыча Оренбург:

• Директор проекта Дрошнев Вадим Александрович, заместитель главного инженера по автоматизации, метрологическому обеспечению и связи.

• Руководитель проекта, руководитель ИТ-службы Белый Сергей Анатольевич, начальник службы информационно-управляющих систем.

• Руководители ключевых подразделений:

  • Начальник отдела документационного обеспечения управления;
  • Руководитель юридического отдела.

• Эксперт в предметной области – 6 специалистов.

• Администраторы системы Directum RX и инфраструктуры – 4 специалиста.

От Directum:

• руководитель проекта – Панихин Роман Сергеевич;
• консультанты – 3 специалиста;
• разработчик, администратор проекта, системный инженер;
• аккаунт менеджер, куратор проекта и др.

Об авторе заявки

Администратор системы Directum RX Колтунов Антон Владимирович, Заместитель начальника отдела