Автоматизированная работа с приказами в «Волна мобайл»

О компании

Оператор мобильной связи «Волна мобайл» (ООО «КТК ТЕЛЕКОМ») появился в 2014 году. Сегодня «Волна мобайл» предоставляет услуги голосовой связи и мобильной передачи данных в стандартах 2G, 3G, 4G на всей территории Республики Крым и Севастополя.

Задачи и цели

Целью проекта был перевод клиента на новую систему документооборота для обеспечения более комфортной и удобной работы пользователей, сокращение сроков подготовки документов, автоматизации рассылки задач, оптимизации трудозатрат на подготовку и ведение ОРД.

Описание решения

Доработки были выполнены для Directum RX v3.4.

Формирование приказа

Для удобной работы с приказами требовался однократный ввода распорядительной части приказа с данными об исполнителях и сроках без повторного ввода аналогичных данных в задачах на исполнение и ознакомление и автоматическая рассылка этих задач после подписания приказа.

Было принято решение заносить всю необходимую информацию в карточку приказа и на основании этой информации полностью заполнять шаблон документа без необходимости корректировки и формировать задачи на исполнение поручений и ознакомление с приказом.

Для этого была сильно модифицирована карточка приказа: были добавлены новые поля для указания цели, ответственного за контроль, бессрочных задач и таблицы для распорядительной части приказа и списка ознакомления. В таблице распорядительной части каждая строка соответствует одному пункту приказа.

На основании этой информации нет необходимости корректировать или дополнять содержимое документа при формировании версии документа из шаблона.

Распорядительная часть приказа формируется в нужном заказчику формате из полей карточки и таблиц и записывается в скрытое поле, которое указывается в настройках шаблона.

Ознакомление и исполнение

Специально написанный фоновый процесс отбирает документы в статусе «Подписан» и выполняет по ним создание и рассылку задач на исполнение и/или ознакомление.

Исполнение по всем пунктам приказа осуществляется в рамках одной главной задачи, сформированной по новому типу задачи на основе стандартного регламента исполнения составных поручений:

• в карточку поручения с равноправными исполнителями для удобства добавлена таблица исполнителей аналогично карточке приказа;
• все поля заполняются на основании карточки приказа
• по каждому пункту приказа формируется подзадача на исполнение простого поручения, где Исполнитель – ответственный исполнитель, а соисполнители – исполнителя пункта приказа.

Особенности реализации

При реализации функционала возникло несколько сложностей, связанных с трудностями разработки и удобством работы пользователей.

Несколько исполнителей. По одному пункту приказа может быть указано несколько исполнителей, при этом ответственный исполнитель есть всегда. Поэтому по сути каждая строка таблицы распорядительной части приказа сама представляет из себя таблицу. По этой причине при выборе исполнителей нет возможности указать или изменить сотрудников прямо в поле. Проблему решили созданием отдельных действий для этих целей над табличной частью, по которым открывается список сотрудников с возможностью множественного выбора.

Удобная работа с большим текстом приказа. При относительно большом количестве текста в пункте приказа в таблице не виден текст целиком. Для редактирования текста по пунктам приходится использовать полосы прокрутки. Для удобства было создано действие «Развернуть», по которому открывается отдельное окно с данными по строке таблице с возможностью редактирования. Пример работы с пунктом теста приказа из предыдущего скриншота.

Дополнительно

Что сделано, но не вошло в текущую заявку:

• реализована интеграция с 1С:ERP (контрагенты, финансовые справочники, договоры);
• модифицированы некоторые этапы согласования: добавлены новые действия на форму задания, реализован функционал по снижению прав на согласуемый документ (напомню что на тот момент клиент использовал версию 3.4);
• созданы новые типы карточек, справочники и вычисляемая роль;
• доработана карточка Договора и Доп.соглашения: новое действие по выгрузке в 1С:ERP, новые поля.

Результаты

Несмотря на сложности удалось реализовать все ожидания клиента. Упростился и ускорился процесс работы с приказами для делопроизводителя. Минимизировался риск несвоевременного исполнения приказа.

Проект длился с ноября 2020 по март 2021.

Отзыв заказчика

Внедрение системы совпал с пандемией COVID, что не могло не сказаться на самом проекте. Однако, мы и команда подрядчика  приложили максимум усилий для его реализации. За что команде наших партнеров лично я, как руководитель проекта, выражаю огромное спасибо.

На нашем предприятии было не просто внедрение новой системы с нуля, а переход с устаревшей версии документооборота Конфигурация: СЭД "Корпоративный документооборот" (5.0.2.5-170102). Устаревшая Конфигурация: СЭД "Корпоративный документооборот" (5.0.2.5-170102) требовала не просто внесения изменений, а фактически - полную замену на новое ПО. С заменой мы решили не только основные бизнес-задачи, но и ушли от СУБД MSQL, повысилась скорость работы электронного документооборота - а главное дистанционно стало работать намного проще.

Шаповалов Денис, ведущий бизнес-аналитик ООО "КТК Телеком"

Команда проекта

• Шаповалов Денис – ведущий бизнес-аналитик, РПЗ
• Придыбайло Анатолий – РПИ
• Мамаева Евгения – консультант
• Альховцев Александр – ведущий разработчик
• Беланов Анатолий – разработчик