Автоматизация согласования и подписания внутренних документов телеком-оператора

О компании

ООО «COSCOM» (торговая марка Ucell) оператор сотовой связи стандартов GSM и UMTS на территории республики Узбекистан. С первого года создания Компания выступает в числе лидеров на рынке мобильной связи Узбекистана и постоянно предлагает абонентам новые продукты и услуги. В настоящее время услугами Компании пользуется более 8 млн. абонентов. Один из крупнейших операторов сотовой связи Узбекистана стремится к тому, чтобы с помощью современных технологий, внедряемых Компанией Ucell, лучшее качество жизни было доступно повсеместно и полезно каждому.

Предпосылки

Основными проблемами до внедрения Directum RX были потеря контроля при выпуске приказов и несоблюдение состава его согласующих. Кроме того, необходимо было уменьшить расходы на бумагу. А так же повысить уровень компетенции сотрудников в работе с документами.

Бизнес-инициатива направлена на автоматизацию процессов:

• согласования и подписания внутренних документов, таких как приказы, распоряжения, служебные записки, реестров штрафов, реестров вознаграждений и т.д.
• внутреннего согласования договорных документов (договоров, дополнительных соглашений, заказов, актов приема-передачи, спецификаций к сделкам и т.д)

Используемые решения и подходы

Реализация проекта начата с коробочной поставки Directum RX с 70 конкурентными лицензиями.

Автоматизацию бизнес-процессов начали с внедрения типа документа Приказы, так как данный тип документа является одним из наиболее часто выпускаемых документов на согласование и подписание.

Для автоматизации процессов, связанных с внутренними документами, дополнительных продуктов и решений не требовалось, справлялись доработками в карточках документа и сценариями в правилах согласования.

Далее начали внедрять и использовать типы документов: Протокол совещаний, Распоряжение, Служебная записка, Техническое задание, Договоры.

История проекта

Дата старта 01.08.2022

• 1-этап Внедрение Приказов (Аналитика бизнес-процесса, разработка (подстраивание под требования внутреннего заказчика), внедрение, обучение, доработка по фидбекам, эксплуатация),
• 2-этап Распоряжения,
• 3-этап Служебные записки,
• 4-этап Реестры штрафов и вознаграждений;
• 5-этап ТЗ;
• 6-этап Договора;
• 7-этап Интеграция с внешней системой (передача подписанного документа на внешнюю систему)

Завершение 15.03.2022

Выполненные работы

Интеграция с Active directory (учетных записей) и SAP (оргструктура, замещения).

Адаптация в соответствии с внутренними процедурами и требованиями бизнес-заказчиков процессов системы Directum RX по документам: 

• приказ
• служебная записка
• распоряжение
• реестр вознаграждений
• протокол совещаний
• техническое задание
• договоры, дополнительные соглашения, заказы, спецификации, документы на основании закупочной процедуры.

В рамках проекта было достаточно много разработок по типам связных документов к основным документам, таких как Заказ, Основание к закупке, Спецификация. Требовались дополнительные поля в карточках договора и дополнительного соглашения.

Ключевые заказчики

Заказчиком при внедрении внутренних документов выступала руководитель отдела Канцелярии Музафарова Д. А. Перенос оформления документов в системе мы производили согласно локально-нормативному документу «Инструкция по делопроизводству ООО «COSCOM»».

При внедрении договорных документов с части расходных сделок инициаторами выступали сотрудники департамента закупок Конышев Д. и Абибуллаева Д. Внедрение развивается в процессе работы, так как запустились ровно месяц тому назад.

Дополнительные разработки

Лист согласования

Одной из значительных была разработка сценария формирования листа согласования, которую мы используем для всех типов документа. В сценарии мы сделали дополнительные настройки для формирования содержания листа согласования, так как, например, листы согласования договорных документов в Компании отличаются от листа согласования внутренних документов.

Штамп регистрационных данных

Для регистрирующихся документов в сценарии был отдельно разработан параметр вставки регистрационных данных. Администратор может самостоятельно изменять вид (шрифт, размер, цвет шрифта) и расположение регистрационных данных в документе и в приложениях к нему.

Замещение

Другая разработка, которая оказалось очень полезной – это возможность пользователю самому за себя оставлять замещение.

Тут мы сделали так, чтобы сотрудник только за себя мог создавать замещение, поэтому поле Сотрудник сделали неизменяемым и автоматически заполняемым ФИО создающего.

В отдельном поле «Замещение» отобразили существующие замещения, которые имеются у замещающих данного сотрудника.

Изменения в процессах компании

На примере приказов: ранее приказы предварительно согласовывались по почте, согласующие не откликавшиеся по почте в течение 3 дней, автоматически воспринималось как «согласовано» с их стороны. Далее инициатор приказа распечатывал бумажную версию приказа + отдельный лист согласования, где собирались подписи согласующих и сначала относил приказ в канцелярию на проверку, потом ходил собирать подписи к каждому согласующему, далее на подпись к подписывающему приказ. После подписания инициатор приказа должен был относить подписанный приказ в канцелярию на регистрацию, которая велась в бумажном журнале для регистраций.

Тут был риск в том, что лист согласования приказа был отдельным от листа самого приказа, где невозможно было проконтролировать подмену документа.

Пример листа согласования «До»

Вид листа согласования после внедрения системы

Сложности и как с ними справлялись

1. Сложное восприятие интерфейса системы пользователями.
2. Если ранее согласовывали документы по почте просто добавляя, как вложение, теперь нужно сортировать документы по типам и виду документа.
3. При создании новых дополнительных соглашений, приходится создавать в системе подписанные ранее договоры – продумываем способ синхронизацию базы договоров с системой, чтобы по ключевым реквизитам инициаторы могли подтягивать с базы в Directum нужный договор.

Результаты

Эффективность внедрения особо ощутима была для сотрудников канцелярии, когда не приходилось вручную регистрировать документы.

Для сотрудников отдела закупок - появилась возможность хранения и поиска всего пакета документаций и задач, касающегося одного договорного документа через одну карточку.

Результаты цифровизации процессов с помощью Directum RX 

1. Снижение загруженности сотрудников и бумажных затрат;
2. Экономия транспортных расходов и рабочего времени сотрудников, работающих удаленно;
3. Своевременное оповещение по почте о новых заданиях, просроченных заданиях и о заданиях в работе.
4. Возможность использования мобильной версии для своевременного согласования и подписания документов.

Автоматизировано 70 пользователей, настроено 11 видов документов и бизнес-процессов.

Планы по дальнейшему развитию проекта

1. Интеграция ЭДО с местными операторами по обмену документами с контрагентами.
2. Внедрение ЭЦП.
3. Интеграция ЭДО с внутренними системами Компании для автоматической выгрузки подписанных документов и данных сотрудников, не имеющих доступ к системе ЭДО.

Команда проекта

Состав команды проекта

• Нормуродов А.М. – руководитель поддержки пользователей
• Кавланов Ш.И. – ведущий специалист (проект менеджер)
• Караходжаев З. З. – ведущий инженер отдела поддержки пользователей
• Тайсин А. – разработчик ООО «МегаТех»
• Каримжанова С.М. – контрактник (системный аналитик).

Об авторе заявки

О проекте: Моя роль в проекте как аналитика включает в себя анализ бизнес-процессов Компании, разработку рекомендаций по оптимизации бизнес-процессов, взаимодействие с заказчиками и экспертами предметных областей, сбор, анализ и документирование требований, проектирование заказных решений, разработка ТЗ и постановка задач, тестирование и устранение ошибок при разработке ПО, внедрение ПО, администрирование системы, обучение и консультирование пользователей системы.

Проект мне запомнился тем, что я набралась опыта по части разработки в системе и внедрения новых возможностей по пожеланиям. Интересно было реализовывать те кейсы, которые по словам "невозможно" было сделать, и наблюдать, как на самом деле мы легко справились.

О карьере: Начала работать в Directum RX с лета 2020 года в Компании AKFA GROUP (партнер Компании Директум) как консультанта по работе с системой. Поднялась до уровня руководителя проекта, обучилась на нескольких курсах вендора. В ООО «COSCOM» перешла в качестве системного аналитика с августа 2022 года. В обеих компаниях внедрение происходило самостоятельно. В отличии от AKFA GROUP в COSCOM при внедрении применялись много разработок и доработок в системе именно при адаптации бумажного вида документов в электронный вид.