Модуль и портал для работы с процедурно-нормативной документацией

на 75%

сократилось время на поиск и работу с ПНД

на 80%

снижены расходы на бумагу для ПНД

снизились

риски нарушений сроков пересмотра ПНД

О компании

«Салым Петролеум Девелопмент Н.В.» (СПД) — совместное предприятие, созданное в 1996 году для освоения Салымской группы нефтяных месторождений в Западной Сибири. Акционеры СПД на паритетных началах — «Шелл Салым Девелопмент Б.В.» и ПАО «Газпром нефть».

Честность, ответственность и уважение – краеугольные принципы деятельности СПД. Этих принципов мы придерживаемся во всех областях своей деятельности, демонстрируя ответственное отношение к сотрудникам, партнерам, контрагентам, а также к развитию местного сообщества и охране окружающей среды.

Цели и задачи проекта

Важным элементом управляемости компании является соблюдение процедурно-нормативной документации (ПНД), а ее соблюдение опирается на порядок и удобство работы с документацией.

До старта проекта по цифровизации согласование процедурно-нормативной документации и приказов для ввода в эксплуатацию выполнялось не по регламенту. ПНД хранились централизовано, но в другой системе. Возникали сложности поиска и ознакомления с актуальными версиями документов у всех сотрудников. Поэтому было необходимо:

  1. Сократить время работы с одним документом за счет автоматизации делопроизводства: автоматического заполнения части атрибутов и направления по утвержденному маршруту.
  2. Усилить контроль исполнительской дисциплины с помощью автоматического оповещения участников бизнес-процессов.
  3. Повысить прозрачность деловых процессов и исключить потерю документов.
  4. Обеспечить взаимозаменяемость сотрудников за счет системных настроек замещения.
  5. Ускорить поиск документации. Для этого разработать Портал, в котором хранится структурированная информация по бизнес-процессам и уровням документов.
  6. Внедрить функционал электронного ознакомления. Раньше все согласования происходили по электронной почте, поэтому обращение к истории работ по документу затруднялось. Сейчас ознакомиться и посмотреть историю можно прямо в системе.

 

Реализация

Ранее в Салым Петролеум уже использовали Directum RX. В ходе проекта на его основе внедрен модуль «Делопроизводство», с нуля спроектировано и разработано решение для работы с процедурно-нормативной документацией (ПНД) и Портал для их отображения.

Автоматизированы бизнес-процессы:

  • создание процедурно-нормативной документации;
  • подготовка приказов для ввода в действие ПНД, отправка системой приказа только после утверждения ПНД;
  • согласование ПНД с ответственными лицами в зависимости от системы управления и бизнес-процесса, к которому относится данная ПНД. Автоматическое обновление владельцев в бизнес-процессах в ПНД при изменении владельцев в справочнике Бизнес-процессов;
  • электронное ознакомление сотрудников компании с документами;
  • автоматическое аннулирование ПНД и приказов при указании их в приказах с типом связи «Отменяемый»;
  • поиск и доступ к ПНД на портале с удобным интерфейсом.

Портал для отображения ПНД

Самым сложным и интересным этапом стала разработка Портала для отображения процедурно-нормативных документов. Важный момент — пользователи должны были видеть Портал в виде сложного иерархичного дерева.

Элементы структурной схемы — элементы ПНД группируются относительно уровней (горизонтальная плоскость) и систем управления (вертикальная плоскость).

Местоположение документа в горизонтальной плоскости зависит от вида и соответствует определенному уровню:

  1. Миссия и общие принципы деятельности, Политика.
  2. Стандарт.
  3. Руководство, Положение.
  4. Инструкция.
  5. Спецификация, Стандартная операционная процедура (СОП).

Каждый элемент содержит наименование и в зависимости от уровня документа выделяется на схеме определенным цветом:

  • 1-й уровень: миссии, политики;
  • 2-й уровень: стандарты;
  • 3-й уровень: руководства и положения;
  • 4-й уровень: инструкции;
  • 5-й уровень: спецификации, стандартные операционные процедуры.

Связи между элементами отображаются на Портале в виде сплошных линий.


Структура связи между документами различных уровней

 


Главный экран Портала

 


Пример просмотра открытого документа на Портале
 

 


Окно поиска и фильтрации документов

Сроки разработки и внедрения

Полная реализация проекта заняла 9 месяцев:

  • дата старта — 22.06.2020;
  • дата окончания — 02.04.2021.

Результаты проекта

  1. Автоматизирована работа с процедурно-нормативной документацией и приказами для ввода в действие ПНД в компании. Всего в систему перенесено из предыдущей системы и создано около 900 ПНД.
  2. Значительно уменьшилось время на поиск необходимых документов. Они хранятся централизованно в единой системе и отображаются на портале в удобном для пользователя виде. Общее время сотрудников на выполнение задач сократилось на 75%.
  3. Повысился уровень исполнительской дисциплины сотрудников за счет автоматизации уведомлений пользователям по срокам работ.
  4. Подключены уведомления о сроках пересмотра документов. За 3 месяца до начала периода пересмотра документации приходит оповещение ответственным лицам.
  5. Появилась возможность фильтрации документов по всем реквизитам, заполняемым в карточке.
  6. Разработан корпоративный глоссарий терминов и аббревиатур.

 

Результаты для устойчивого развития

Проект позволяет повысить доверие акционеров и сотрудников, что содействует устойчивому развитию компании и общим принципам СПД:

Environment. С внедрением электронной ПНД снизились расходы на бумагу на 80%.

Social. У работников снизилось количество рутинных операций, высвободилось время на аналитические и управленческие задачи.

Governance. Цифровизация повысила прозрачность внутренних процессов. Удобство доступа к ПНД способствует ознакомлению и соблюдению нормативной документации.

 

«Объем ПНД составлял более 1000 документов (не считая приказов на ввод в действие ПНД). Было важно централизованно хранить и обрабатывать документацию в единой системе. Поиск информации занимал много времени, а средства просмотра документов в реестре Directum RX были не достаточно удобными. Именно разработанное портальное решение стало удобным для просмотра, поиска и фильтрации ПНД».

Команда проекта

Со стороны заказчика:

  • Руководитель проекта — Пинигина Ирина
  • Администратор проекта — Линькова Наталья
  • Рабочая группа — Пальчик Константин, Мусин Тимур, Дементьев Алексей, Жданов Николай

Со стороны исполнителя:

  • Руководитель проекта — Демидов Александр
  • Куратор проекта — Акимова Валерия
  • Аналитики — Камелин Дмитрий, Ружечко Антон, Саттарова Наиля
  • Рецензент-консультант — Иванова Алина
  • Аккаунт — Ахметшина Виктория
  • Разработчики прикладной части — Гайнуллин Ринат, Логинов Павел, Плотников Денис, Волошин Александр
  • Разработчики портала — Савкина Майя, Кухтин Олег, Пасечник Владислав, Муратиди Федор;

Комментарии (1)

Татьяна Локтионова

Ирина Пинигина проделала потрясающую работу по внедрению проекта автоматизации документооборота. 

Я, как инженер поддержки, являюсь свидетелем колоссальной работы, которая была проделана Ириной для реализации проекта.

Благодаря ее исключительному терпению, аккуратности и вниманию к деталям проект стал таким успешным.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.