Внедрение Единой СЭД в ООО «Биннофарм Групп» на базе Directum RX

О компании

Фармацевтическая компания «Биннофарм Групп» создана в 2020 году в результате объединения профильных активов АФК «Система». Компания объединяет производственные площадки, расположенные в разных регионах России: АО «Алиум» (ранее «Оболенское» в Серпуховском районе Московской области), АО «Биннофарм» (2 площадки: г. Зеленоград и г. Красногорск), ПАО «Синтез» (г. Курган), ЗАО «Биоком» (г. Ставрополь). Предприятия «Биннофарм Групп» производят препараты из более 200 фармакологических групп, в различных формах (от таблеток и капсул до мазей, гелей, суппозиториев, инфузионных растворов и др.). Компания обладает одним из самых больших портфелей препаратов среди российских производителей, включающего более 450 регистрационных удостоверений.

Цели и задачи

Объединение профильных фармацевтических активов АФК «Система» в компанию «Биннофарм Групп», по сути разных бизнес-моделей, привело к необходимости обновить систему внутреннего управления, сформировать единый бизнес-процесс для группы компаний и выбрать ИТ-решение, которое объединит все имеющиеся СЭД. Внедрение единой СЭД открыло для группы компаний новые функциональные возможности, например, финансовый архив и использование мобильных технологий. Внедрение единой СЭД в ООО «Биннофарм Групп» на базе Directum RX стало одним из самых крупных ИТ-проектов в компании.

Цель проекта - внедрение единой системы электронного документооборота (СЭД) для компании «Биннофарм Групп». Необходимо было обеспечить переход на единые бизнес-процессы и установить связь с учётными системами компании.

Ключевые задачи проекта:

1. GAP-анализ текущих процессов делопроизводства, договорного документооборота, архивирования, дополнительных бизнес-процессов;

2. Разработка детального технического задания по блокам по результатам GAP-анализа для дальнейшей реализации в системе;

3. Проектирование и внедрение системы на базе Directum RX;

4. Обеспечение интеграции с внутренними системами (в том числе, учётные системы SAP, 1С:ЗУП);

5. Полноценное обучение всех пользователей (по каждому блоку);

6. Тестирование пилотных процессов (силами функционального заказчика и ИТ-блока) перед промышленным запуском;

7. Промышленный запуск СЭД.

Почему выбран именно Directum, российское решение? Во-первых, мы провели масштабный бенчмаркинг по другим предприятиям, сравнивали с разными сферами, но преимущественно с компаниями, аналогичными по количеству сотрудников, количеству структурных подразделений. Словом, схожие с нами. Во-вторых, мы провели ряд встреч с производителями аналогичного софта, в рамках которых рассматривали функционал.

Выбор пал на систему Directum в силу того, что весьма большое число компаний в России с точки зрения управления СЭД внедряют именно это решение. В Directum есть мобильное приложение, которое позволяет работать с документами в любой точке, где есть Интернет. Не нужно находиться непосредственно у компьютера, чтобы быстро согласовать тот или иной документ.

Игорь Петров, директор по корпоративному управлению и трансформации бизнеса ООО «Биннофарм Групп»

Используемые решения и подходы

• Делопроизводство

• Договорной документооборот

• Заявки на закупку, лоты, выбор контрагента

• Финансовый архив

• Интеграция с Диадок

• Интеграция с ОШС (организационно-штатная структура) и реализация аутентификации через 1С:ЗУП

• Интеграция с SAP и 1С:УПП в части договоров и контрагентов

• Автоматизация маркетинговой деятельности

• Реализация Финансового архива по бумажным и электронным документам за счёт интеграции с 1С:УПП, службы ввода и Диадок. Разработаны новые виды документов и разделение бумажного и электронного пакетов в разрезе этих видов. Интеграция с 1С осуществлена за счёт штрих-кода.

• HR-процессы: реализовано планирование отпусков (массового и индивидуального) с учётом совместителей и многоуровневым согласованием (вышестоящим руководством). Модифицированы график отпусков и отчёт по актуальному состоянию отпусков для анализа запланированных и не запланированных отпусков. Реализована интеграция с 1С:ЗУП по передаче графика отпусков, приказа по подтверждению и переносу отпуска. Также реализован функционал по фиксации в 1С перенесённых дат отпуска.

Схема интеграции и взаимодействия систем

Эволюция проекта и результаты

Проект стартовал в феврале 2021 года с аудита имеющихся бизнес-процессов и формирования требований к будущему решению: возможности интерактивной аналитики, гибкой интеграции с другими системами.

• Февраль 2021 – Июнь 2021 сбор данных и их анализ, выбор решения Directum RX
• Июль 2021 – Март 2022 внедрение шаблона в головном офисе

В августе 2021 года были сформированы 6 рабочих групп во главе с ключевыми руководителями бизнес-подразделений:

1. ОРД, делопроизводство
2. Финансовый архив
3. Коммерческие договоры
4. Прочие договоры
5. HR (отпуска, командировки, ОШС)
6. Закупки

5 июля 2021 года началась реализация процессов делопроизводства, 27 октября 2021 года «Биннофарм Групп» приступила к запуску тестовой эксплуатации. Параллельно было запущено внедрение финансового архива на пилотной площадке – заводе «Синтез» в г. Курган. В декабре 2021 года был внедрен договорной блок.

В настоящий момент проектная команда активно работает над стартом блока «Закупки», с планом выхода в тестовую эксплуатацию в апреле 2022, с интеграцией системы SAP S/4. Разрабатывается отдельное решение, которое будет адаптировано ко всем необходимым требованиям, включая интеграцию с любой учётной системой через шину PO.

Изменения, связанные с внедрением единой СЭД, затронули в той или иной степени всех сотрудников головной компании. Было создано единое место хранения финансовых, кадровых и договорных документов, а также документов, связанных с закупочной деятельностью. Вместо нескольких разрозненных информационных систем ЭДО компания получила единое унифицированное решение, которым каждый день пользуются более 700 пользователей.

Трудности проекта и выученные уроки

Одной из самых сложных и значимых задач в проекте стал GAP-анализ текущих процессов документооборота, но именно он позволил обеспечить целевой переход на единые бизнес-процессы.

При миграции договоров, ДС и контрагентов из исторических систем, в особенности иностранных контрагентов, потребовалась гармонизация нормативно-справочной информации. Для корректного переноса этих объектов необходимо было внести дополнения в исторические системы, перепроверить все договоры и ДС на соответствие их новой унифицированной форме. Это была масштабная и трудоемкая задача.

Проект СЭД в «Биннофарм Групп» в цифрах

• 700 пользователей
• 15 топ-менеджеров, работающих в системе
• 5 ИТ-систем в едином контуре с Directum RX (1С:ЗУП, 1С:УПП, SAP, Диадок)
• 6507 контрагентов мигрировано
• 1855 карточек договоров мигрировано
• 9 месяцев внедрения
• Более 50 человек в проектной команде по 6 рабочим группам

Планы по развитию

«Биннофарм Групп» предстоит тиражировать Directum RX на другие активы, входящие в компанию, и внедрить новые модули: авансовые отчеты, служебные записки, командировки, должностные инструкции, поручения, маркетинговые материалы, документы качества и др. Это соответствует запросам бизнеса на использование единого ИТ-решения и автоматизацию процессов.

Глобальной целью остается создание и внедрение единого шаблона процессов уже на всём периметре группы компаний «Биннофарм Групп».

Также стоят амбициозные задачи по дальнейшей цифровизации с помощью Directum RX, среди них использование возможностей искусственного интеллекта и мобильного приложения.