Directum RX в МГИМО: опыт самостоятельной настройки

О МГИМО

МГИМО — ведущий социально-экономический и гуманитарный университет страны, обладающий уникальными международными компетенциями. МГИМО подведомственный вуз Министерства иностранных дел России.

МГИМО включает в себя 13 факультетов, Горчаковский лицей и колледж. Основной кампус МГИМО находится в Москве; кампусы — в подмосковном Одинцово, Ташкенте. В основном кампусе обучаются — 8600 человек (в МГИМО-Одинцово — 2018, в МГИМО-Ташкент — 320).

Открыты корпоративные кафедры и программы «Ростеха», «Роснефти», «Транснефти», «Норникеля», УГМК, Газпромбанка, Минпромторга, Минсельхоза, Правительства Московской области; действуют более 20 договоров с регионами.

Описание заявки

Предыстория проекта

До начала проекта в отделе документационного обеспечения вуза использовалась самостоятельно разработанная простая система для регистрации входящих и исходящих писем. Этого уже было недостаточно для крупного вуза. В МГИМО за годы существования сформировались определенные схемы согласования документов, повсеместно использовались бумажные экземпляры. При этом не всегда процессы согласования были понятны и прозрачны. На текущем этапе стало ясно — для того чтобы развиваться и соответствовать статусу лидера, консервативную практику нужно менять.

К выбору подошли серьезно, изучили рынок и отзывы, так как понимали, что систему электронного документооборота будем использовать длительный срок, выбирали продукт с перспективой. Оценивали удобство использования, ведь цифровизация затрагивает сотрудников из разных отделов. Важно, чтобы каждому из них было комфортно работать. В итоге решили внедрять Directum RX и не пожалели об этом.

Ход проекта

Внедрение Directum RX в МГИМО реализовали за 2022 год. Проект шел поэтапно. Изначально хотели автоматизировать делопроизводство, но когда детально обсуждали проект для московского отделения МГИМО, то все-таки решили начать автоматизацию с договорной деятельности. 

На первом этапе развернули систему, создали несколько простых маршрутов и выпустили приказ о переходе на новую информационную систему. Таким образом, организовали пилотную работу с некоторыми договорами. Это был этап привыкания и освоения. Когда все заработало, сотрудники начали использовать систему, постепенно привыкли и им все понравилось.

С 1 января 2022 г. перевели в Directum RX работу канцелярии. Добавили настройки в части нумерации входящих и исходящих документов. Сотрудники быстро включились в работу.

В июне в систему стали загружать договора на простые работы. Таких договоров гораздо больше и вовлеченных подразделений тоже, но освоение цифрового согласования прошло быстрее.

В сентябре перенесли работу в электронный вид с кадровыми документами. При разработке регламентов работы много взаимодействовали с сотрудниками кадровой службы.

С 1 января 2023 г. в системе заключаются договора с профессорско-преподавательским составом.

Сейчас к единой системе Directum RX подключили и филиал в Одинцово. В подразделении 20 человек занимаются договорной деятельностью и 10 отвечают за согласование документов.

Сложности и их преодоление

Основные трудности были связаны с тем, что ранее всё было построено на бумаге, к этому все привыкли. Именно по этой причине некоторые сотрудники выступали против изменений. Например, бухгалтерия не хотела менять привычный ритм работы. Поэтому работу со счетами и первичными документами не трогали.

Много времени уделялось обучению. Его начали с организации семинаров, в основном обучение проводили специалисты вуза. С некоторыми пользователями занимались индивидуально. Важно было, чтобы каждый человек смог работать в новой системе. Например, в январе, когда начали заключать договоры с профессорско-преподавательским составом, на очный семинар пришли около 350 человек. Многие сразу разобрались, как работать в Directum RX, но кому-то потребовались индивидуальные консультации по процессам.

Сейчас отзывы о системе преимущественно хорошие. Сотрудники избавлены хождения по инстанциям — все в электронном виде, документы согласовать легко.

Результаты

Сейчас в Directum RX работает около 200 человек, в том числе и из филиала в Одинцово. Цифровизированы делопроизводство и договорная деятельность. В системе работают сотрудники канцелярии, профессорско-преподавательский состав.

Благодаря Directum RX снизилась трудоемкость согласования. В будущем планируется проанализировать результаты и, возможно, перераспределить нагрузку на подразделения и сотрудников.

Использование электронных документов существенно изменило работу. Все заведующие кафедрами и деканы получают приказы и другие документы в электронном виде. Это удобно, наглядно, нет разночтений по версиям.

Сотрудники могут делегировать рассмотрение документов своим подчиненным. Помощники профессоров часто выступают в качестве референтов. Ознакомление с приказами стало более контролируемым и удобным.

Людям стало проще работать с договорами, загружать их в систему и отправлять их на согласование. Сотрудники читают и вдумчиво изучают документы в системе. На рассмотрение отводятся сутки, люди не забывают рассмотреть документы, ничего не теряется.

Схемы согласования остались привычными, но теперь с помощью Directum RX все процессы просто перевели в электронный вид. При этом какие-то этапы упростили, заменили согласование, на уведомления.

Общим результатом внедрения стало повышение исполнительской и организационной дисциплины, налажены четкие регламенты согласования договорных документов.

Важные особенности

Для нас важно, что система имеет удобный интерфейс настройки регламентов, фактически она сводится к простому рисованию маршрута. Мы можем своими силами делать настройку и развитие на новые направления. И только в сложных случаях передавать работы партнеру.

Планы развитию проекта

Уже есть планы по расширению использования Directum RX:

• интеграция с 1С;
• подключение канцелярии филиала в Одинцово;
• разработка удобного интерфейса для поиска документов;
• использование мобильных приложений для рассмотрения и заверения документов.

Состав команды проекта

• Сычев Вадим — директор дирекции ИТ МГИМО, занимался разработкой маршрутов.
• Еремеев Дмитрий — ведущий инженер МГИМО, отвечал за взаимодействие с пользователями;

Об авторе заявки

Мне нравится система Directum RX, она живучая и не требует постоянного контроля со стороны ИТ-отдела. За ней никак не нужно «ухаживать». Все доработки выполняются, только когда требуется что-то изменить в бизнес-процессах. Мы не тратим время на поддержание работоспособности Directum RX, несмотря на огромное количество документов в системе.

Сычев Вадим Алексеевич

Директор Дирекции информационных технологий