Directum RX на 5000 пользователей в «Газпром инвест»

ООО «Газпром инвест» — дочернее общество ПАО «Газпром». Единый технический заказчик по реализации инвестиционных проектов ПАО «Газпром». Основные направления работы компании — проектирование, строительство и ввод в эксплуатацию объектов газовой отрасли промышленного и гражданского назначения. Компания принимает непосредственное участие в развитии Единой системы газоснабжения на суше и шельфе всей территории Российской Федерации, а также в реализации крупнейших инвестиционных проектов федерального значения.

Цели и задачи

«Газпром инвест» было необходимо обновить информационную систему и перейти на полностью импортонезависимое ПО. На прежней платформе не хватало функциональности, гибкости и дружелюбного интерфейса. Основными целями проекта стали:

• повышение качества делопроизводственных процессов и уровня исполнительской дисциплины при работе с документами общего доступа, конфиденциальными и содержащими персональные данные;
• объединение ООО «Газпром инвест» в единое информационное пространство управленческой информации и электронного обмена документами. Обеспечение «сквозного» контроля за исполнением документов и поручений с учетом филиалов;
• нивелирование санкционных рисков и переход на импортозамещение. Для этого — внедрение информационной системы на базе отечественного ПО.

Проектирование и развертывание системы

Перенесли действующую функциональность на Directum RX в части автоматизации работы с документами и исполнения поручений:

• регистрации, сканирования и учета;
• коллективной работы с проектами документов;
• согласования проектов документов;
• исполнения и контроля за исполнением поручений;
• поиска документов и поручений;
• оперативного и архивного хранения;
• формирования статической и аналитической отчетности;
• ведения нормативно-справочной информации и данных организационно-штатной структуры.

Помимо типовых видов документов (входящие и исходящие письма, внутренняя переписка, служебные записки, ОРД) разработали 9 нестандартных отчетов, в том числе «Перечень невыполненных контрольных документов», «Справка о состоянии поручений», «Справка-напоминание» и др.

Было проведено масштабное обучение пользователей. В связи с короновирусными ограничениями от очного проведения семинаров для пользователей пришлось отказаться. Были написаны детальные инструкции по всем автоматизированным процессам, а семинары были заменены видеороликами, разбитыми на отдельные процессы (входящие документы, исходящие документы, ОРД и т.д.). На поддержке ОПЭ сказывалось, что подразделения разбросаны от Дальнего-Востока до Санкт-Петербурга - нужно было как можно оперативнее решать вопросы пользователей.

Для столь значительного количества пользователей (порядка 5000 из них до 3000 одновременных) было спроектирована отказоустойчивая архитектура, развернуты тестовый и продуктивный контур. Перед опытно-промышленной эксплуатацией было проведено нагрузочное тестирование, конфигурирование сервисов, балансировка серверов, на которых были развернуты пулы приложений.

«Особенно значимые этапы проекта — миграция данных, проектирование системы, развертывание базы на промышленном стенде и опытно-промышленная эксплуатация (ОПЭ).

В ходе ОПЭ система прошла проверку на качество разработанного системного решения, а пользователи познакомились с работой в Directum. Многие сотрудники столкнулись с ним впервые. С другой стороны, ряд пользователей имели опыт работы с Directum 5, но Directum RX полностью другая система, с другой логикой работы - нужно было обучаться заново. В целом наши ожидания от внедрения ПО оправдались.».

Сроки проекта: дата начала - 01.06.2021, длительность - 10 месяцев.

Результаты

Масштаб проекта — 5000 пользователей, в том числе автоматизировано более 20 руководителей.

Система развернута на платформе Linux, СУБД PostgreSQL

Внедрение Directum RX коснулось всех сотрудников «Газпром инвест», в том числе сотрудников находящихся в разных регионах страны (24 филиала).

Важные результаты:

1. Увеличилась скорость обработки документов, задач, исполнения поручений.

2. Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников, прозрачность процессов для руководителей.

Планы по развитию проекта

Планируется развитие внедренного модуля Делопроизводство с более детальной проработкой под требования бизнес-процесса.

Также в планах автоматизация кадрового бизнес-процесса, внедрение инструмента Ario.

Команда проекта

• Тренин С.П. — начальник Управления информационно-системного обеспечения, руководитель Рабочей группы; Директор проекта.
• Цымбалов Р.С. — начальник Отдела документационного обеспечения управления; функциональный заказчик.
• Кравцов С.Г. — начальник отдела системно-технической инфраструктуры Управления информационно-системного обеспечения; Технический специалист.
• Секретарев И.А. — начальник отдела эксплуатации инфраструктуры Управления информационно-системного обеспечения; Технический специалист.
• Левицкая А.Н. — заместитель начальника Отдела документационного обеспечения; функциональный заказчик.
• Гусева Т.В. — руководитель группы организационного обеспечения и контроля Отдела документационного обеспечения управления; функциональный заказчик.
• Некрасов С.В. — начальник Отдела документационного обеспечения филиала ООО «Газпром инвест» «Газпром ремонт»; функциональный заказчик.
• Князев А.А. — начальник отдела развития ИУС по ДТОиР Управления информационно-технического сопровождения филиала ООО «Газпром инвест» «Газпром ремонт»; руководитель проекта.
• Белова И.А. — главный специалист отдела развития ИУС по ДТОиР Управления информационно-технического сопровождения филиала ООО «Газпром инвест» «Газпром ремонт». Администратор проекта, администратор системы.

Об авторе заявки

Принимала ключевое участие во всех этапах проекта. Организовывала взаимодействие членов рабочей группы и исполнителя. Подготовила проектно-рабочую документацию по СЭД, в том числе Технического задания на СЭД. Организовала обучение пользователей. Контролировала исполнение пунктов календарного плана проекта внедрения. Организовала и участвовала в приемо-сдаточных испытаниях СЭД.