Модуль и портал для работы с процедурно-нормативной документацией

О компании

«Салым Петролеум Девелопмент Н.В.» (СПД) — совместное предприятие, созданное в 1996 году для освоения Салымской группы нефтяных месторождений в Западной Сибири. Акционеры СПД на паритетных началах — «Шелл Салым Девелопмент Б.В.» и ПАО «Газпром нефть».

Цели и задачи проекта

Важным элементом управляемости компании является соблюдение процедурно-нормативной документации (ПНД), а ее соблюдение опирается на порядок и удобство работы с документацией.

До старта проекта по цифровизации согласование процедурно-нормативной документации и приказов для ввода в эксплуатацию выполнялось не по регламенту. ПНД хранились централизовано, но в другой системе. Возникали сложности поиска и ознакомления с актуальными версиями документов у всех сотрудников. Поэтому было необходимо:

1. Сократить время работы с одним документом за счет автоматизации делопроизводства: автоматического заполнения части атрибутов и направления по утвержденному маршруту.
2. Усилить контроль исполнительской дисциплины с помощью автоматического оповещения участников бизнес-процессов.
3. Повысить прозрачность деловых процессов и исключить потерю документов.
4. Обеспечить взаимозаменяемость сотрудников за счет системных настроек замещения.
5. Ускорить поиск документации. Для этого разработать Портал, в котором хранится структурированная информация по бизнес-процессам и уровням документов.
6. Внедрить функционал электронного ознакомления. Раньше все согласования происходили по электронной почте, поэтому обращение к истории работ по документу затруднялось. Сейчас ознакомиться и посмотреть историю можно прямо в системе.

Реализация

Ранее в Салым Петролеум уже использовали Directum RX. В ходе проекта на его основе внедрен модуль «Делопроизводство», с нуля спроектировано и разработано решение для работы с процедурно-нормативной документацией (ПНД) и Портал для их отображения.

Автоматизированы бизнес-процессы:

• создание процедурно-нормативной документации;
• подготовка приказов для ввода в действие ПНД, отправка системой приказа только после утверждения ПНД;
• согласование ПНД с ответственными лицами в зависимости от системы управления и бизнес-процесса, к которому относится данная ПНД. Автоматическое обновление владельцев в бизнес-процессах в ПНД при изменении владельцев в справочнике Бизнес-процессов;
• электронное ознакомление сотрудников компании с документами;
• автоматическое аннулирование ПНД и приказов при указании их в приказах с типом связи «Отменяемый»;
• поиск и доступ к ПНД на портале с удобным интерфейсом.

Портал для отображения ПНД

Самым сложным и интересным этапом стала разработка Портала для отображения процедурно-нормативных документов. Важный момент — пользователи должны были видеть Портал в виде сложного иерархичного дерева.

Элементы структурной схемы — элементы ПНД группируются относительно уровней (горизонтальная плоскость) и систем управления (вертикальная плоскость).

Местоположение документа в горизонтальной плоскости зависит от вида и соответствует определенному уровню:

1. Миссия и общие принципы деятельности, Политика.
2. Стандарт.
3. Руководство, Положение.
4. Инструкция.
5. Спецификация, Стандартная операционная процедура (СОП).

Каждый элемент содержит наименование и в зависимости от уровня документа выделяется на схеме определенным цветом:

• 1-й уровень: миссии, политики;
• 2-й уровень: стандарты;
• 3-й уровень: руководства и положения;
• 4-й уровень: инструкции;
• 5-й уровень: спецификации, стандартные операционные процедуры.

Связи между элементами отображаются на Портале в виде сплошных линий.

Структура связи между документами различных уровней

Главный экран Портала

Пример просмотра открытого документа на Портале
 

Окно поиска и фильтрации документов

Сроки разработки и внедрения

Полная реализация проекта заняла 9 месяцев:

• дата старта — 22.06.2020;
• дата окончания — 02.04.2021.

Результаты проекта

1. Автоматизирована работа с процедурно-нормативной документацией и приказами для ввода в действие ПНД в компании. Всего в систему перенесено из предыдущей системы и создано около 900 ПНД.
2. Значительно уменьшилось время на поиск необходимых документов. Они хранятся централизованно в единой системе и отображаются на портале в удобном для пользователя виде. Общее время сотрудников на выполнение задач сократилось на 75%.
3. Повысился уровень исполнительской дисциплины сотрудников за счет автоматизации уведомлений пользователям по срокам работ.
4. Подключены уведомления о сроках пересмотра документов. За 3 месяца до начала периода пересмотра документации приходит оповещение ответственным лицам.
5. Появилась возможность фильтрации документов по всем реквизитам, заполняемым в карточке.
6. Разработан корпоративный глоссарий терминов и аббревиатур.

Результаты для устойчивого развития

Проект позволяет повысить доверие акционеров и сотрудников, что содействует устойчивому развитию компании и общим принципам СПД:

Environment. С внедрением электронной ПНД снизились расходы на бумагу на 80%.

Social. У работников снизилось количество рутинных операций, высвободилось время на аналитические и управленческие задачи.

Governance. Цифровизация повысила прозрачность внутренних процессов. Удобство доступа к ПНД способствует ознакомлению и соблюдению нормативной документации.

«Объем ПНД составлял более 1000 документов (не считая приказов на ввод в действие ПНД). Было важно централизованно хранить и обрабатывать документацию в единой системе. Поиск информации занимал много времени, а средства просмотра документов в реестре Directum RX были не достаточно удобными. Именно разработанное портальное решение стало удобным для просмотра, поиска и фильтрации ПНД».

Команда проекта

Со стороны заказчика:

• Руководитель проекта — Пинигина Ирина
• Администратор проекта — Линькова Наталья
• Рабочая группа — Пальчик Константин, Мусин Тимур, Дементьев Алексей, Жданов Николай

Со стороны исполнителя:

• Руководитель проекта — Демидов Александр
• Куратор проекта — Акимова Валерия
• Аналитики — Камелин Дмитрий, Ружечко Антон, Саттарова Наиля
• Рецензент-консультант — Иванова Алина
• Аккаунт — Ахметшина Виктория
• Разработчики прикладной части — Гайнуллин Ринат, Логинов Павел, Плотников Денис, Волошин Александр
• Разработчики портала — Савкина Майя, Кухтин Олег, Пасечник Владислав, Муратиди Федор;