Контроль за расходованием бюджетных средств в АНО «Моспром»

О компании

Автономная некоммерческая организация «Центр поддержки экспорта, промышленности и инвестиционной деятельности «Моспром» (АНО «Моспром»), ранее - Автономная некоммерческая организация центр содействия развитию конгрессно-выставочной деятельности, промышленности и инвестиций «Технопорт».

Центр «Моспром» был создан Департаментом инвестиционной и промышленной политики Москвы и занимается поддержкой столичного промышленного экспорта и экспорта продукции АПК. Центр играет лидирующую роль в развитии внешнеэкономической деятельности Москвы. Специалисты оказывают поддержку московским производителям и зарубежным покупателям, помогая выстраивать устойчивые кооперационные и торговые отношения.

Основное направление деятельности организации – организация выставок и конференций, информационная поддержка, реализация и продвижение проектов в области инвестиционной и промышленной политики города Москвы и осуществление иной деятельности, направленной на продвижение и популяризацию инвестиционной и промышленной деятельности в городе Москве.

Цели проекта

Перед организацией встала задача автоматизации учета расхода бюджетных средств и создания четкого инструмента контроля за перерасходом средств.

Так как заказчик – некоммерческая организация, все расходы осуществляются через договорную деятельность, заключаются рамочные и типовые договоры. Расходы субсидируются из бюджета, средства предоставляются в разрезе кодов бюджетной классификации (КБК), далее – субсидий.

Приходилось вручную собирать информацию по заключенным сделкам, причем часть договоров уже велась в системе Directum RX, а часть (рамочные договоры и заявки по ним) – согласовывалась и хранилась исключительно на бумаге, что затрудняло учет. При таком подходе возникали ситуации, когда заключение нового контракта приводило к превышению запланированных расходов, что влекло за собой перерасчет плановых расходов.

Задачи проекта

В начале 2021 года в АНО «Моспром» силами ООО «Кредо-С» было проведено внедрение системы Directum RX – на тот момент автоматизировали процессы работы с договорами. Тогда же для ведения договоров в привязке к конкретным проводимым мероприятиям (выставкам, конференциям и т.д) было решено использовать модуль Проекты.

Расчет бюджета на мероприятия осуществлялся в Excel в следующем порядке:

1. планирование – распределения средств субсидии по структуре расходов (статьям);
2. учет расходов - всех заключенных договоров.

Ответственный за контроль расходования бюджетных средств вручную собирал информацию о каждой заключаемой сделке, относил расход к определенной статье, субсидии, КБК и т.д. в разрезе ранее запланированной структуры расходов.

Стояла задача автоматизации именно учета расходов по всем контрактам, т.к. в системе не велись рамочные договоры и заявки к ним. Типовые договоры хоть и были привязаны к проектам, но контроль расходования средств по ним осуществлялся вручную.

Проектные решения

При реализации проекта был разработан модуль Бюджетирование, содержащий Справочники КБК, Субсидии, Блоки и Подстатьи. Модифицирован модуль Проекты – теперь под каждое мероприятие можно указать источник средств, проследить остатки.

Проведены модификации модуля Договоры, которые позволили вести в системе рамочные договоры, а в общем расходе учитывать заявки по рамочным договорам. При заведении сделки и в процессе согласования в специальной вкладке Бюджет указывается источник финансирования.

Введен ряд ограничений для участников договорной работы – запрещено заводить новые расходные договоры и заявки рамочных договоров при превышении планируемых расходов на мероприятие и/или общей суммы субсидии.

Для удобства контроля расхода средств и отслеживания необходимости их перераспределения создан отчет по контролю остатков со ссылками на договорные документы, участвующие в расчетах.

История проекта

Реализация шла итерационно, параллельно с другими задачами клиента, прикладная разработка текущего решения длилась с декабря по март (4 мес.)

При старте проекта по итогам очной встречи с заказчиком была произведена фиксация требований. В ходе проектирования команда ООО «Кредо-С», учитывая все нюансы и параллельные дополнительные задачи клиента, определила подход к внедрению – сначала создавались новые справочники и модифицировались проекты, далее реализовалась логика расчетов остатков, следующим этапом - ведение дополнительных договорных документов (заявок рамочных договоров) и включения их в общую логику.

Это позволило к моменту, когда вступили в действия изменения требований по учету средств, а именно к новом году, обеспечить в организации ведение мероприятий с учетом новых требований, уже в разрезах КБК и субсидий, а также избежать сложностей с отнесением ранее заведенных контрактов в новой концепции ведения мероприятий.

Результаты

• В результате внедрения полностью автоматизирован контроль за расходованием бюджетных средств, накладываемые ограничения при превышении плановых расходов минимизировали риск перерасхода средств.
• В цифровой вид переведен процесс ведения и согласования рамочных договоров и заявок к ним.
• По каждому заводимому в системе договорному документу прозрачен источник финансирования.

Отслеживание фактических расходов раньше могло занимать несколько часов - теперь занимает несколько минут – без необходимости искать по системе DirectumRX и среди бумажных документов по какой сделке потрачены средства.

Статистика использования решения на текущий момент:

• Более 100 договоров распределены по структуре расходов.
• По более чем 140 мероприятиям автоматизирован контроль расхода бюджетных средств.
• На 80% сократились трудозатраты на отслеживание фактических расходов.

Планы по развитию

На 2022 год запланировано продолжение модификаций – требуется обработка особенностей ведения валютных договоров, встраивание их в общую логику учета расходов. Кроме того, планируется расширение функциональности контроля сроков оказания услуг и сроков предоставления закрывающих документов.

В связи с изменением в структуре организации клиента и присоединении новых функций, в планах на этот год дальнейшее сотрудничество и модификации системы DirectumRX.

Команда проекта

Благодаря поддержке технического директора Смирнова Константина на стороне АНО «Моспром» было обеспечено своевременное согласование решений, последовательное внедрение и тестирование модификаций. 

Команда «Кредо-С»:

• Новикова Наталья (руководство проектом, аналитик)
• Сергей Белов (аналитик)
• Гаврилов Сергей (разработчик).