С Directum 5 — на Directum RX. Русское поле успешных экспериментов

О компании

Агрохолдинг «Русское поле» – один из ведущих производителей сельскохозяйственной продукции на территории европейской части России. В состав агрохолдинга входят предприятия по производству зерновых культур и комбикормов, столового и перепелиного яйца, племенная и молочная ферма, птицефабрики по выращиванию и переработке птицы, собственная фирменная сеть магазинов «Павловская курочка». Управляющая компания курирует работу более 40 управляемых компаний.

Агрохолдинг «Русское поле» вошел в рейтинг 50 BEST TASTES OF RUSSIA – список лучших производителей продуктов питания России в 2021 году. Компания заняла 24 строчку рейтинга, при этом стала единственным производителем из Приволжского федерального округа.

Продукция пользуется популярностью во многих регионах России и на зарубежном рынке, поэтому качественная работа с договорами - важный бизнес-процесс компании. 

Предыстория проекта

Управляющая компания ГК "Русское поле" перешла на работу с договорами в электронном виде в системе Directum еще в 2016 году. Заказчиком первого внедрения стал директор правового департамента.

Было реализовано согласование договоров в управляющей компании и одной из управляемых компаний «Павлово». Внедрение вели самостоятельно под кураторством РП от Directum. Самостоятельно разработали типовые маршруты, обучили пользователей и настроили систему. Постепенно тиражировали систему на другие управляемые компании.

Переход на Directum RX

К 2019-му году с момента начала использования Directum в системе накопилось уже более 20 тыс., было создано более 5700 задач по типовым маршрутам.

В этот момент компания Directum вывела на рынок новое поколение системы и предложила оценить Directum RX. Специалисты ИТ-подразделения ознакомились с возможностями RX, обучились на администраторов и оценили более простой интерфейс. Так как компания всегда за использование передовых разработок, ценит более простой интерфейс, то именно это и плюс предложения по участию в пилотном проекте стали ключевым фактором перехода на новое поколение Directum RX.

Компания одной из первых перешла на Directum RX еще версии в июне 2019 года.

Конечно, переход потребовал усилий, периода тестирования и исправления ошибок, большего чем при переходе на версию в рамках одного поколения. Но по прошествии уже трех лет, мы можем сказать, что сделали правильный выбор. Так как уже используем современное поколение интеллектуальной системы со всеми преимуществами и возможностями роста и перехода на импортонезависимое ПО.

Ход проекта

План работ по переходу в общем виде

1. Подготовительные работы
2. Проектирование
3. Модификации
4. Тестовая миграция
5. Исправление ошибок
6. Миграция орг. структуры
7. Настройка регламентов
8. Продуктивная миграция

С помощью специалистов Directum составили таблицу соответствия старых типов документов и типов карточек и типов документов в Directum RX и видов связи с основным документом.

Основная масса документов были следующих типов:

• Договорные документы (договор, дополнительное соглашение, приложение к договору, протокол тендерного комитета)
• Документы контрагентов (учредительные документы, коммерческое предложение, отчетность бухгалтерская и т.д.)
• Прочие документы (техническая документация, анкета, заказ к договору, калькуляция, прайс-лист, отчеты)

Проанализировали схему согласования договоров и разработали регламенты под них. Внедрение нового поколения потребовала свежим взглядом посмотреть на регламенты. Это еще один плюс перехода на новую систему - есть возможность сразу провести и оптимизацию процессов.

Как и на первом проекте, плотная работа со специалистами Directum, которые проводили миграцию, позволила добиться успеха. Наша ИТ-служба как всегда активно участвовала в проекте и самостоятельно выполнила часть работ по плану:

• установку DirectumRX и дополнительного ПО для конвертации;
• обучение пользователей новой системе DirectumRX;
• тестирование результатов конвертации;
• разработку регламентов.

Тестовых миграций делали несколько, исправляя ошибки и раз за разом улучшали утилиту переноса данных. Финальную миграцию решили делать в майские праздники. Так чтобы был запас времени, а пользователи, вернувшись после праздников, начали работать по-новому. Естественно, пользователей перед этим обучили и подготовили.

Таким образом, первое установочное совещание было проведено 28.03.2019, а уже 13.05.2019 система Directum RX была передана в опытно-промышленную эксплуатацию. Процесс конвертации занял менее двух месяцев.

Развитие проекта и текущие результаты

Важно то, что мы не только первыми перешли на новую версию, но и постоянно обновляемся, буквально недавно перешли на Directum RX 4.1.

Разработали свои инструкции и видео-инструкции. Новые сотрудники обучаются по видео, есть система поддержки новых сотрудников.

В пандемию сотрудники работали с системой через удаленный доступ. Руководители активно используют мобильное приложение Jazz.

Использование Directum RX мы постепенно расширяем. Сейчас система используется не только для договоров, но и для согласования служебных записок различного назначения:

• командировки
• кадровое делопроизводство (премии, матпомощь и т.д)
• акционные цены и маркетинговые мероприятия
• доступ к ИТ-системам
• и т.д.

Разработали дополнительный регламент согласования контрагента:

• ответственный за занесение данных контрагента создает карточку и отправляет в системе по регламенту досье на проверку службой безопасности;
• у пользователей при создании договора на уровне системы стоит запрет использования непроверенного контрагента.

Уникальность проекта

Проект может быть примерно для других компаний и важен для сообщества Directum, так как имеет такие особенности:

• первая миграция с Directum на Directum RX;
• пример кейса с переходом на новое поколение системы и одновременной оптимизацией процессов;
• высокий уровень вовлеченности команды проекта и готовность к изменениям.

Показатели

• 330 активных пользователей зарегистрировано на сегодня в системе;
• 70 пользователей с лицензиями Directum Jazz;

Планы на перспективу

• Организация сквозного процесса от занесения и согласования контрагента до выгрузки в учетной системе через интеграцию с 1С.
• Сквозной процесс согласования и подписания договора в электронном виде и передача через сервисы ЭДО.
• Интеграция с различными сервисами ЭДО (Контур, СБИС и т.д.).
• Обработка входящих и ОРД

Сейчас мы изучаем возможности Directum RX на базе импортонезависимой СУБД и платформе. Directum RX дает такою возможность перехода, в том числе для нас важно, что по офисным приложениям есть возможность миграции на российские продукты или СПО без замены СЭД и привычных бизнес-процессов.

Я сторонник использования самых актуальных версий ПО, поэтому считаю переход на Directum RX однозначно положительным событием. И последующее регулярное обновление находится в той же парадигме.

Важно, что мы не только «флаг подняли» по переходу на Directum RX, а еще и успешно работаем продолжительное время на новой платформе.