Полностью цифровой процесс работы с рационализаторскими предложениями

Предпосылки

Рационализаторская и изобретательская деятельность играют важную роль в деятельности практически любого предприятия и сохраняют его конкурентоспособность так же, как цифровизация бизнес-процессов предприятия. Чтобы в будущем оставаться на том же месте или развиваться, уже сейчас пора упорядочить и систематизировать работу с идеями и талантами своих сотрудников.

У компании-заказчика ведется большая работа по усилению инновационной и рационализаторской деятельности для увеличения качественных и количественных показателей. К участию в новаторстве привлекается большое число сотрудников.

До проекта компания вела работу по рационализаторским предложениям (РП) полностью на бумаге. Сотрудники вручную маршрутизировали документы, вели статистику и начисляли вознаграждения. Также в компании отсутствовал сводный архив ранее принятых технических решений.

Отсутствие автоматизации рутинных процессов по сбору, рассмотрению, согласованию и анализу рацпредложений затрудняло работу и делало процесс непрозрачным. 

Цели проекта

Клиент ожидал автоматизацию всего процесса работы с рационализаторскими предложениями, их подачей, оценкой и реализацией:

• своевременная регистрация всех поданных РП по всему Обществу для реальной оценки первоисточника рационального использования технических решений;
• исключение дублей рацпредложений;
• определение процедуры рассмотрения предложений, защита интересов сотрудников и предоставление возможности для выплат вознаграждений авторам;
• упрощение контроля исполнения задач по регламенту за счет электронного взаимодействия, наличия реестра и формирования отчетов;
• выбор лучших рационализаторов, проведение корпоративных конкурсов;
• оценка реальной экономической эффективности рацпредложений.

Рационализаторская деятельность — сложнейший бизнес-процесс, который включает в себя:

• подготовку множества документации;
• экспертную оценку;
• личное общение участников;
• экспертизу на повторяющиеся технические решения;
• подготовку сводной статистической отчетности;
• формирование документов для реальных выплат сотрудникам-рационализаторам.

Схема бизнес-процесса по работе с рацпредложениями

Чтобы облегчить процесс и сократить сроки рассмотрения предложений, в Обществе ведется работа по созданию электронной системы управления рационализаторством.

Реализация

В рамках проекта сотрудникам предоставлена удобная функциональность, которая помогает сосредоточиться на творческой составляющей этого бизнес-процесса, а не на рутине оформления и подачи предложения. В компании автоматизированы процессы рационализаторской деятельности:

• подача заявления;
• регистрация;
• первичное рассмотрение;
• вторичное рассмотрение комиссией;
• исполнение решений комиссии;
• контроль исполнения;
• оценка экономической эффективности;
• согласование и определение денежных и документальных вознаграждений;
• согласование и выдача удостоверений;
• подготовка полного пакета необходимой отчетности.

Карточка рационализаторского предложения

Инновационные подходы

Проверка рацпредложений на дубли/новизну

Чтобы реализовать такую функциональность использовали инновационный инструмент — заполнение на основе данных ML. В карточки рацпредложений ввели ключевые слова-метки в разрезе каждого направления деятельности. Теперь сотрудник при каждом согласовании использует механизм подбора, по ключевым словам, похожих рацпредложений, вместо ручного просмотра бумажных экземпляров, ранее поданных РП. Сейчас согласующий тратит на проверку дублей до 1 часа, вместо 8 часов.

Автоматическая подготовка сводных отчетов по периодам времени

Сотрудники больше не отвлекаются на формирование промежуточных KPI рационализаторской деятельности Общества. Теперь все промежуточные данные для отчетов собираются в автоматическом режиме в заданный промежуток времени: в течение года, отчетного периода. Сейчас сводный отчет по периодам времени можно сформировать за 10 минут за счет RPA-процессов. Такие отчеты в том числе помогают подготовить данные для проведению конкурсов и поощрений.

Результаты проекта

В результате оптимизации процесса работы с рационализаторскими предложениями:

1. Сократилось среднее время на заполнение карточки документа за счет шаблонов с 8 часов до 1 часа.
2. Уменьшилось среднее время согласования документа благодаря возможности совместного редактирования и рецензирования с 20 дней до 7 дней;
3. Сократились затраты на бумагу и хранение документов за счет перехода на электронный документооборот.
4. Снизилось время на поиск документов с помощью интеллектуального поиска с 1 часа до 1 минуты.
5. Уменьшилось время на контроль исполнения по документам и поручениям за счет интеллектуальных механизмов с 5 часов до 10 минут.

Цифровизация помогла наладить эффективное сотрудничество людей, вовлеченных в анализ рационализаторских предложений, и избавила весь процесс от рутины. Это позитивно скажется на скорости оценки и внедрения инноваций, что в свою очередь повлияет на развитие основной деятельности заказчика.

Показатели:

• 2000+ пользователей системы
• в 8 раз сократилось время на проверку документов
• в 2,5 раза сократилось время на согласование
• до 1 минуты на поиск документа
• 300+ рацпредложений в год создается в системе

О команде проекта

От исполнителя:

• Аужина Инна – руководитель проекта;
• Зайцев Никита – консультант-аналитик;
• Максунов Антон – архитектор;
• Бочкарев Александр – разработчик.