Внедрение электронного документооборота и оптимизация процессов вуза

Красноярский государственный медицинский университет имени профессора В.Ф. Войно-Ясенецкого имеет 8 головных подразделений и 361 структурных.

Вуз был организован в 1942 году как Красноярский государственный медицинский институт (КГМИ) по приказу Всесоюзного Комитета по делам высшей школы при СНК СССР и Народного Комиссариата здравоохранения Союза ССР. Базой стали эвакуированные в годы Великой отечественной войны в г. Красноярск Воронежский стоматологический институт и части 1-го и 2-го Ленинградских медицинских институтов, Ленинградского педиатрического и Ленинградского стоматологического институтов.
 

Непосредственное управление деятельностью университета осуществляет ректор, избранный тайным голосованием на общем собрании представителей коллектива вуза. Проректоры приняты на работу по трудовому договору (контракту) на период, совпадающий со сроком окончания полномочий ректора. Как орган оперативного управления КрасГМУ при ректоре функционирует проректорат.

Структура управления КрасГМУ

Цели и задачи проекта

С 2020 года КрасГМУ начал реализовываться переход от функционального к процессному подходу к организации системы менеджмента качества, основываясь на требованиях современных стандартов в области качества. Одной из целей обеспечения системы качества состоит в снижении бюрократической нагрузке на всех уровнях организации за счет тщательного анализа и последующей оптимизации документооборота и дальнейшего внедрения информационных технологий.

По итогам обследования бизнес-процессов заказчика для достижения целей соответствия критериям системы качества выявлена необходимость автоматизации в системе Directum RX следующих бизнес-процессов:

• проведен по методологии GAP-анализа совместно с заказчиком
• коробочный функционал без модификаций внедрен в соответствии с особенностями ВУЗа

Модули Делопроизводство и Договоры настроены с учетом особенностей процессов.

В частности проведена настройка:

• работы с внутренними документами,
• работы с Доверенностями;
• работы с организационно-распорядительной документацией;
• работы с договорными документами по шаблонам;
• работы с доп.соглашениями по шаблонам.

Для верной маршрутизации согласований внутренних документов в каждом регламенте, настраивается курирующий проректор, для соответствующих подразделений.

Результаты

В результате проекта:

• проведен анализ документооборота в ВУЗе;
• оптимизирован процесс согласования документов с учетом орг.структуры ВУЗа;
• повышена исполнительская дисциплина на всех уровнях;
• исключен риск потери документов;
• 50 пользовательских лицензий;
• 7 топ-менеджеров используют систему

Команда проекта от Softline