Переход на систему Directum RX в Администрации городского округа Краснотурьинск Свердловской области

Цели и задачи проекта

СЭД, которая использовалась до начала проекта в администрации, морально устарела и не развивалась, в связи с чем перестала соответствовать требованиям текущих бизнес-процессов. В системе были урезаны возможности настройки и администрирования.

В рамках импортозамещения и повышения эффективности работы органов государственной власти и взаимодействия с обществом было принято решение о замене СЭД.

Заказчиком проекта выступил заведующий отделом информационных технологий Администрации городского округа Краснотурьинск Кокшаров Антон Юрьевич.

Цели проекта

1. Импортозамещение.
2. Оптимизация процессов.

Используемые решения и подходы

Проект выполнялся на базе системы Directum RX версии 4.2.

Используемые модули:

• модуль «Делопроизводство»;
• модуль «Обращения граждан».

Проект в полном объеме был выполнен в удаленном режиме.

При внедрении использовалась технология сокращенного внедрения.

Исследование процессов было проведено путем GAP-анализа и изучения локальных-нормативных актов Администрации.

На этапе исследования были выработаны основные требования и подходы к реализации бизнес-процессов в рамках системы с учетом принципа разумных изменений.

Были автоматизированы следующие процессы Заказчика:

• Работа с входящими, исходящими, внутренними документами и обращениями граждан.
• Работа с поручениями.

Особенности реализации

Работа с входящими, исходящими, внутренними документами и обращениями граждан

1. Настроены шаблоны для исходящих и внутренних документов, в т.ч. ответов на обращения граждан.
2. Настроены правила согласования для внутренних и исходящих документов, в т.ч. ответов на обращения граждан.
3. Создано условие, которое определяет "инициатор документа является сотрудником Администрации или подведомственного учреждения?" На основании данного условия определяется регламент движения документа.
4. Создана роль «регистратор по подписанту», которая для вычисления регистратора опирается на созданный справочник «подписант – регистратор».
5. В этап «Рассмотрение адресатом» добавлен чекбокс «Рассмотрение внутренней корреспонденции», при активации которого, у адресата пропадает возможность выполнить задания с результатами "Отправлено на исполнение", "На доработку", "Отказать".

Работа с поручениями

1. Реализованы периодические поручения. В задачу на исполнение поручения добавлен чекбокс "Периодическое поручение", если он активен, то в задании на приемку работ будет отображаться дополнительный результат выполнения "Принять и продолжить контроль".
2. Документы из подчиненных поручений подтягиваются в основную задачу.
3. Срок исполнения поручения тянется из задачи на рассмотрение документа.

Формирование штампов

В ходе проекта реализована возможность редактирования Заказчиком штампов "на лету" без участия разработчиков, которые накладываются при конвертации в PDF.

Дополнительно для повышения гибкости были добавлены многочисленные штампы с соответствующей логикой для использования в шаблонах.

Пример

Результаты

Проект успешно реализован в короткие сроки. В рамках проекта выполнены поставленные цели проекта.

635 000 руб. в год экономия за счет импортозамещения.

Импортозамещение:

• Завершен переход пользователей Администрации на новую систему Directum RX.
• Заказчик обеспечен современной отказоустойчивой системой, которая может обеспечить юридически значимый документооборот и бесперебойную работу, автоматизировать сквозные процессы взаимодействия администрации с удаленными подразделениями.

Оптимизация:

• Новая система имеет возможность гибкой настройки, которая удовлетворяет потребности Заказчика.
• Автоматизированы основные бизнес-процессы.
• Унифицированы процедуры создания, согласования и исполнения документов.
• Выстроен эффективный документооборот со структурными подразделениями администрации, разобщенными территориально.

Сокращение трудозатрат:

• Сократились сроки обработки документов и их исполнения.

Повышения исполнительской дисциплины:

• Выстроена эффективная система постановки задач, поручений и контроля за их исполнением.
• Система обеспечена инструментами контроля исполнительской дисциплины - реестры, отчеты и виджеты.

Первый заместитель Главы Администрации, который больше всего участвует процессах согласования отметил, что у него освободился целый час рабочего времени благодаря быстродейсnвию новой системы Directum RX.

Отзыв заказчика проекта

Прикреплен файл: Отзыв о проекте внедрения_АГК.pdf

Планы по развитию

На 2022 год запланированы следующие мероприятия в рамках развития:

1. интеграция с ИС Правительства Свердловской области;
2. автоматизация процессов в рамках нормативно-правовых актов, для достижения следующих целей:

• сокращения бумажного документооборота;
• сокращения трудозатрат на обработку документов.

Команда проекта

Хочется отметить слаженность команды со стороны Заказчика, а также активное участие на всех этапах проекта администратора СЭД Кокшарова Антона Юрьевича, благодаря чему удалось корректно адаптировать систему под существующие в организации бизнес-процессы с их максимальной оптимизацией и сохранением гибкости настройки  под нужды пользователей и осуществить максимально комфортный переход пользователей на новую систему.