Оптимизация процессов при работе «на 2 стула» в сложной холдинговой структуре

Задачи и цели

В номинации участвуют прикладные разработки на базе Directum Development Studio и Directum RX версии 4.1 для адаптации и оптимизации процессов.

Решение реализовано на одном из поектов внедрения. Заказчик проекта - крупнейший в Татарстане холдинг, работающий в сфере нефтепромысловой химии. Продукция предприятия используется в России и СНГ.

Основной целью на проекте внедрения было перенести существующие процессы заказчика из Directum 5.х на Directum RX, а также оптимизировать их.

По результатам исследования мы с командой выделили для себя две основные задачи:

1. Оптимизировать работу с входящими заданиями в системе так, чтобы сотрудникам, совмещающим несколько должностей в двух и более организациях холдинга, было удобно работать в новой системе.

2. Учесть особенности организационной структуры заказчика и предусмотреть новые роли согласования, включающие в себя определенную логику.

Проектные решения

Оптимизация работы с входящими

Для реализации задачи командой было решено создать новую папку потока «Все входящие». Таким образом, мы реализовали автоматическое добавление всех заданий сотрудника в общую папку потока. Эта папка становится доступной, если пользователь замещает другого сотрудника. В папку попадают задания как самого пользователя, так и сотрудника, которого он замещает.

Для того, чтобы сотрудник, который работает одновременно в разных организациях, получал все свои задания в одну папку потока, Администратору системы необходимо:

1. Определить, в какой из организаций сотрудник занимает более высокую должность.

2. В справочнике Сотрудники, в полях Подразделение и Должность указать данные, соответствующие той организации, в которой должность сотрудника выше. Также указать соответствующую учетную запись в поле Учетная запись.

3. Для других записей в справочнике Сотрудники указать подразделения и должности, на которых он работает в других организациях. Поле Учетная запись оставить незаполненным.

4. Создать запись в справочнике Замещения. В поле Замещающий указать сотрудника с учетной записью, а в поле Сотрудник - сотрудника без учетной записи. Дату окончания замещения можно не заполнять. В описании рекомендуется указать: «Сотрудник одновременно работает в нескольких организациях».

Особенности реализации

1. Замещения не наследуются.

2. По умолчанию при создании всех типов документов в полях Ответственный/Подготовил автоматически подставляется значение сотрудника, под учетной записью которого выполнен вход в систему. Поэтому важно донести до сотрудников, которые работают одновременно в разных организациях, что необходимо корректно указывать в карточках документов организацию, от имени которой этот документ создается.

3. Стандартная папка потока Входящие всегда будет пустой, а в стандартной папке Замещения – папки потока у Замещаемого сотрудника будут дублировать папки потока Замещающего.

Адаптация под особенности организационной структуры и согласования

Для реализации были созданы дополнительные роли согласования. В проектные документы были введены следующие термины:

А далее было принято решение разработать новые роли согласования со следующей логикой:

Результат разработки выглядит следующим образом:

Результаты

1. Оптимизация процессов обработки входящих

• у сотрудников всех уровней и всех подразделений в 2 раза сократилось время, которое раньше тратилось на поиск всех своих заданий, поступающих в рамках разных организаций;
• сотрудник совершает привычные действия под одной учетной записью;
• на 90% сократилась вероятность пропустить какое-либо задание.

2. Оптимизация согласования и адаптация под оргстуктуру:

• система сама вычисляет руководителей разных уровней, а это значительно экономит время администратора системы при настройке правил согласования,
• экономится время рядовых сотрудников, регламенты упрощаются;
• автоматическое вычисление полностью исключает человеческий фактор;
• достигнута прозрачность и понятность организационной структуры и иерархии должностей для рядового сотрудника.

На текущем проекте:

• Охвачены более 100 сотрудников 4-х крупных организаций, 33 подразделения,
• Оптимизированы 13 бизнес-процессов.
• Автоматизировано все руководство заказчика – 4 генеральных директора, около 30 руководителей структурных подразделений.

Перспективы развития решения

Среди наших клиентов большую долю занимают именно холдинги, где распространено совмещение сотрудниками нескольких должностей - та самая «работа на 2 стула». Поэтому обозначенные решения могут иметь большой потенциал для тиражирования.

Итоги проекта для автора и команды

С Заказчиком мы ранее работали на внедрении Directum 5, поэтому у него сформировались четкие требования и ожидания, было понимание всех возможностей системы.

Команде МайТэк необходимо было быстро вникнуть и вовлечься в процессы Заказчика, оперативно фиксировать требования, указывать на различия двух систем и периодически отрабатывать возражения, касающиеся разных подходов в системах.

В результате мы наладили связи с клиентом, начали говорить с рабочей группой на одном языке, получили положительную обратную связь, сейчас занимаемся развитием системы.

Я безусловно получила большой опыт, который можно тиражировать в будущем.

Команда проекта

• Юсупова Анастасия – руководитель проекта;
• Нигматов Ришат – бизнес-аналитик;
• Красильникова Карина – консультант;
• Зянтереков Данила – разработчик.