Оптимизация процессов при работе «на 2 стула» в сложной холдинговой структуре

> 100

сотрудников

34

топ-менеджеров и руководителй структурных подразделений

13

бизнес-процессов оптимизировано

в 2 раза

упрощается работа с регламентами

на 90%

снижается вероятность пропуска заданий

Задачи и цели

В номинации участвуют прикладные разработки на базе Directum Development Studio и Directum RX версии 4.1 для адаптации и оптимизации процессов.

Решение реализовано на одном из поектов внедрения. Заказчик проекта - крупнейший в Татарстане холдинг, работающий в сфере нефтепромысловой химии. Продукция предприятия используется в России и СНГ.

Основной целью на проекте внедрения было перенести существующие процессы заказчика из Directum 5.х на Directum RX, а также оптимизировать их.

По результатам исследования мы с командой выделили для себя две основные задачи:

1. Оптимизировать работу с входящими заданиями в системе так, чтобы сотрудникам, совмещающим несколько должностей в двух и более организациях холдинга, было удобно работать в новой системе.

2. Учесть особенности организационной структуры заказчика и предусмотреть новые роли согласования, включающие в себя определенную логику.

 

Проектные решения

Оптимизация работы с входящими

Для реализации задачи командой было решено создать новую папку потока «Все входящие». Таким образом, мы реализовали автоматическое добавление всех заданий сотрудника в общую папку потока. Эта папка становится доступной, если пользователь замещает другого сотрудника. В папку попадают задания как самого пользователя, так и сотрудника, которого он замещает.

Для того, чтобы сотрудник, который работает одновременно в разных организациях, получал все свои задания в одну папку потока, Администратору системы необходимо:

1. Определить, в какой из организаций сотрудник занимает более высокую должность.

2. В справочнике Сотрудники, в полях Подразделение и Должность указать данные, соответствующие той организации, в которой должность сотрудника выше. Также указать соответствующую учетную запись в поле Учетная запись.

3. Для других записей в справочнике Сотрудники указать подразделения и должности, на которых он работает в других организациях. Поле Учетная запись оставить незаполненным.

4. Создать запись в справочнике Замещения. В поле Замещающий указать сотрудника с учетной записью, а в поле Сотрудник - сотрудника без учетной записи. Дату окончания замещения можно не заполнять. В описании рекомендуется указать: «Сотрудник одновременно работает в нескольких организациях».

Особенности реализации

1. Замещения не наследуются.

2. По умолчанию при создании всех типов документов в полях Ответственный/Подготовил автоматически подставляется значение сотрудника, под учетной записью которого выполнен вход в систему. Поэтому важно донести до сотрудников, которые работают одновременно в разных организациях, что необходимо корректно указывать в карточках документов организацию, от имени которой этот документ создается.

3. Стандартная папка потока Входящие всегда будет пустой, а в стандартной папке Замещения – папки потока у Замещаемого сотрудника будут дублировать папки потока Замещающего.

 

Адаптация под особенности организационной структуры и согласования

Для реализации были созданы дополнительные роли согласования. В проектные документы были введены следующие термины:

Уровень подразделения

Название

Расположение

0

Подразделение нулевого уровня

Поле «Подразделение» в документе

1

Подразделение первого уровня

Поле «Головное подразделение» в карточке Подразделения нулевого уровня

2

Подразделение второго уровня

Поле «Головное подразделение» в карточке Подразделения первого уровня

А далее было принято решение разработать новые роли согласования со следующей логикой:

Роль

Порядок вычисления

Примечание

1

Руководитель подразделения 1 уровня, указанного в документе

Исполнителем роли является Руководитель Подразделения первого уровня.

 

Если в карточке подразделения нулевого уровня отсутствует Головное подразделение, то этап пропускается, задание не формируется.

Если для подразделения первого уровня руководитель не указан, то этап пропускается, задание не формируется.

 

2

Руководитель подразделения 2 уровня, указанного в документе

Исполнителем роли является Руководитель Подразделения второго уровня.

 

Если в карточке подразделения первого уровня отсутствует Головное подразделение, то этап пропускается, задание не формируется.

Если для подразделения второго уровня руководитель не указан, то этап пропускается, задание не формируется.

Результат разработки выглядит следующим образом:

 

Результаты

1. Оптимизация процессов обработки входящих

  • у сотрудников всех уровней и всех подразделений в 2 раза сократилось время, которое раньше тратилось на поиск всех своих заданий, поступающих в рамках разных организаций;
  • сотрудник совершает привычные действия под одной учетной записью;
  • на 90% сократилась вероятность пропустить какое-либо задание.

2. Оптимизация согласования и адаптация под оргстуктуру:

  • система сама вычисляет руководителей разных уровней, а это значительно экономит время администратора системы при настройке правил согласования,
  • экономится время рядовых сотрудников, регламенты упрощаются;
  • автоматическое вычисление полностью исключает человеческий фактор;
  • достигнута прозрачность и понятность организационной структуры и иерархии должностей для рядового сотрудника.

На текущем проекте:

  • Охвачены более 100 сотрудников 4-х крупных организаций, 33 подразделения,
  • Оптимизированы 13 бизнес-процессов.
  • Автоматизировано все руководство заказчика – 4 генеральных директора, около 30 руководителей структурных подразделений.

 

Перспективы развития решения

Среди наших клиентов большую долю занимают именно холдинги, где распространено совмещение сотрудниками нескольких должностей - та самая «работа на 2 стула». Поэтому обозначенные решения могут иметь большой потенциал для тиражирования.

 

Итоги проекта для автора и команды

С Заказчиком мы ранее работали на внедрении Directum 5, поэтому у него сформировались четкие требования и ожидания, было понимание всех возможностей системы.

Команде МайТэк необходимо было быстро вникнуть и вовлечься в процессы Заказчика, оперативно фиксировать требования, указывать на различия двух систем и периодически отрабатывать возражения, касающиеся разных подходов в системах.

В результате мы наладили связи с клиентом, начали говорить с рабочей группой на одном языке, получили положительную обратную связь, сейчас занимаемся развитием системы.

Я безусловно получила большой опыт, который можно тиражировать в будущем.

Команда проекта

  • Юсупова Анастасия – руководитель проекта;
  • Нигматов Ришат – бизнес-аналитик;
  • Красильникова Карина – консультант;
  • Зянтереков Данила – разработчик.
Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.