Directum RX на 5000 пользователей в «Газпром инвест»

5000

пользователей охвачены автоматизацией по проекту

20

автоматизированных топ-менеджеров

24

филиала

10 месяцев

на внедрение проекта

Следующий проект

ООО «Газпром инвест» — дочернее общество ПАО «Газпром». Единый технический заказчик по реализации инвестиционных проектов ПАО «Газпром». Основные направления работы компании — проектирование, строительство и ввод в эксплуатацию объектов газовой отрасли промышленного и гражданского назначения. Компания принимает непосредственное участие в развитии Единой системы газоснабжения на суше и шельфе всей территории Российской Федерации, а также в реализации крупнейших инвестиционных проектов федерального значения.


 

Цели и задачи

«Газпром инвест» было необходимо обновить информационную систему и перейти на полностью импортонезависимое ПО. На прежней платформе не хватало функциональности, гибкости и дружелюбного интерфейса. Основными целями проекта стали:

  • повышение качества делопроизводственных процессов и уровня исполнительской дисциплины при работе с документами общего доступа, конфиденциальными и содержащими персональные данные;
  • объединение ООО «Газпром инвест» в единое информационное пространство управленческой информации и электронного обмена документами. Обеспечение «сквозного» контроля за исполнением документов и поручений с учетом филиалов;
  • нивелирование санкционных рисков и переход на импортозамещение. Для этого — внедрение информационной системы на базе отечественного ПО.

Проектирование и развертывание системы

Перенесли действующую функциональность на Directum RX в части автоматизации работы с документами и исполнения поручений:

  • регистрации, сканирования и учета;
  • коллективной работы с проектами документов;
  • согласования проектов документов;
  • исполнения и контроля за исполнением поручений;
  • поиска документов и поручений;
  • оперативного и архивного хранения;
  • формирования статической и аналитической отчетности;
  • ведения нормативно-справочной информации и данных организационно-штатной структуры.

Помимо типовых видов документов (входящие и исходящие письма, внутренняя переписка, служебные записки, ОРД) разработали 9 нестандартных отчетов, в том числе «Перечень невыполненных контрольных документов», «Справка о состоянии поручений», «Справка-напоминание» и др.

Было проведено масштабное обучение пользователей. В связи с короновирусными ограничениями от очного проведения семинаров для пользователей пришлось отказаться. Были написаны детальные инструкции по всем автоматизированным процессам, а семинары были заменены видеороликами, разбитыми на отдельные процессы (входящие документы, исходящие документы, ОРД и т.д.). На поддержке ОПЭ сказывалось, что подразделения разбросаны от Дальнего-Востока до Санкт-Петербурга - нужно было как можно оперативнее решать вопросы пользователей.

Для столь значительного количества пользователей (порядка 5000 из них до 3000 одновременных) было спроектирована отказоустойчивая архитектура, развернуты тестовый и продуктивный контур. Перед опытно-промышленной эксплуатацией было проведено нагрузочное тестирование, конфигурирование сервисов, балансировка серверов, на которых были развернуты пулы приложений.

 

«Особенно значимые этапы проекта — миграция данных, проектирование системы, развертывание базы на промышленном стенде и опытно-промышленная эксплуатация (ОПЭ).

В ходе ОПЭ система прошла проверку на качество разработанного системного решения, а пользователи познакомились с работой в Directum. Многие сотрудники столкнулись с ним впервые. С другой стороны, ряд пользователей имели опыт работы с Directum 5, но Directum RX полностью другая система, с другой логикой работы - нужно было обучаться заново. В целом наши ожидания от внедрения ПО оправдались.».

Сроки проекта: дата начала - 01.06.2021, длительность - 10 месяцев.

Результаты

Масштаб проекта — 5000 пользователей, в том числе автоматизировано более 20 руководителей.

Система развернута на платформе Linux, СУБД PostgreSQL

Внедрение Directum RX коснулось всех сотрудников «Газпром инвест», в том числе сотрудников находящихся в разных регионах страны (24 филиала).

Важные результаты:

  1. Увеличилась скорость обработки документов, задач, исполнения поручений.

  2. Повысилась исполнительская дисциплина сотрудников, прозрачность процессов для руководителей.

Планы по развитию проекта

Планируется развитие внедренного модуля Делопроизводство с более детальной проработкой под требования бизнес-процесса.

Также в планах автоматизация кадрового бизнес-процесса, внедрение инструмента Ario.

Команда проекта

  • Тренин С.П. — начальник Управления информационно-системного обеспечения, руководитель Рабочей группы; Директор проекта.
  • Цымбалов Р.С. — начальник Отдела документационного обеспечения управления; функциональный заказчик.
  • Кравцов С.Г. — начальник отдела системно-технической инфраструктуры Управления информационно-системного обеспечения; Технический специалист.
  • Секретарев И.А. — начальник отдела эксплуатации инфраструктуры Управления информационно-системного обеспечения; Технический специалист.
  • Левицкая А.Н. — заместитель начальника Отдела документационного обеспечения; функциональный заказчик.
  • Гусева Т.В. — руководитель группы организационного обеспечения и контроля Отдела документационного обеспечения управления; функциональный заказчик.
  • Некрасов С.В. — начальник Отдела документационного обеспечения филиала ООО «Газпром инвест» «Газпром ремонт»; функциональный заказчик.
  • Князев А.А. — начальник отдела развития ИУС по ДТОиР Управления информационно-технического сопровождения филиала ООО «Газпром инвест» «Газпром ремонт»; руководитель проекта.
  • Белова И.А. — главный специалист отдела развития ИУС по ДТОиР Управления информационно-технического сопровождения филиала ООО «Газпром инвест» «Газпром ремонт». Администратор проекта, администратор системы.

Об авторе заявки

Принимала ключевое участие во всех этапах проекта. Организовывала взаимодействие членов рабочей группы и исполнителя. Подготовила проектно-рабочую документацию по СЭД, в том числе Технического задания на СЭД. Организовала обучение пользователей. Контролировала исполнение пунктов календарного плана проекта внедрения. Организовала и участвовала в приемо-сдаточных испытаниях СЭД.

Комментарии (4)

Павел Березин

Оргструктура такого объёма вручную ведётся, или есть интеграция с системой кадрового учёта?

Антон Салмов

Добрый день, Павел!
Реализована интеграция на основе IntregrationWebApiSDK с модифицированными шаблонами, которые предполагались для разовой загрузки орг. структуры из комплекта RxUtils.
В данный момент, раз в сутки происходит выгрузка со стороны 1С, затем интеграционным решением происходит актуализация орг. структуры.

Павел Березин

А как у вас в интеграции решена проблема вакантных должностей (ну например, начальник подразделения уволился, а нового ещё не назначили, приказ будет только завтра/в конце недели/по возвращении директора из командировки и т.п.)?

Вы оргструктуру поддерживаете актуальность как кадровые ваши службы, на дату издания кадрового приказа о движении персонала, или по состоянию на сейчас?

Ирина Валиуллина

Добрый день, Павел!
Мы поддерживаем орг. структуру согласно кадровой службе. На данный момент увольнение руководителя без назначения на его место другого сотрудника является достаточно редким случаем. Кроме того в системе при возникновении таких ситуаций делают замещение на временно исполняющего обязанности.  При этом возможно подключение технической поддержки для решения частных случаев.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.