Интеллектуальная обработка входящих писем в компании-лидере газодобычи

О компании

ООО «Газпром добыча Ямбург» — 100-процентное дочернее общество ПАО «Газпром». Работает в Ямало-Ненецком автономном округе с 1984 года и занимается добычей газа, газового конденсата, нефти, проведением геологоразведочных работ. Вклад компании в общероссийскую добычу составляет более 17% – ежегодно это свыше 3,5 млн тонн газового конденсата и более 140 млрд куб. м газа.

Предприятие – признанный лидер газодобычи, пионер во внедрении новых технологий в производство и управление.

Цели и задачи проекта

В 2021 году в ООО «Газпром добыча Ямбург» завершился проект внедрения Directum RX. В систему перевели процессы делопроизводства и договорной работы. В 2022 году проект получил развитие. Потребовалось ускорить обработку входящих писем, так как сотрудники предприятия тратили на этом участке работ слишком много времени. В качестве решения выбрали интеллектуальные сервисы Directum Ario. Исполнителем на проекте выступила компания «Алиал Групп».

Цели внедрения интеллектуальных сервисов Directum:

• упростить занесение входящих документов в Directum RX;
• сократить трудозатраты и сэкономить рабочее время регистраторов за счет автоматизации процесса обработки входящего документопотока;
• уменьшить число ошибок, возникающих при ручном вводе документов в систему;
• снизить вероятность ошибок при сравнении документов.

Задачи:

• автоматическое занесение входящих писем в Directum RX;
• автоматическая классификация документов;
• извлечение фактов документов и автоматическое заполнение карточек документов при обработке входящего потока документов;
• автоматическое сравнение документов.

Были запланированы следующие показатели:

• при проведении приемо-сдаточных испытаний корректно классифицироваться должны 80% документов из контрольной выборки по виду;
• корректность извлечения реквизитов из документов контрольной выборки должна достигать 70% (в расчет не принимаются данные, заполненные полностью или частично рукописным шрифтом, имеющие дефекты печати или сканирования в области размещения реквизита).

Реализация

В первую очередь на проекте была проведена настройка и модификация служб и сервисов Ario: службы захвата документов (DCS), механизмов распознавания, решения «Сравнение документов».

Классификация входящих документов

Входящие документы, поступившие на электронный почтовый ящик или поступившие из ранее настроенной папки заказчика, автоматически заносятся в систему Directum c помощью службы ввода. Сервисы Ario автоматически классифицируют документы. При этом если не удалось определить вид документа, или он относится к спаму, то его не помещают ни в один из классов и классифицируют как вид «Прочие документы».

При поступлении комплекта документов определяется основной документ, он разделяется на отдельные, далее на основании извлеченных реквизитов по каждому создаются и заполняются карточки. Документы комплекта автоматически связываются между: первый документ определяется как «Входящее письмо», остальные – как «Приложение».

Извлечение фактов

После успешной классификации входящих документов сервисы Ario находят и извлекают из документа необходимые реквизиты, чтобы заполнить ими карточки документов.

Перечень видов документов и извлекаемых фактов

* Если адресат не заполнен, или адресат ГД, то автоматически адресат заполняется сотрудником «Помощник ГД». Если адресатов несколько, то заполняются несколько адресатов.

Верификация документов

После того как документ или комплект документов занесен в систему, автоматически запускается задача по типовому маршруту «Обработка документов из службы ввода» и формируется задание ответственному за верификацию на его проверку.

Извлечение фактов из входящего письма

На цвет раскраски полей влияет вероятность, с которой факт распознан сервисами Directum Ario, и вероятность, с которой распознанный факт найден в соответствующем справочнике в Directum RX:

• зеленый цвет: вероятность больше верхней границы доверия, указанной в настройках;
• желтый: вероятность меньше верхней границы доверия, но больше нижней границы.

Если вероятность меньше нижней границы, то поле заполняется значением по умолчанию (если оно предусмотрено) или остается незаполненным.

Процесс верификации

Ответственный за верификацию (один из сотрудников ООО «Газпром добыча Ямбург») проверяет документы:

• убеждается, что содержимое занесено корректно. Для этого необходимо открыть карточку документа и перейти на вкладку «Верификация»;
• убеждается, что для документа верно определен тип. При необходимости меняет его.
• проверяет корректность автоматически заполненных реквизитов. Факты, которые сервисы Ario извлекли из текста, выделены цветом в карточке и в области предпросмотра документа. Если реквизит заполнен неверно, корректирует его значение;
• сохраняет карточку документа. Аналогично проверяет карточки других обработанных документов;
• регистрирует документ. Для этого переходит на вкладку «Свойства», заполняет недостающие поля и нажимает на кнопку «Регистрация».

Завершение верификации

После проверки корректности заполненных реквизитов в карточке документа ответственный за верификацию выполняет задание, нажимая на одну из кнопок:

• Проверено – сохранить документ в системе, не отправляя его в дальнейшую работу;
• Переадресовать – отправить задание на проверку корректности заполнения реквизитов карточки документа другому сотруднику;
• На рассмотрение руководителю – отправить адресату задание на рассмотрение;
• Удалить документы – документ занесен в систему по ошибке. Документы из задания можно удалить, если верификация еще не завершена и в карточке документа в поле «Верификация» установлено значение «В процессе».
• На исполнение поручением – резолюция руководителя уже известна и нужно сразу отправить поручение в работу

Решение «Сравнение документов»

В ООО «Газпром добыча Ямбург» решение «Сравнение документов» настроено для работы с договорными документами и предназначено для быстрого сравнения двух версий документов, выявления различий и представления их в удобном для чтения виде. Решение снижает трудоемкость сверки и повышает эффективность работы с документами за счет:

• выявления правок, внесенных в документ контрагентом. Таким образом, сотрудники не тратят время на ручную сверку текста, уменьшается вероятность ошибки из-за человеческого фактора;
• определения, что изменилось в тексте с последнего круга согласования. Согласующим проект документа внутри компании не приходится перечитывать весь текст на каждом круге согласования.

Порядок действий при сравнении документов

1. В карточке договора на панели действий в выпадающем списке пользователь выберите пункт «Сравнить версии» или «Сравнить с файлом», если документ сохранен локально:

2. В открывшемся окне заполняет поля:

• «Сравнить» - версия документа, которую нужно сравнить с новой редакцией.
• Галочка «Выполнить сравнение в фоновом режиме» автоматически устанавливается и недоступен для изменения, если хотя бы одна версия:
• не содержит текстовый слой;
• превышает по размеру значение, заданное администратором;
• невозможно выполнить онлайн-сравнение, например из-за превышения размеров файлов.

Обработка документов в фоновом режиме не блокирует работу в системе, в это время можно выполнять другие задачи. Если флажок не установлен, сравнение выполняется в режиме онлайн.

3. Нажимает кнопку «Сравнить». В результате сравнения:

• если найдены различия, появляется окно с сообщением об их количестве;
• если различия не найдены, система показывает соответствующее сообщение:

Для удобного просмотра сформированного PDF-файла все найденные различия выделяются цветом:

• желтым цветом подсвечивается измененный текст. В примечании можно посмотреть исходный текст;
• красным отмечается удаленный текст. В примечании можно посмотреть, какой текст был удален;
• зеленым выделяется добавленный текст.

Планы по развитию интеллектуальной обработки документов

Сейчас сделан только первый шаг – обработка входящей документации сервисами Directum Ario. Планируется и второй шаг – внедрить интеллект в обработку бухгалтерских и договорных документов.

Процесс оптимизации работы с входящими письмами от контрагентов

Новизна и ценность проекта

Уникальность проекта в том, что сервисы Directum Ario развернуты на ОС Linux. Реализованный опыт может быть интересен как остальным предприятиям ПАО «Газпром», так и компаниям других отраслей экономики, которые следуют по пути импортозамещения и стараются перейти от иностранного ПО на отечественное, в частности на Linux Red OS.

Команда проекта со стороны Исполнителя

• Руководитель проекта – Дмитрий Олейников
• Разработчики – Илья Зубченко, Станислав Егоров

Отзывы

"Для нашей команды это был первый опыт внедрения сервисов Ario. Поэтому нам было важно разобраться, как работает искусственный интеллект, особенно в связке с операционной системой Linux. Да, на проекте периодически случались «пробуксовки», но в том числе благодаря им мы прокачали экспертность в новой теме и нашли точки улучшения в работе интеллектуальных сервисов Directum на Linux."