Новый уровень проектной деятельности в ГК «Морской Траст»

Группа компаний «Морской Траст» образована в 2007 году и базируется в городе Петропавловск-Камчатский. Основными направлениями деятельности компании являются морские бункеровки судов в районах рыбопромысловых экспедиций Охотского и Берингова морей, оптовая и розничная реализация нефтепродуктов в портах Дальнего Востока, перевозка нефтепродуктов. 

История проекта

Группа компаний всегда идет в ногу со временем и стремится реализовывать самые смелые и лучшие идеи для развития бизнеса. В октябре 2020 года Группа компаний «Морской Траст» начала использовать программное обеспечение Directum RX для совершенствования электронного документооборота и не прогадала с выбором. С каждым годом наши желания в плане оптимизации процессов только растут, и гибкая функциональность Directum RX полностью с этим справляется.

Начиналось все с классических документов и маршрутов, так мы «прощупывали почву» этой платформы. Вслед за доверенностями, письмами, служебными записками пошла тяжелая артиллерия в виде договоров с протоколами разногласий и протоколами согласования разногласий.

Мы вошли во вкус, подключили agile-доски, периодические поручения, совещания. Особой доработкой стала проверка благонадежности контрагентов, которая вместе с договорами понятным «разноцветным светофором» интегрируется с 1С Битфинанс для оплаты счетов. В разы снизилось количество бумаг и бегающих по коридорам сотрудников. Увеличилась скорость согласования документов благодаря приложениям Jazz и Solo.

Компания растет и развивается, вместе с ней растут запросы. Так в нашей жизни появились Проекты и Проектная деятельность. Идея их оцифровать и отслеживать исполнение задач, а точнее поручений по проектам, стала целью на 2023 год. Стандартную функциональность этих модулей доработали под наши потребности и успешно внедрили, о чем мы и хотим вам рассказать.

Цель проекта

Старту проекта предшествовали, с одной стороны, запрос собственников компании на прозрачность процесса Проектной деятельности ГК «Морской Траст» и его оценка. С другой — удобство консолидации информации в одном информационном поле на базе Directum RX.

Главными факторами принятия решения о внедрении новых модулей стало утверждение локальных нормативных документов (Положений) системы управления проектами.

Реализация

Проблема

До изменений о каждом Проекте ГК «Морской Траст» знали только его участники, отследить и оценить работу участников рабочей группы проекта было крайне проблематично. Задачи терялись во времени, страдали сроки исполнения.

План решения

Чтобы решить эту проблему предстоящую работу разделили на следующие этапы:

• разработка и утверждение Положения «О корпоративной системе управления проектами» (далее – КСУП), Положения «О Проектном вознаграждении»;
• изучение стандартной функциональности Directum RX руководителем отдела Проектного офиса, Директором по административному управлению и персоналу;
• оперативное совещание с демонстрацией стандартной функциональности рабочей группы и сбор предложений по его улучшению;
• составление технического задания (Далее – ТЗ) на модернизацию блока «Проекты» Directum RX, разработка шаблона таблицы Excel, формы отчета;
• исполнение ТЗ компанией-исполнителем;
• период ОПЭ, доработка недочетов, корректировка формирования и импорта документов;
• демонстрация функциональности системы управления Проектами в Directum RX в виде презентации для руководителей департаментов и подразделений - «Курс немолодого бойца по проектным задачам»;
• промышленная эксплуатация блока «Проекты».

Проект внедрения стартовал в январе 2023 года, период опытно-промышленной эксплуатации (далее – ОПЭ) — июнь-декабрь 2023, промышленная эксплуатация началась в январе 2024 года.

Как выстроено проектное управление 

Развитие ГрК Морской Траст включает в себя:

- Проектную деятельность (Проектные задачи или «Программа развития 2023-2025», которая является своего рода тоже Проектом) – поручения по результатам ежегодной стратегической сессии. Здесь нет бюджета, нет ВРГ. Проектная деятельность имеет также план-график с поручениями, исполнителями и контролерами.

- Проекты (например, «Нефтебаза П-Камчатский», «1С ЕРП ТОиР», и т.д.). Проект имеет свое название, временную рабочую группу (далее – ВРГ). Проекты бывают инвестиционные и управленческие. Любой проект имеет план-график с поручениями, исполнителями и контролерами.

Введены показатели:

• Кваж – коэффициент важности (вес). В поручении вес (важность) имеет градацию: «низкая – 1», «средняя - 2», «высокая -3».
• Оценка контролера – оценка качества выполнения проектного задания (коэфициент от 0 до 1,1), выставленная руководителем при приемке проектного задания.
• Кдп – коэффициент дней просрочки. Автоматический корректирующий (понижающий) показатель, учитывающий  сумму количества рабочих дней просроченных поручений за период. Показатель внесен в автоматическую формулу расчета. Более подробно в Положении «О Проектном вознаграждении».
• Коп – коэффициент объема поручений за период. Автоматический корректирующий (повышающий) показатель, учитывающий общее количество поручений исполнителя за период. Показатель внесен в автомтическую формулу расчета. Более подробно в Положении «О Проектном вознаграждении».

Используемые решения

Блок «Проекты» был доработан компанией-исполнителем ООО «АйТиСи» согласно ТЗ.

Незначительно доработали карточку Проекта: добавили показатели даты начала и окончания проекта, плановый/фактический % исполнения на текущую дату.

Внедрили без изменений папки проектов, где располагается документация: приказ о старте/завершении Проекта, первоначальная анкета куратора проекта (Word), отчет об оценке участников проекта (ежемесячный), первоначальный план-график (Excel) для импорта в Directum RX, Положение о временной рабочей группе, иные документы.

Диаграмма Ганта из Excel

Специально для нас создали возможность импорта утвержденной формы документа «План-график» в формате Excel. Форма таблицы «План-график» включает в себя зафиксированные графы (№ п/п, аспект бизнеса, проектная задача, задание, контрольный показатель исполнения (далее — KPI), дата начала работ, дата исполнения, координатор задачи (ответственный исполнитель поручения), соисполнители, контролер, акценты, % выполнения, трудоемкость, степень важности).

• Показатель «Трудоемкость задачи» – количество дней, которое необходимо для её выполнения.
• Показатель «Дата начала работ» определяет день, когда поручение будет направлено исполнителю автоматически (рассчитывается как срок исполнения – трудоемкость задачи (дни)*5).
• Показатель «Степень важности» от 1 до 3, где 1 – низкая важность, 2 – средняя, 3 – важная задача.

Перед стартом проекта таблица «План-график» в формате Excel наполняется поручениями, ФИО сотрудников, датами, утверждается на совещании. Таблица заполняется полностью.

Производится импорт таблицы в программу и превращается в полноценную диаграмму Ганта. При загрузке поручения имеют статус «Открыт», который при их отправке изменяется на «В работе», а при приемке поручения контролером на «Завершен».

Оценка исполнения поручений

Стандартные задачи, используемые в коробочной версии системы, заменили на поручения. Они формируются в Directum RX в определенный срок. Это было нужно, чтобы контролер мог оценить исполнителя поручения по 5-бальной шкале.

Карточка поручения имеет вид:

Поля:

• «Приоритетность» = «Степень важности» из таблицы Excel, где 1 – низкая, 5 – средняя, 10 – высокая.
• «Статус» или 0% или 100% (не бывает промежуточных значений. Поручение либо выполнено, либо нет).
• «Описание» – здесь содержится вся информация из полей: аспект бизнеса, проектная задача, задание, KPI, дата исполнения, соисполнители, акценты.
• «Вложение» – ссылка на сформированное поручение.

При оценке контролером поручения в тексте идет отметка о фактической дате исполнения и подсчет дней просрочки с момента исполнения поручения. Это нужно для формулы отчета по исполнительской дисциплине. Например:

Если поручение загружено из таблицы Excel, оно отправляется и закрывается автоматически. Это не мешает дополнить проект новыми поручениями, а также при необходимости отправить поручение вручную. Перенос сроков или изменение иного параметра также производится вручную с корректировкой карточки поручения.

Сложности

Во время ОПЭ столкнулись с трудностями переноса сроков поручений. В каждом проекте есть такие поручения, которые по объективным причинам необходимо либо отменить, либо перенести по времени. Для этого Руководителем Проектного офиса в ручном режиме прекращается текущее поручение и, для корректной работы формулы в отчете, удаляется все связанные с ним задачи, уведомления. Избежать таких моментов можно на старте загрузки Проекта, сразу корректно заполнив таблицу Excel по всем пунктам.

Отчетность

Реализована функция формировать отчетность по результатам исполнения поручений, которой ранее в системе не было. Отчет формирует руководитель Проектного офиса. Документ выглядит следующим образом:

Графа «Коэффициент оценки», «Итоговый КИД», «Расчет стимулирующей выплаты» имеют свои формулы расчета согласно Положения «О проектном вознаграждении». В формулах учитываются различные данные, в т.ч. в виде коэффициентов: дни просрочки исполнения поручения, важность (вес) поручения, количество поручений за период у одного сотрудника, оценка контролера, сумма весов поручений у одного сотрудника за период.

Отчет передается в Департамент по управлению персоналом ГК «Морской Траст» для начисления участникам Проекта премии в денежном эквиваленте. Таким образом своевременность и качество исполнения поручений влияет на коэффициенты в формуле и, соответственно на % денежного вознаграждения за участие в проекте.

Результаты

Процесс стал прозрачным не только для участников рабочей группы, но и для собственников бизнеса – в любой момент можно ознакомиться с информацией. План-график, выраженный в Диаграмме Ганта, наглядно показывает общий объем работы, состояние этапов, временной промежуток, плановый % исполнения и фактический % исполнения Проекта.

Внедрение новой функциональности позволило сформировать и визуализировать портфель проектов компании на одной «площадке», а также определить приоритеты развития для достижения бизнес-целей.

Появилась возможность отслеживать доступность трудовых ресурсов и грамотно их распределять, что позволило предотвратить выгорание сотрудников, неожиданные сюрпризы и конфликты на рабочем месте. Повысился уровень заинтересованности и степень вовлеченности участников проектов, так как качество выполнения поручения оценивается контролером.

Увеличилась скорость принятия решения, гибкость в корректировке сроков и направлений. Система позволила более точно распределять и управлять человеческими, финансовыми и временными ресурсами.

В целом повысились многие показатели: взаимообусловленность процессов компании, компетентность персонала, документированность системы Проектного офиса, комфортная рабочая среда, прозрачная командная работа, корпоративная социальная ответственность.

Показатели в числах

• Directum RX охватывает порядка 250 сотрудников административно-управленческого персонала (далее – АУП) и 18 единиц флота. Процесс управления проектами изменил работу практически половины сотрудников АУП;

• если говорить про топ-менеджеров, то модулем «Проекты» в Directum RX пользуются 20 руководителей;

• производительность повысилась минимум на 30% за счет того, что стало возможно своевременно измерять эффективности работы каждого участника проекта;

• время, которое тратится на формирование отчетности сократилось с 1-2 дней из excel до 20 минут из системы. Причем оно уходит не на формирование, а на выборочную проверку его корректного заполнения.

Перспективы развития

В ближайшем будущем не планируется изменений, связанных с управлением проектами, так как требования по Положению «О проектном вознаграждении» полностью исполнены. Однако наша компания открыта к новым идеям, некоторые подсматриваем на ресурсах Directum и внедряем у себя, совершенствуем внутренние бизнес-процессы.

Команда проекта

Со стороны заказчика:

• директор по развитию Лаврентьев Борис Леонидович — разработка Положений и документации по Проектному офису, разработка методологии подсчета исполнительской дисциплины и проектного вознаграждения, участие в периодических совещаниях, контроль проекта на различных этапах его исполнения;
• директор по административному управлению и персоналу Пикалова Нина Вадимовна — участие в разработке и согласовании Положений, согласование ТЗ, участие в периодических совещаниях, участие в ОПЭ, помощь в администрировании системы;
• руководитель Проектного офиса Кундиус Анна Викторовна – участие в согласовании Положений, полное администрирование программы Directum RX по всем направлениям, изучение базовой функциональности блока «Проекты», составление ТЗ для компании-исполнителя, разработка шаблонов документов для импорта, контроль исполнения ТЗ, участие в ОПЭ (внесение Проектов в систему, наполнение проектов организационно-распорядительной документацией, импорт сведений в Диаграмму Ганта, корректировка поручений при необходимости), формирование итоговой отчетности по проектному вознаграждению;
• руководитель Планово-экономического отдела Чистяков Андрей Андреевич — разработка формул для расчета исполнительской дисциплины, участие в согласовании Положений, участие в периодических совещаниях.

Со стороны исполнителя – «АйТиСи»:

• генеральный директор Елисеев И.В. – исполнение ТЗ, корректировка процессов в период ОПЭ;
• руководитель проектов Чупика О.В. – исполнение ТЗ, корректировка процессов в период ОПЭ.

Об авторе заявки

Руководитель Проектного офиса Анна Кундиус.

В начале 2023 года с момента старта представленного Проекта была назначена на должность Руководителя вновь созданного отдела – Проектного офиса. С самого начала внедрения программного обеспечения Directum RX в октябре 2020 года в Группе компаний «Морской Траст» была администратором системы. Одной из первых начала изучение возможностей Directum RX. Занимаюсь составлением ТЗ и их тестированием, обучением пользователей, корректировкой и составлением новых маршрутов. Изучила программу самостоятельно без специальных курсов.