Экстремальное внедрение Directum RX в группе «Интеррос»

255
пользователей
3
месяца на миграцию и внедрение Directum RX
570+
документов создано в системе в ходе ОПЭ
550+
задач создано в системе в ходе ОПЭ
35
ролей согласования по регламенту
Заказчик: Холдинговая Компания Интеррос
Исполнитель: Центр внедрения документооборота (ЦВД)
Теги:

О компании

https://www.interros.ru/img/logo.jpgГруппа «Интеррос» — это одна из крупнейших частных инвестиционных компаний в России, принадлежит Владимиру Потанину.

Компания имеет диверсифицированный портфель проектов в сферах горной добычи и металлургии, финансов, девелопмента, финтеха, спорта и туризма, фармацевтики.

Цели и задачи

Цель: модернизация старого парка систем и приведение его в соответствие с современными бизнес-процессами.

Задачи:

  • переход с Directum 5 на современную платформу на базе Directum RX, поддерживающую возможность работы на импортонезависимых технологиях, в максимально короткие сроки;
  • рефакторинг и оптимизация автоматизированных бизнес-процессов заказчика, в том числе для полноценного использования современных функциональных возможностей платформы;
  • повышение безопасности данных и отказоустойчивости системы за счет современной архитектуры Directum RX;
  • точечная миграция из Directum 5 договорных документов и справочников, интеграция с AD;
  • использование актуальной версии системы с поддержкой и гарантией работоспособности от вендора.

История проекта

В «Интеррос» на протяжении более 10 лет использовалась система Directum 5. В ней сотрудники работали с документами, договорами и служебными записками.

В целом, система полностью удовлетворяла потребностям компании.

В 2020 году вендор вышел на «Интеррос» с предложениями о переходе на более современную платформу Directum RX. Реакция была доброжелательной, но сдержанной. Начальники ИТ-сектора посещали вебинары, посвященные Directum RX, задавали вопросы, но на тот момент относились к новому продукту достаточно скептически как к «не до конца отполированному» и «уязвимому».

В середине 2022 года в компанию пришел новый заместитель генерального директора по ИТ, перед которым поставили амбициозные задачи по обновлению старого парка систем в сжатые сроки. Под его влиянием идея миграции с Directum 5 на Directum RX получила новый отклик.

Важно, что ИТ-специалисты компании были лояльно настроены по отношению к программным продуктам Directum:

  • разработчики трудились в компании с момента внедрения Directum 5 и воспринимали ее как наиболее удобную для себя систему; у них был положительный опыт внедрения и уверенность в высоком профессионализме сотрудников Directum;
  • переход на новый продукт от одного вендора выглядел не таким кардинальным, как полная смена вендора и системы.

По итогам анализа рынка и ряда проведенных встреч выбор был сделан в пользу «переезда» на Directum RX.

Решения по функциональности и нюансам реализации

 

Исполнителем на проекте выступила компания ООО «Центр внедрения документооборота», генеральный партнер Directum.

В рамках проекта в Directum RX была перенесена следующая функциональность:

Согласование служебных записок

По служебным запискам требовалось настроить 4 типа маршрутов: матричное согласование СЗ, свободные согласования с указанием согласующих инициатором по определенным правилам, предварительное согласование со стартом матричного согласования по завершению маршрута и отдельное согласование СЗ высшим руководством.

Для реализации проекта в срок было принято решение отказаться от разработки собственных типов задач и использовать задачу на согласование по регламенту. Так сократилось время, но не объём реализованных требований.

Согласование договоров

Для согласования договоров существует свой аналог матрицы согласования. Для реализации процесса были реализованы роли, условия, действия и дополнительные справочники. Благодаря тому, что запрос мнений выделен как отдельная подзадача, он использовался и в задаче по договорам. Также была модифицирована карточка договора.

 

Особенности реализации отдельных решений

Маршрут матричного согласования

У заказчика на Directum 5 была разработана матрица согласования служебных записок (рисунок 1), состоящая из 4-х взаимосвязанных справочников. На проекте необходимо было повторить функциональность справочников и использовать их в согласовании служебных записок. Дублировать функциональность удалось один в один. Сложности возникли только с использованием вычисляемых ролей в матрице, но и этот вопрос был решен разработкой дополнительного поля «Перечисление» в отдельном справочнике «Матрица ролей». Значение перечисления учитывали в логике вычисления ролей согласования.

Рисунок 1. Матрица

Маршрут свободного согласования

Несмотря на название, маршрут является свободным лишь условно и имеет определенную последовательность этапов. Инициатор до старта задачи указывает исполнителей этапов, но не влияет на их последовательность. Для реализации данного требования был разработан отдельный справочник (рисунок 2) и роли согласования, а также действия в задаче для указания участников. 

Рисунок 2. Справочник «Участники согласования»

Предварительное согласование

Отдельно существуют регламенты предварительного согласования в подразделениях. На последнем этапе по решению исполнителя можно стартовать матричный маршрут. Так как информация о матрице есть в карточке СЗ, реализовать данное требование удалось в один клик.

Запрос мнений

Одним из критичных требований было иметь возможность на любом этапе маршрута отправить задание одному или нескольким сотрудникам для запроса их мнений, при этом избегая ситуации, когда задание исполнителя по согласованию будет просрочено. И, конечно, на этапах с несколькими исполнителями отправка такого запроса не должна влиять на другие задания блока. Так как ветвление при согласовании по регламенту невозможно, это требование закрыли разработкой своего типа подзадачи.

Концепция данного решения подробнее описана в статье Мне только уточнить или Ветвление задач на согласование по регламенту

Модификации задачи на согласование по регламенту

Самый большой объем модификаций пришелся на задачу на согласование по регламенту. В задачу и задания было добавлено множество полей для заполнения, действий (в том числе имитирующих результаты согласования; рисунок 4) для максимального повторения визуальной части в Directum 5. Также были модифицированы правила согласования (рисунок 3) и этапы согласования (рисунок 5).

Рисунок 3. Правила согласования

Рисунок 4. Действия в карточке задачи

Рисунок 5. Этапы согласования

 

 

Особенности миграции

Совместно с заказчиком было принято решение отказаться от полной миграции документов и перенести в Directum RX только данные справочников. Миграция осуществлялась посредством xml файлов.

Directum 5 остается у Заказчика как архивная система, поэтому для точечного переноса договорных документов и приложений был разработан механизм единичной миграции документов с помощью функции интеграции.

Особенности интеграции с AD

В связи с тем, что в переносимых справочниках использовались записи справочника «Работники», сотрудников в Directum RX создавали миграцией. Стандартный механизм интеграции с AD был модифицирован: создаются только пользователи и привязываются к сотрудникам по e-mail. Также новые сотрудники попадают в специальное новое подразделение для дальнейшего распределения специалистами заказчика.

Результат проекта

Проект был реализован в экстремально короткие сроки благодаря тому, что были сохранены главные принципы технологии внедрения:

 

  • Активное участие руководства заказчика – понимание рисков «экстремального» внедрения, еженедельное участие на совещании и принятие решений, ускорение рассмотрения организационных вопросов.
  • Выделение и выдерживание четких целей и этапов проекта – общее понимание целей проекта и порядка выполнения работ для достижения этих целей.
  • Выделение ключевого персонала заказчика – опора на профессиональных и заинтересованных в проекте специалистов помогла в решении максимального числа технических и методических вопросов. Предполагается, что в дальнейшем они должны будут сопровождать и развивать систему самостоятельно.
  • Разумная адаптация к действующим бизнес-процессам – подстраивание Directum RX под действующие и отработанные годами бизнес-процессы и одновременно оптимизация бизнес-процессов под типовую функциональность.
  • Документирование всех этапов работ.

Не менее важным условиями успешного внедрения были:

  • Отказ от полной миграции документов.
  • Одновременное проведение нескольких этапов внедрения.
  • Профессиональные и большие по количеству участников команды со стороны заказчика и исполнителя.

Показатели

  • 255 пользователей
  • 3 месяца на внедрение
  • 570+ документов создано в системе в ходе ОПЭ
  • 550+ задач создано в системе в ходе ОПЭ
  • 35 ролей согласования по регламенту
  • 61 новое действие в задаче и заданиях по регламенту

Перспективы развития

«Интеррос» проявляет активный интерес к дальнейшей цифровизации, в том числе к системам Directum Ario и Directum HR Pro, мобильным решениям и организации долговременного архива. Сейчас идет проработка возможных вариантов сотрудничества.

Об исполнителе

ООО «Центр внедрения документооборота» является генеральным партнером Directum с 2008 года. Компания специализируется исключительно на внедрении программных продуктов Directum. Специалистами компании реализовано более 100 проектов в Москве, Московской области, Санкт-Петербурге, Челябинской области и других регионах Российской Федерации. Спектр услуг позволяет как внедрять решения Directum «с нуля», так и оказывать качественное сопровождение существующих конфигураций системы у заказчиков.

Команда исполнителя на проекте

  • Руководитель проекта – Вохменцева Елена
  • Тимлид – Перейма Алёна
  • Аналитик – Суворов Сергей
  • 5 разработчиков Directum RX – Колющенко Марина, Саяпов Тимур, Исаев Алексей, Коряков Александр, Вахрушев Максим. 
  • Консультант – Демьяненко Анна

У вас похожая задача?

Обсудите реализацию с экспертом Directum

Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле
Обязательное поле

Благодарим за интерес! Мы свяжемся с вами.

Комментарии (3)

Елена Питомцева

Интересно, насколько пользователи прочувствовали оптимизацию процессов или пока идет привыкание к новому интерфейсу? 

Елена Вохменцева

Елена, Пользователи довольно легко перешли на новый интерфейс. Мы проводили обучение именно фишкам Directum RX и делали акцент на изменениях. Подготовили краткую инструкцию и главный момент это то, что функционал (кнопки, запросы параметров и реквизиты) были максимально повторены из Directum 5. Плюс повезло с Заказчиком, такую четкость и понимание задач, я не встречала на других проектах.

Сергей Беляков

Неплохая модификация регламентов.

Авторизуйтесь, чтобы написать комментарий

Directum Awards 2024
Какой проект лучше?
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Авторизуйтесь, чтобы оценить материал.
Directum Awards 2024
Спасибо за активность!
Ваш голос принят