Развитие ЭДО с автоматизацией процесса передачи дел при кадровых изменениях

4 500

пользователей

> 50 000

документов создающихся в системе в месяц

> 160000

задач, создаваемых в месяц (на текущий момент, с учетом выполненного проекта)

11 месяцев

на внедрение

Следующий проект

Общие сведения

В 2021 году в рамках работ по развитию функциональности СЭД на одном из российских предприятий нефтегазовой отрасли реализовывался проект внедрения Directum RX.

Основными целями развития СЭД в 2021 году, являлись уменьшение количества бумажного документооборота, повышение эффективности работы подразделений работающих с документами, совершенствование механизма контроля исполнительской дисциплины, а также создание основы СЭД на базе Directum RX, обеспечивающей перевод на ЮЗДО и долговременное хранение документов в будущем.

При реализации проекта все задачи решались с учетом следующих фундаментальных принципов:

  • Обеспечение реализации всего жизненного цикла документов, в том числе за счет дальнейшего развития системы, начиная с формирования документа в системе и заканчивая передачей документа на архивное хранение с последующим уничтожением;
  • Все необходимые справочники находятся под управлением владельцев процессов, разработаны соответствующие регламенты по их актуализации.

Соблюдением данных принципов, предполагалось обеспечить контролируемое развитие и эксплуатацию системы в течение длительного периода времени.

Для достижения целей развития СЭД в 2021 году были внедрены следующие модули системы Directum RX:

  • Делопроизводство;
  • Совещания;
  • Управление документами проектов;
  • Управление договорами.

Также была осуществлена интеграция с локальными системами организации и рядом внешних систем.

 

Методологические решения

В организации произведена и закреплена в Directum RX классификация документов:

  • в рамках делопроизводства - документов организации по видам документов, с соответствующими сроками хранения.
  • по договорному блоку - договорных документов организации по срокам хранения в зависимости от категорий, включая договорные документы переданные из исторических и интегрируемых с Directum RX систем.
  • по управлению документами проектов - проектных документов по видам документов, по проектам, типам проектов, а также этапам проектов и видам работ.

Спроектирован и реализован удобный механизм гибкого поиска проектных документов по различным критериям на основе реестра документов с настраиваемыми фильтрами.

Технические решения

Отказоустойчивость. Для обеспечения бесперебойной работы СЭД 24/7 был организован отказоустойчивый кластер, содержащий 4 сервера приложений Directum RX. Сервисы, необходимые для работы модулей и решений СЭД, также имели дублирующие сервера. Большинство дублирующих серверов работало в режиме балансировки нагрузки. Была реализована защита от split-brain.

Синхронизация справочников. В рамках работ по организации интеграции со сторонними системами, а также решая задачу по периодической актуализации справочников Directum RX, были реализованы интеграционные сценарии и утилиты, обеспечивающие синхронизацию следующих справочников Directum RX со сторонними системами и классификаторами:

  • Подразделения;
  • Должности;
  • Сотрудники;
  • Персоны;
  • Контрагенты;
  • Банки;
  • Регионы (для регионов РФ);
  • Населенные пункты (для населенных пунктов РФ).

Синхронизация организационной структуры и выдачи прав. Точкой входа изменений организационной структуры, штатного расписания и кадрового состава организации являлись внешние системы. С учетом большого количества сотрудников, ручное администрирование таких справочников как: Подразделения, Должности, Сотрудники, не представлялось возможным.

Это и привело к необходимости реализации интеграционных сценариев с соответствующими системами. Однако, при этом стояла задача не только отразить те или иные структурные и кадровые изменения в Directum RX, но и обеспечить автоматизированную выдачу прав на документы и передачу задач между сотрудниками. Для решения последних задач был разработан и реализован в системе «механизм передачи дел».

 

Механизм передачи дел плотно взаимодействует с фоновым процессом интеграции. Исходные данные для работы механизма на стороне Directum RX формируются в рамках работы фонового процесса.

На текущий момент механизм передачи дел отрабатывает такие кадровые события как:

  • Прием нового сотрудника;
  • Увольнение сотрудника;
  • Прием после увольнения;
  • Перемещение сотрудника.

Directum RX на своей стороне определяет, к какому кейсу относится кадровое событие и, в зависимости от этого, запускает одну или несколько процедур описанных ниже, с формированием новой действующей записи справочника Сотрудники, при этом у «старой» записи статус меняется на «Закрытая».

Схемы процессов: Прием нового сотрудника и Увольнение сотрудника (соответственно)

                  

Прием после увольнения


Перемещение сотрудника внутри организации

 

Процедуры механизма передачи дел

Процедура передача \ выдача прав

Для обеспечения передачи прав со «старой» либо «старых» записей сотрудников, проверяется наличие действующего системного замещения на «новую» запись сотрудника с каждой «старой» записью сотрудника в Directum RX, удовлетворяющей определенным условиям (анализируются подразделения старого нового сотрудника и положение сотрудника в иерархии организационной структуры). При отсутствии замещения создается системное замещение со «старой» записи на действующую «новую».

Процедура передачи заданий \ поручений, формирования заданий на выполнение ранее не выполненных заданий

В случае, если в результате кадрового события Сотрудник остается в том же подразделении и его уровень в иерархии не изменяется или становится выше, реализуется следующий сценарий.

Создается обычное замещение со «старой» либо «старых» (если таковых несколько) записей на «новую», при условии, что на них «висят» незавершенные задания. Замещения формируются одновременно с отправкой задачи на «новую» запись сотрудника с темой «Выполните старые задания» (для обеспечения завершения выполнения заданий, в том числе по регламентам и в том числе поручений, полученных на «старую» либо «старые» записи сотрудников). При выполнении данного задания, дата завершения замещения становится текущей и на следующий день действие замещения прекращается, замещение перестает отображаться в списке замещений сотрудника.

В случае, если в результате кадрового события Сотрудник перешел в другое подразделение либо \ и его уровень в иерархии стал ниже, либо сотрудник уволился, реализуется следующий сценарий:

Формируется задание на руководителя сотрудника с вложением незавершенных заданий «старой» записи сотрудника. Простые задачи и поручения при этом руководителем прекращаются и стартуются заново, при этом руководитель указывает нового исполнителя по задачам. Задания по регламентам руководитель переадресовывает по кнопке «Переадресовать» на нового исполнителя.

Процедура включения в роли

Система осуществляет поиск «старых» записей сотрудника в справочнике Роли. В случае обнаружения, в роль добавляется «новая» запись, «старая» удаляется.

Процедура переноса учетных записей

Учетная запись со «старой» записи сотрудника перепривязывается к «новой» записи.

Процедура актуализации списков сотрудников для рассылки документов

Система осуществляет поиск «старых» записей сотрудников в списках сотрудников (модуль Делопроизводство»), в случае нахождения «старая» запись в списке меняется на «новую».

В случае, если в результате кадровых событий, изменилось подразделение сотрудника либо сотрудник уволился, то при нахождения «старой» записи сотрудника, автору данного списка направляется задание с вложением ссылки на список для актуализации. Если запись автора списка Закрытая (автор уволился и т.п.) задание направляется администраторам Directum RX.

 

 

Результаты проекта

Результатами реализации проекта являются:

  • Организация документооборота на современной системе с учетом потребностей импортозамещения и потребностей отказоустойчивости;
  • Фундамент для дальнейшего развития документооборота и его цифровизации;
  • Ревизия, актуализация и автоматизация внутренних процессов рассмотрения, согласования и работы с документами;
  • Реализация максимально автоматизированного администрирования системы.

 

Пока комментариев нет.
Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.