Общие сведения

В 2021 году в рамках работ по развитию функциональности СЭД на одном из российских предприятий нефтегазовой отрасли реализовывался проект внедрения Directum RX.

Основными целями развития СЭД в 2021 году, являлись уменьшение количества бумажного документооборота, повышение эффективности работы подразделений работающих с документами, совершенствование механизма контроля исполнительской дисциплины, а также создание основы СЭД на базе Directum RX, обеспечивающей перевод на ЮЗДО и долговременное хранение документов в будущем.

При реализации проекта все задачи решались с учетом следующих фундаментальных принципов:

• Обеспечение реализации всего жизненного цикла документов, в том числе за счет дальнейшего развития системы, начиная с формирования документа в системе и заканчивая передачей документа на архивное хранение с последующим уничтожением;
• Все необходимые справочники находятся под управлением владельцев процессов, разработаны соответствующие регламенты по их актуализации.

Соблюдением данных принципов, предполагалось обеспечить контролируемое развитие и эксплуатацию системы в течение длительного периода времени.

Для достижения целей развития СЭД в 2021 году были внедрены следующие модули системы Directum RX:

• Делопроизводство;
• Совещания;
• Управление документами проектов;
• Управление договорами.

Также была осуществлена интеграция с локальными системами организации и рядом внешних систем.

Методологические решения

В организации произведена и закреплена в Directum RX классификация документов:

• в рамках делопроизводства - документов организации по видам документов, с соответствующими сроками хранения.
• по договорному блоку - договорных документов организации по срокам хранения в зависимости от категорий, включая договорные документы переданные из исторических и интегрируемых с Directum RX систем.
• по управлению документами проектов - проектных документов по видам документов, по проектам, типам проектов, а также этапам проектов и видам работ.

Спроектирован и реализован удобный механизм гибкого поиска проектных документов по различным критериям на основе реестра документов с настраиваемыми фильтрами.

Технические решения

Отказоустойчивость. Для обеспечения бесперебойной работы СЭД 24/7 был организован отказоустойчивый кластер, содержащий 4 сервера приложений Directum RX. Сервисы, необходимые для работы модулей и решений СЭД, также имели дублирующие сервера. Большинство дублирующих серверов работало в режиме балансировки нагрузки. Была реализована защита от split-brain.

Синхронизация справочников. В рамках работ по организации интеграции со сторонними системами, а также решая задачу по периодической актуализации справочников Directum RX, были реализованы интеграционные сценарии и утилиты, обеспечивающие синхронизацию следующих справочников Directum RX со сторонними системами и классификаторами:

• Подразделения;
• Должности;
• Сотрудники;
• Персоны;
• Контрагенты;
• Банки;
• Регионы (для регионов РФ);
• Населенные пункты (для населенных пунктов РФ).

Синхронизация организационной структуры и выдачи прав. Точкой входа изменений организационной структуры, штатного расписания и кадрового состава организации являлись внешние системы. С учетом большого количества сотрудников, ручное администрирование таких справочников как: Подразделения, Должности, Сотрудники, не представлялось возможным.

Это и привело к необходимости реализации интеграционных сценариев с соответствующими системами. Однако, при этом стояла задача не только отразить те или иные структурные и кадровые изменения в Directum RX, но и обеспечить автоматизированную выдачу прав на документы и передачу задач между сотрудниками. Для решения последних задач был разработан и реализован в системе «механизм передачи дел».

Механизм передачи дел (Развернуть)

Результаты проекта

Результатами реализации проекта являются:

• Организация документооборота на современной системе с учетом потребностей импортозамещения и потребностей отказоустойчивости;
• Фундамент для дальнейшего развития документооборота и его цифровизации;
• Ревизия, актуализация и автоматизация внутренних процессов рассмотрения, согласования и работы с документами;
• Реализация максимально автоматизированного администрирования системы.