Кадровый документооборот в современных условиях

О группе компаний

Группа компаний Mediascope - технологичная исследовательская компания, лидер российского рынка медиаисследований, мониторинга рекламы и СМИ. Более 25 лет мы создаем продукты, которые помогают всем участникам медиа-рекламного рынка принимать стратегические решения и заключать сделки на основе данных. Mediascope измеряет аудиторию всех медиа в России - ТВ, интернета, радио и прессы, а также проводит индустриальные исследования потребительских предпочтений жителей страны.

Особенность проекта

С началом пандемии и переходом на удаленный формат работы стала очевидна необходимость в изменениях процессов подписания кадровых документов. В компании на этот момент уже был опыт эксплуатации Directum с 2017 года - сначала внедрили согласование счетов и договоров, а в 2021 году был внедрен юридически значимый документооборот с контрагентами. Перевод кадрового документооборота в электронный вид стал логичным продолжением курса на цифровизацию процессов и отказ от бумажных носителей. Важность этой задачи была обусловлена внедрением в компании гибридного и удаленного форматов работы, которые не подразумевают посещение офиса сотрудниками на регулярной основе. 

Мы бы хотели рассказать о внедрении кадрового электронного документооборота (КЭДО) по следующим причинам:

1. задача очень актуальна для бизнеса, но таких внедрений немного, поскольку законодательная база отставала от развития технологий, и, надеемся, кому-то может пригодиться наш опыт;
2. пришлось решать ряд задач, до этого не реализованных никем (по крайнем мере, мы не нашли информации);
3. есть нюансы, связанные с особенностями именно кадровых документов.

Цели и задачи проекта

Главное задачей было полностью реформировать процесс подписания кадровых документов в компании, исключив необходимость использования бумажных носителей и визиты в офис. Руководством инициирована программа “Mediascope 2.0”, предусматривающая максимальную модернизацию бизнес-процессов и формата работы. Одна из частей этого проекта - цифровизация кадровых процессов и перевод документооборота в электронный вид. В период пандемии работа в офисе была ограничена, а сейчас мы активно нанимаем сотрудников, живущих и работающих в других городах по всей России - внедрение КЭДО стало насущной необходимостью.

Главной задачей было полностью реформировать процесс подписания кадровых документов в компании, исключив необходимость использования бумажных носителей и визиты в офис.

Используемые решения и подходы

На момент старта проекта в компании успешно использовался Directum 5.8. Проект реализован на его базе с различными доработками, которые позволяют учесть особенности уже устоявшихся бизнес-процессов. 

Реализуя согласование счетов, договоров и бухгалтерских документов с контрагентами, мы накопили опыт интеграции Directum с различными ИС (Галактика, самописная CRM, Confluence, JIRA) и опыт реализации функционала, контролирующего и регламентирующего процессы согласования (контроль расходов по договорам, автооповещение о сроках, логические связи документов разных типов и т.п.), также сотрудники прошли обучение администрированию системы. Это позволило уверенно делать постановку технических заданий своими силами, вплоть до требований к технической реализации. Мы считаем важным производить доработки с минимальным вмешательством в логику системы и максимально использовать то, что в ней уже заложено. Саму разработку Directum с момента первого внедрения для нас уже много лет делает компания “TANAiS”.

История проекта

На момент старта проекта в ноябре 2020 г. кадровое законодательство отставало от требований времени. Например, оформить приказы о приеме и увольнении в электронном виде было нельзя. Министерство Труда организовало эксперимент и Медиаскоп стал одним из участников этого эксперимента. Сейчас, после выхода 377-ФЗ, нет никаких ограничений на то, чтобы кадровый документооборот сделать полностью электронным.

При постановке задачи учитывалось насколько тот или иной документ часто оформляется и насколько легко его можно внедрить. Первыми документами, которые мы перевели в электронный вид, стали документы, связанные с оформлением отпусков. Следующим этапом внедрили документы, связанные с изменениями должностей, изменениями окладов, выплатой премий, общие документы для всех сотрудников (один из примеров такого общего документа - правила трудового распорядка).

Несмотря на возможность сделать обработку документов “по-быстрому”, мы сознательно пошли на создание шаблонов (диалоговых окон) по формированию ряда документов, отдельных типов и карточек документов, настройки специализированных маршрутов. Такой подход страховал нас от возможных ошибок и давал полный контроль над подписанием документов. 

Особенности реализации

Перечислим основные задачи, с которыми мы столкнулись при реализации.

Оформление отпусков

При электронном подписании становится невозможным подписать документ прошлым числом, а законодательство обязывает соблюдать определенные сроки, например, выплатить отпускные до начала отпуска. Поэтому в процесс закладывалось время на подписание - создать заявление на отпуск нельзя ранее, чем за две недели - и были добавлены различные оповещения участников процесса (по почте и SMS), чтобы уложиться в сроки, предписанные законодательством.

В нашей группе компаний бывает, что сотрудник оформлен в нескольких организациях. Законодательство требует оформления отпусков одновременно во всех компаниях - Directum отслеживает факт совместительства и при создании заявления на отпуск, автоматически создаются заявления по другим организациям, где числится сотрудник.

Подписание УКЭП

Для сотрудников, представляющих работодателя, используются усиленные квалифицированные подписи от внешнего удостоверяющего центра, для рядовых сотрудников выдаются неквалифицированные подписи от внутреннего удостоверяющего центра. Хотя УКЭП требуются не для всех типов документов, мы решили для простоты, что те сотрудники отдела кадров, что иногда обязаны использовать УКЭП будут использовать их во всех операциях.

Инфобезопасность

Информация о выплатах и зарплатах особенно чувствительна к раскрытию. Мы решили не просто ограничить доступ к документам правами доступа, но и зашифровать документы так, чтобы расшифровать можно было только узкому кругу лиц, куда не входят даже все администраторы Directum. Список этих лиц формируется в зависимости от того, кто указан в документах о выплатах и текущей оргструктуры. Реализовано это так: при создании документа генерируется ключ симметричного шифрования, который шифруется открытыми ключами всех, кто должен иметь доступ. То, что сам документ зашифрован общим симметричным ключом позволяет а) менять содержимое документа без перешифрования общего ключа и б) менять состав тех, кто может иметь доступ, без перешифрования самого документа.

Мы выдаем сотрудникам ноутбуки для удаленного доступа и администрируем те, что на базе ОС Windows. Гипотетически, у системного администратора есть возможность получить закрытый ключ. Логи Directum тоже хранятся на стороне компании. Чтобы исключить, пусть даже теоретическую возможность претензий сотрудника, что он не подписывал документ, мы внедрили подтверждение подписания по SMS. В отличие от банков, где второй фактор служит для более надежной аутентификации, здесь мы просим отправить код, показанный на экране, и эта информация остается в логах оператора мобильной связи. Пока мы пока не включили эту опцию, но такая возможность есть.

Проверка факта подписания ЭП

Еще одна функция, повышающая доверие к системе - это возможность выгрузки документа и подписей, чтобы проверить факт подписания работодателем. Если сотрудник хочет быть уверенным, что приказ о повышении в должности или найме не хранится только в компании, он может выгрузить подписанный документ и проверить. Существует несколько публичных сервисов (в т.ч. на Госуслугах) для проверки подписи.

Ознакомление с подписанием

Для подписания так называемых “общих” документов, таких как правила трудового распорядка, правила охраны труда, согласие на обработку персональных данных и т.п., что подписываются каждым сотрудником мы не нашли решения и придумали его сами. При большом количестве сотрудников традиционный вариант отправить документ одной задачей попросту невозможен. Общие документы должны быть подписаны всеми работающими сотрудниками в течение всего периода действия такого документа. За время жизни одной задачи меняется число подписантов - кто-то увольняется, кто-то устраивается на работу, меняется версия документа.

В итоге, статус документа никогда не переходит в “Подписано” - в идеале, следует лишь ожидать, что все работающие на данный момент сотрудники его подписали. Первоначально, каждые сутки формировалась задача на подпись документа тем, кто еще такую задачу не получал, но мы столкнулись с нехваткой лицензий в момент выпуска нового документа.

В итоговой версии, алгоритм формирования задач учитывает число лицензий и кол-во уже выпущенных задач, долю подписавших и формирует задачи для ограниченного числа новых подписантов. В отчетах можно посмотреть кто уже подписал, кто еще не подписал; а тем, кто тянет с подписанием, направляются напоминания по электронной почте.

Формат кадровых документов

Отдельно стоит выделить вопрос хранения кадровых документов. Срок хранения определяется законом и может достигать десятков лет. Важно хранить в том формате, в котором документ может быть прочитан в будущем. Мы решили сразу преобразовывать документ в формат PDF/A из формата MS Word .doc(x). Документ изначально создается шаблонизатором для возможности правки до начала согласования или загружается из Галактика ERP, которая является источником мастер-данных по кадровым документам. И подписывается с самого начала именно документ в PDF/A.

Для возможности проверки подписи в будущем мы вечно храним открытые ключи в Directum, так как проверить подпись можно даже ключом с истекшим сроком действия, а для установления соответствия электронной подписи конкретному сотруднику мы обязываем его при каждом выпуске электронной подписи подписывать Акт подключения к СЭД, где указаны характеристики электронной подписи и открытый ключ.

Закрепление ЭДО в регламентах

Важным для кадровых документов стало юридическое закрепление электронной формы кадрового документооборота. Положения о СЭД и о кадровом ЭДО, правила и регламенты об удостоверяющем центре, о выдаче ключей электронной подписи, приказы и инструкции за подписью генерального директора были подготовлены юридическим отделом и официально внедрены и доведены до сотрудников.

Как проходило внедрение

Со стороны заказчика (группа компаний Mediascope) вошли сотрудники отделов кадров и управления персоналом, юридического отдела и отдела системного обеспечения (ИТ). Все активно принимали участие в разработке логики бизнес-процессов, маршрутов документов, написании техзаданий и тестировании. Со стороны исполнителя - компании “TANAiS” - активно участвовали два разработчика.

Сроки внедрения были сжатыми - сначала необходимо было успеть принять участие в эксперименте Министерства Труда, потом - успеть внедрить КЭДО по окончании эксперимента. 

Фактически, у нас получилось разделение на два этапа:

1. внедрение КЭДО для ограниченного набора документов и тех сотрудников, кто согласился на участие в эксперименте Министерства Труда;

2. внедрение КЭДО с 01 марта 2022 года в полном объеме для всех сотрудников.

Сотрудники используют различные операционные системы - Windows, Linux, MacOS на компьютерах и различные клиентские приложения - классический Desktop-клиент, Web-клиент, а также Solo и Jazz на планшетах и смартфонах. К сожалению, поддержка ГОСТ-алгоритмов шифрования в Solo и Jazz не реализована и работать с шифрованными документами можно только на компьютерах.

Еще раз отметим важность для успеха проекта а) поддержки со стороны руководства, б) знания заказчика того, как устроена система Directum. 

Результаты и дальнейшие планы

Абсолютно всех сотрудников коснулись изменения в кадровых процессах. В данный момент все сотрудники группы компаний (более 500 человек) ознакомлены с системой Directum и активно взаимодействуют с ней, некоторые - каждый день.

Компания продолжает переводить новые типы документов в цифровой формат обработки. Отдел кадров больше не беспокоится о росписи сотрудников за общие документы. Можно внедрить контроль отпусков на соответствие утвержденному плану отпусков.

В скором времени необходимо реализовать полноценный долговременный архив. Изучаем функционал соответствующего решения от Directum, есть мысли как можно было бы сделать немного иначе.

Ключевые результаты:

• Появилась новая удобная возможность для сотрудников - оформление кадровых документов и подписание общих документов без визита в офис.
• Ранее подготовка и подписание бумажных документов в среднем на одного сотрудника занимало 30 минут. С внедрением КЭДО процесс сократился в среднем до 10 минут.
• Сократились трудозатраты НR-специалистов на оформления кадровых документов.
• Снизились риски штрафов по кадровым документообороту.
• Около 400 кадровых документов в месяц создается в системе.
• Более 500 сотрудников пользуются системой

Команда проекта

Среди многих участвующих в проекте можно выделить:

• старшего системного администратора Михаила Корнилова
• системного администратора Романа Татарова
• руководителя отдела кадрового администрирования Анну Белякову
• руководителя отдела системного обеспечения Андрея Деяшкина
• руководителя группы сопровождения Directum Михаила Наумова (TANAiS)
• разработчика Directum Дмитрия Панарина (TANAiS)
• юрисконсульта Елену Терехову
• HR-директора Анну Прищепову
• руководителя департамента ИТ Сергея Ульданова

Об исполнителе

Более 20 лет компания TANAiS является интегратором передовых российских информационных технологий, интернет-решений, экспертом в сфере автоматизации и консалтинга ИТ- решений.