Производитель продукции Mr.Ricco масштабирует внедрение электронного документооборота

О заказчике

АО "Казанский жировой комбинат" — ведущий производитель подсолнечного масла, майонезов, соусов и джемов под брендами Mr.Ricco, Миладора, Ласка. Занимается переработкой масличных культур: рапса, подсолнечника. Основанная часть продукции, 95%, реализуется на территории России, остальные 5% — в странах СНГ. Предприятие входит в группу компаний «НЭФИС».

Цели и задачи проекта

До 2017 года в АО "Казанский жировой комбинат" не было единого алгоритма выдачи поручений и контроля за их исполнением. Из-за удаленности подразделений друг от друга и большого объема бумажного документооборота на рассмотрение и согласование уходило много времени. Эти проблемы помогло решить внедрение системы Directum RX.

В 2021 г. произошло слияние трех предприятий: АО «Казанский маслоэкстракционный завод», АО «Казанский жировой комбинат» и АО «Нэфис био-продукт». Пользователей стало втрое больше, существенно возросло количество документов.

Ход проекта

Первичное внедрение

Проект внедрения Directum RX в 2017 году помог оптимизировать бизнес-процессы, в результате чего сократилось время обработки документов, управлять их движением стало проще, уменьшилось количество бумажной документации. Принятые управленческие решения стали прозрачны, возросла исполнительская дисциплина. Руководителям стало удобно контролировать загруженность подчинённых и, при необходимости, перераспределять нагрузку между ними. Оптимизация процессов позволила выполнять работу с минимальными затратами времени и сил. В ходе цифровизации ряд процессов и связанных с ними документов перешли в электронный вид (входящие и исходящие письма, приказы, служебные записки и другое).

Единый процесс для договоров

Стало возможным согласование договорных документов в одной задаче. Из нетиповых решений можно отметить обязательное согласование проведенных тендеров со службой экономической безопасности и службой внутреннего аудита. Эти этапы согласования встроены в стандартный маршрут. Нельзя его изменить или выбрать другой. Благодаря этому процесс согласования максимально прозрачен. На других типовых маршрутах также есть обязательные жестко закрепленные согласующие, перечень которых нельзя изменить обычным пользователям.

Удобное согласование расходов

Разработан также маршрут согласования служебных записок на оплату. В него добавлено обязательное согласование с торгово-экономическим отделом. Статья затрат проставляется в специально отведенное поле. В числе обязательных согласующих бухгалтерия. Для нее в специальном поле проставляется дебиторская или кредиторская задолженность. Помимо этого, в карточку добавлены поля «Тип Реестра», «Частичная оплата», «Служебная записка на оплату заработной платы». Все это в будущем поможет формировать «Реестр оплат».

Масштабирование и развитие системы

Самое важное достижение 2022 года — увеличение количества пользователей. Из-за слияния предприятий их стало втрое больше. Потребовались дополнительные лицензии. После их приобретения система Directum RX исправно работает.

Была также доработана карточка служебной записки на оплату.  В нее добавили чекбокс «служебная записка по зарплате». Теперь удобно распределять СЗ по папкам. Это помогло оптимизировать бизнес-процессы, уменьшить их трудоемкость.

Служебные записки на оплату подлежат обязательному согласованию планово-экономическим отделом (обязательно заполняется поле «статья затрат») и бухгалтерией (определяется тип задолженности: дебетовая или кредитовая). Помимо этого, в карточку добавлены поля: «Тип Реестра оплат», «Частичная оплата», «Служебная записка на оплату заработной платы». Они необходимы для автоматического формирования реестра оплат.

Планы по дальнейшему развитию проекта

Разработан «реестр оплат» для финансовой службы, интегрированный с 1С. В него автоматически попадают все неоплаченные счета или частично оплаченные служебные записки. Рассчитывается общая стоимость и сравнивается с бюджетом по каждой статье затрат, с имеющимися средствами на счетах компании. Сформированный документ отправляется на согласование руководству организации. Оно, в свою очередь, соглашается с предложениями финансового отдела или выносит свое предложение, меняет приоритетность оплат. В будущем планируется запустить «реестр оплат» в работу.

У компании есть планы по интеграции с сервисами обмена МКДО при работе с контрагентами. Планируется так же наладить автоматическое создание платежных поручений в 1С на основании согласованной СЗ.

Результаты и показатели эффективности

Всего в компании работает примерно 2100 сотрудников. Из них более 550 подключены к системе. Доступ предоставляется через десктопную версию, веб-версию и мобильные приложения Jazz и Solo.

Directum RX упрощает работу сотрудников АО «Казанский жировой комбинат» уже 5 лет. В месяц с помощью системы обрабатывается более 15 000 документов. Некоторым подразделениям удалось полностью отказались от бумажных документов.

Единые процессы работы с финансовыми документами позволяют ускорить бизнес-процессы и соответствовать требованиям рынка, быстро адаптироваться к экономической ситуации.

 До этого набор стандартных решений Directum RX был дополнен специализированными маршрутами согласования документов и служебных записок на оплату. 

Самое важное достижение 2022 года — увеличение количества пользователей. Из-за слияния предприятий их стало втрое больше. Потребовались дополнительные лицензии. После их приобретения система Directum RX исправно работает. 

Была также доработана карточка служебной записки на оплату. Теперь удобно распределять СЗ по папкам. Это помогло оптимизировать бизнес-процессы, уменьшить их трудоемкость. Служебные записки на оплату подлежат обязательному согласованию планово-экономическим отделом (обязательно заполняется поле «статья затрат») и бухгалтерией (определяется тип задолженности: дебетовая или кредитовая). Помимо этого, в карточку добавлены поля: «Тип Реестра оплат», «Частичная оплата», «Служебная записка на оплату заработной платы». Они необходимы для автоматического формирования реестра оплат. 

Планы по дальнейшему развитию проекта

Разработан «реестр оплат» для финансовой службы, интегрированный с 1С. В него автоматически попадают все неоплаченные счета или частично оплаченные служебные записки. Рассчитывается общая стоимость и сравнивается с бюджетом по каждой статье затрат, с имеющимися средствами на счетах компании. Сформированный документ отправляется на согласование руководству организации. Оно, в свою очередь, соглашается с предложениями финансового отдела или выносит свое предложение, меняет приоритетность оплат. В будущем планируется запустить «реестр оплат» в работу. 

У компании есть планы по интеграции с сервисами обмена МКДО при работе с контрагентами. Планируется так же наладить автоматическое создание платежных поручений в 1С на основании согласованной СЗ. 

Результаты и показатели эффективности

Всего в компании работает примерно 2100 сотрудников. Из них более 550 подключены к системе. Доступ предоставляется через десктопную версию, веб-версию и мобильные приложения Jazz и Solo.
Directum RX упрощает работу сотрудников АО «Казанский жировой комбинат» уже 5 лет. В месяц с помощью системы обрабатывается более 15 000 документов. Некоторым подразделениям удалось полностью отказались от бумажных документов.

Единые процессы работы с финансовыми документами позволяют ускорить бизнес-процессы и соответствовать требованиям рынка, быстро адаптироваться к экономической ситуации.