Цифровизация проверки контрагентов

О компании

Группа компаний Петропавловск (Petropavlovsk PLC) – один из лидеров золотодобывающей отрасли России, по объему золотодобычи входит в топ-5 отечественных компаний. ГК Петропавловск имеет широкое географическое распределение с активами, добывающими и перерабатывающими золото в Благовещенске, и управляющей компанией в Москве. В компании трудятся более 9000 человек, из них около 1500 – офисные сотрудники.

Подход к устойчивому развитию

Устойчивое развитие является ключевым направлением деятельности Группы с момента ее создания.
«Петропавловск» стремится действовать в интересах всех вовлеченных и заинтересованных сторон, включая акционеров, сотрудников, местных жителей, и достигает эту цель, ведя свою деятельность эффективно, ответственно, устойчиво и прозрачно. Мы стремимся к тому, чтобы обеспечить честный доход нашим акционерам. Мы стремимся обеспечить безопасную рабочую среду и справедливое вознаграждение нашим сотрудникам. 

Цели и задачи проекта

Задачами реализации централизованной процедуры проверки благонадежности контрагентов на платформе Directum являлись:

1. Снижение рисков заключения договоров с контрагентами, не соответствующими требованиями компании.

2. Своевременное и полное исполнение обязательств контрагентами по обеспечению предприятий ТМЦ и услугами.

Главная цель проекта – добиться состояния, когда договоры заключаются только с проверенными контрагентами, соответствующими внутренним требованиям экономической безопасности.

Бизнес-процессы, охваченные проектом

Управление досье контрагентов

В рамках этого процесса была актуализированы данные и документы по контрагентам. Создана единая база, в которой хранится информация о контрагентах.

Досье состоит из нескольких элементов:

• карточка контрагента с актуальными сведениями;
• сведения о контрагенте: устав, отчет о прибыли и убытках, баланс, доверенности;
• история договорных отношений;
• история проверок контрагента.

Проверка контрагентов на соответствие требованиями службы экономической безопасности

Реализовали процедуру создания заявки на проверку контрагента и срока действия этой проверки. По окончанию срока действия документ проверки аннулируется, и контрагент блокируется для заключения договоров до тех пор, пока проверка не будет актуализирована.

Процедура выглядит следующим образом. Пользователь создает в системе договорной документ, выбирает контрагента. Если у последнего отсутствует актуальный документ подтверждения благонадежности, Directum информирует пользователя о том, что контрагент не проверен и предлагает перейти по ссылке и сформировать заявку на проверку. Как только он будет проверен, система допустит его для добавления в карточку договорного документа.

Мониторинг состояния ключевых поставщиков

Помимо собственной службы экономической безопасности в ГК Петропавловск используют внешние сервисы проверки состояния ключевых контрагентов. В случае существенных изменений по данным контрагентам (судебные дела, банкротства и т.д.) внешние системы формируют уведомления, которые автоматически поступают в Directum, распознаются службой ввода сообщений и формируют запись в досье контрагента. Автоматически создается задача на внеплановую ручную проверку контрагента службой экономической безопасности.

Обеспечение производства ТМЦ и услугами

Проверка контрагентов позволила в целом сократить сроки согласования договоров. Раньше нужно было в обязательном порядке пройти этап согласования в службе экономической безопасности. Сейчас, если контрагент единожды проверен в системе и по нему есть действующий документ проверки, то для заключения договора с ним повторная проверка службой экономической безопасности не требуется.

Используемые решения

Помимо стандартного модуля «Управление договорами» также используется «Служба ввода документов» для распознавания уведомлений от внешнего сервиса проверок. Сами процедуры проверок досье контрагента и автоматизация контроля наличия документов проверки по контрагенту – доработки, выполненные командой «Алиал Групп».

Этапы проекта

Реализация проекта заняла 4 месяца, с августа по ноябрь 2021 г. Изменения коснулись в первую очередь сотрудников, ответственных за закупку ТМЦ и услуг, это сотрудники централизованной службы ДМТС и МТО на рудниках.

Этап 1. Реализован контроль проверки экономической безопасности для договорных документов на сумму более 500 000 руб.:

• автоматический контроль проверки при создании договорного документа;
• формирование досье контрагента, актуализация документов о контрагенте;
• проверка контрагента на соответствие требованиям экономической безопасности.

Этап 2. Создана возможность внеплановых ручных проверок на основании сообщений внешнего сервиса проверок контрагентов. Дело в том, что внешние сервисы автоматической проверки контрагентов не могут заменить суждения эксперта по экономической безопасности и не могут быть сигналом к автоматической остановке операций с контрагентом. В случае появления важной информации о контрагенте требуется ее ручной анализ соответствующим экспертом.

Этап 3. Реализована автоматическая проверка контрагентов по спискам: черные списки, списки аффилированных компаний.

Ключевое изменение заключается в том, что при создании договорного документа в Directum RX документ не уйдет на согласование до тех пор, пока контрагент не пройдет соответствующую проверку благонадежности.

Обучение пользователей

Так как это был первый опыт знакомства компании с ПО Directum RX, то сотрудникам пришлось не только менять подход к некоторым процедурам в рамках процесса обеспечения предприятий ТМЦ и услугами, но и изучать новый инструмент. За сентябрь-декабрь 2021 г. было проведено 34 учебных сессии для 219 пользователей.

Результаты

Была достигнута главная цель – договоры заключаются только с проверенным контрагентами. Также были актуализированы досье по ключевым контрагентам. Налажена процедура актуализации и проверки документов.

Цифровизация помогла минимизировать финансовые риски, связанные с заключением договоров с контрагентами, не соответствующим требованиям экономической безопасности.

Показатели эффективности

• Проверка контрагентов занимает не более одного рабочего дня и не оказывает существенного влияния на скорость заключения договоров.

• При заключении всех договоров осуществляется автоматический контроль и запрет на запуск согласования до завершения проверки контрагента на благонадежность.

• Исключены лишние процедуры проверки контрагентов на этапах, связанных с согласованием договорных документов. Контрагент проверяется один раз в заданный период, и после этого может использоваться для заключения договоров всеми сотрудниками до окончания срока проверки.

Планы по развитию

Сейчас можно выделить 3 ключевые цели (OKR) в плане развития платформы:

1. Все договоры согласуются в электронной форме только в системе Directum.

2. Сокращение видов печатных документов в компании за счет внедрения согласования внутренних документов (например, результатов утверждения поставщика для обеспечения закупки), служебных записок, заявок на подбор персонала, командировок и авансовых отчетов.

3. Снижение трудозатрат на обработку документов за счет интеграции Directum, 1С и Контур.Диадок.

Дополнительно

Видео-доклад о проекте в рамках вебинара (начало с 45:45) и презентация о проекте (pdf).

Состав команды проекта

Внутренняя команда проекта:

• Руководитель проекта – Александр Стрельников
• Консультант по продукту Directum RX
• Эксперт службы экономической безопасности

Внешняя команда подрядчика «Алиал Групп»:

• Аналитик Directum RX
• Разработчик Directum RX