Directum RX в «Газпром трансгаз Саратов». Развитие без остановки!

ООО «Газпром трансгаз Саратов» осуществляет транспортировку природного газа по магистральным газопроводам с месторождений Центральной Азии, Западной Сибири в центральные районы России, на  Северный Кавказ, в страны Европы; поставку газа потребителям; эксплуатацию газораспределительных систем. В системе предприятия находятся узловые точки мощных магистральных потоков газа.

Общество ведет свою производственную деятельность на территории трех субъектов Российской Федерации: Саратовской, Тамбовской и Пензенской областей. Компания насчитывает 21 филиал, которые расположены в 14 муниципальных образованиях. Задача подразделений -- бесперебойная  транспортировка газа, ремонт, наладка, диагностика, восстановление, комплектация оборудования, а также  профессиональная подготовка кадров и ведение социально ответственного бизнеса.

Цели и задачи проекта

ООО «Газпром трансгаз Саратов» начал сотрудничество с Directum в 2020 году. Одними из первых в структуре холдинга компания провела автоматизацию процессов на основе шаблонных решений «Делопроизводство» и «Договоры» для дочерних обществ Газпрома. С помощью специалистов «Современных технологий» (СТЕРХ) эти решения активно настраивались и адаптировались под запросы организации, включая высшее руководство.

В 2022 году были поставлены новые задачи:

• подготовить систему для работы с импортонезависимым ПО, а также оптимизировать платформенную оснастку для увеличения производительности;
• обеспечить, согласно директиве ПАО и указа высшего руководителя, взаимодействие по обмену электронными документами с контрагентами;
• сократить рутинные операции обработки документов, доверив их интеллектуальными сервисам обработки Directum.

Используемые решения и подходы

Для решения поставленных задач, наша организация совместно с вендором разработала план реализации:

1. Осуществить перевод клиента с устаревшей версии 3.4. до последней оптимизированной на тот момент 4.2.
2. Провести единый проект внедрения сервисов Ario, настроить взаимодействие с контрагентами через коннектор к Диадок и обеспечить хранение и обработку закрывающих документов с помощь решения Финансовый архив.

История проекта

Переход на актуальную версию Directum RX

Проект выполнялся у клиента непосредственно специалистами СТЕРХ с поддержкой и кураторством вендора.

Уже в начале февраля 2022 года наши инженеры приступили к анализу перехода на новую версию. Был составлен план перехода и начали проводиться технические испытания обновления тестовой системы.

Обновление прошло в три шага: 3.4 -> 3.6, 3.6 -> 4.1, 4.1 -> 4.2. Это был первый опыт нашей команды перехода с таким количеством шагов. Технически обновление осложнялось еще и большим количеством зависимых модулей в разработке. Как оказалось, в дальнейшем это вообще был первый опыт в поддержке такого проекта обновления у клиентов на тот момент.

Усилиями инженеров нашей организации, технической поддержки, инженеров разработки и даже платформы вендора нам удалось добиться корректной конвертации тестовой системы только к середине апреля 2022 года. Заказчик, разумеется, не был доволен таким отклонением от плана, однако с пониманием отнесся к ситуации, находясь в постоянном контакте с вендором и нашими специалистами.

Стоит отметить, что на период обновления по договоренности с клиентом все задачи на развитие были приостановлены.

С учетом возникших сложностей и для минимизации рисков было решено провести обновление в период майских праздников. Был составлен почасовой план работ и осуществлена договоренность по поддержке специалистами вендора. И вот – клиент на 4.2!

Данный проект обновления принес нам и вендору большой опыт – как в организации подобных будущих проектов, так и в технических особенностях их реализации, а также типовой оценке трудозатрат. Этот кейс стал основой для нашего выступления на вебинаре по теме перехода на новую версию для партнерской сети.

Развитие на новой платформе

Успешное обновление платформы открыло возможности для активной реализации поступивших запросов на модификацию системы с учетом возможностей обновленной платформы.

В начале второго полугодия клиент приобрел лицензии Ario, Коннектор к Диадок, Финансовый архив. Новые модули открыли доступ к новым возможностям по автоматизации документооборота.

Участники рабочей группы ООО «Газпром трансгаз Саратов» – уже опытные пользователи платформы и знают, что при правильной настройке ограничений по поставленным задачам практически нет. Поэтому было решено идти дальше в задачах автоматизации и внедрять искусственный интеллект в рутинные процессы.

Автоматизация работы с закрывающими документами и внедрение ИИ

Внедрение указанных выше решений провели единовременно по классической схеме:

• составили проектные решения по двум разделам: настройка Ario, настройка бизнес-процессов по работе с закрывающими документами;
• установили и настроили решения;
• продемонстрировали рабочей группе и протестировали;
• обучили пользователей по автоматизированным процессам;
• провели опытно-промышленную эксплуатацию.

Искусственный интеллект задействован в процессах:

1. Обработка входящих документов: их классификация и извлечение фактов.
2. Настройка коннектора для обмена с контрагентами закрывающими документами.
3. Обработка входящих и направление исходящих закрывающих документов.

Сервисы Ario обрабатывают документы, поступившие от контрагентов через сервис обмена Диадок, извлекают факты, привязывают к договорному документу, направляют напрямую куратору документа. Такая схема позволяет направлять документы Куратору документа, минуя Оператора (Ответственного за абонентский ящик). Результаты проектирования представлены на схеме.

Настройка оказалась нетиповой – практики реализации подобной задачи не было. Кроме того, компоненты сервисов Ario решили устанавливать на серверную ОС на базе Linux. Инженеры нашей организации – опытные и квалифицированные сотрудники – взялись за задачу и с честью добились успеха в ее реализации!

После необходимой настройки на проекте мы продемонстрировали результат клиенту. Совместно протестировали работу ИИ-механизмов и бизнес-процессов, обучили ведущих пользователей (около 200 сотрудников) работе с новыми бизнес-процессами.

Процессы были спроектированы на базовых схемах таким образом, что обучение остальных сотрудников – участников процессов (около 500 человек) – не понадобилось, так как они уже работают с подобными решениями в других автоматизированных процессах.

До конца 2022 года была проведена опытно-промышленная эксплуатация, и систему запустили в продуктив.

Результаты

Анализируя процессы спустя некоторое время после завершения проекта, мы можем с уверенностью утверждать, что эффективно решили поставленные задачи:

• система клиента переведена на актуальную версию;
• обеспечена работоспособность системы на сервере под управление ОС на базе Linux;
• выполняется предписание руководства по организации безбумажного межкорпоративного документооборота в максимальном объеме;
• внедрены интеллектуальные механизмы – уменьшена нагрузка на сотрудников.

Вот, что говорят ключевые специалисты по направлениям общества о системе:

«Внедрение новой СЭД полностью изменило подход к организации документооборота в обществе в целом, обеспечило возможность дистанционной работы: создания, согласования, подписания документов УКЭП. Это в свою очередь создало условия для надежной и бесперебойной текущей административной деятельности общества.»

С.И. Галкина, начальник отдела документационного обеспечения управления ООО «Газпром трансгаз Саратов».

«Внедрение системы согласования и учета договоров - блока «Договоры» cистемы Directum - позволило обществу значительно сократить сроки согласования и регистрации договорных документов, формирования необходимой отчетности, а также обеспечить надлежащий контроль за деятельностью структурных подразделений-кураторов договоров.»

М.Г. Егоров, заместитель начальника юридического отдела ООО «Газпром трансгаз Саратов».

Планы по дальнейшему развитию проекта

В наших совместных планах с ООО «Газпром трансгаз Саратов» в первую очередь непрерывное развитие и применение решений системы в различных областях. Клиент является одной из передовых организаций структуры Газпром по внедрению новых решений. В планах на 2023 год:

• Перевести полностью систему на импортонезависимые ресурсы;
• Провести адаптацию существующих решений для работы с механизмом машиночитаемых доверенностей;
• Автоматизировать Управление проектной деятельностью в организации.
• Активно улучшать функционал существующих решений.

И мы их реализуем!

«Отмечу, что система на платформе DirectumRX стала неотъемлемой частью рабочего процесса всех сотрудников предприятия. От отделов и служб общества поступили запросы на развитие системы по следующим направлениям: служба корпоративной защиты - «Конфиденциальное делопроизводство», отдел кадров и трудовых отношений - Кадровое делопроизводство. Специалисты нашей службы считают необходимым расширить систему внедрением блоков «Проекты» в текущем году.»

К.Н. Весёлый, Заместитель начальника службы информационно-управляющих систем ООО «Газпром трансгаз Саратов».

Состав команды проекта

ООО «Современные технологии» сотрудничает с ООО «Газпром трансгаз Саратов» с первого проекта внедрения системы с 2020 года. За это время сформировалась опытная команда:

• 2 инженера-программиста и настройщика решений помогают на проектах не только по развитию, но и внедрению новых решений
• Консультант, всегда готовый оказать поддержку по вопросам клиента не только в офисе, но и «на месте»
• Инфраструктурный специалист – незаменимый помощник в поддержке и настройке у клиента необходимой для функционирования системы среды
• Руководитель группы, «наводящий мосты» между командой, клиентом и Вендором.

Разумеется, наша команда не справлялась бы с задачами так эффективно без взаимодействия с высококвалифицированными специалистами ООО «Газпром трансгаз Саратов», готовыми оперативно решить вопросы, в том числе и при совместном разборе ситуаций. И, конечно, мы рады, что нас поддерживали многочисленные специалисты Вендора.

Вместе мы все это время живем проектами нашего клиента и развиваемся вместе с ним!

Об авторе заявки

IT-компания «Современные технологии» была основана в марте 2000 года в Саратове. Сегодня СТЕРХ — один из крупнейших интеграторов региона, предоставляющий полный спектр профессиональных услуг по проектированию, созданию и сопровождению корпоративных информационных комплексов. За эти годы специалистами компании — а их сегодня более ста — реализованы сотни IT-проектов разного масштаба и сложности. Накоплен огромный опыт поставок и интеграции сетевого оборудования, программного обеспечения, оргтехники и печатного оборудования для предприятий государственного управления, финансов, нефтегазового комплекса, электроэнергетики, образования и науки и многих других отраслей.

С 2006 года СТЕРХ сотрудничает с компанией Directum, и за это время мы добились:

• более 40 успешных знаковых проектов внедрения;
• качественное сопровождение клиентов крупнейших и стратегических отраслей нашей страны;
• доверие вендора в проектах крупных заказчиков.

Компания начала предоставлять клиентам доступ к инновационным решениям вендора одними из первых в партнерской сети.