Цифровая трансформация и импортозамещение в Systeme Electric

Группа компаний Систэм Электрик перешла на импортонезависимую систему за 4 месяца. Команда проекта настроила договорную работу, запустила обмен с контрагентами через Диадок, перенесла документы из исторической системы и обучила пользователей.

О заказчике

Российская производственная компания «Систэм Электрик» (Systeme Electric) – производитель комплексных решений в области распределения электроэнергии и автоматизации.

История проекта

В компании «Систэм Электрик» использовалась система Green Doc, которая из-за санкций должна была быть отключена в июле 2023 года. Потребовалось в сжатые сроки выбрать и внедрить систему на замену Green Doc и перенести архивные данные. Была выбрана отечественная система Directum RX.

Подрядчиком на проекте выступила компания Avis Expert, сертифицированный партнер Directum. Цель проекта – внедрить отечественную систему документооборота для всей компании за 4 месяца с переносом архивных данных.

Особенности проекта

Ограничение по срокам реализации проекта

Из-за ситуации со скорым отключением старой системы было необходимо в кратчайшие сроки внедрить Directum RX. Важной задачей стал безболезненный переход с одной системы на другую и обеспечение непрерывности работы организации.

Удалённый видео-формат взаимодействия команд внедрения

Команды внедрения заказчика и подрядчика находились в разных городах, что накладывало определенные ограничения на взаимодействие – общение осуществлялось по средствам видеоконференций, мессенджеров и электронной почты.

Сложная матрица согласования договорных документов

У заказчика сложная и обширная матрица согласования договорных документов. Особенности:

• 98 категорий договоров, для которых необходимо было разработать и настроить регламенты согласования;
• Различные ветвления согласования в зависимости от типа сделки, типа потока, направления потока, категории договора, категории контрагента, условий оплаты и суммы.

Необходимость обеспечить согласование без входа в систему

Так как заказчик имеет большое количество сотрудников, которые работают через электронную почту, то одним из условий была реализация выполнения заданий в Directum RX без входа в систему.

Ключевые автоматизированные процессы

В рамках проекта внедрения были автоматизированы следующие процессы:

• полный цикл договорной работы: подготовка проекта договора и договорных документов, проверка состояния контрагента, согласование документов с учетом вычисляемых рецензентов, исполнения обязательств по договору, взаимодействие с контрагентом с использованием сервисов обмена;
• делопроизводство: регистрация и согласование внутренних документов (служебных записок), создание и согласование шаблонов типовых договоров.

Интеграция с онлайн-редактором ONLYOFFICE

Задание на рецензирование документа в компании получают одновременно много сотрудников. Это требовало предусмотреть возможность удобной одновременной работы. Для выполнения данного пожелания настроили интеграцию Directum RX с онлайн-редактором ONLYOFFICE.

Последняя версия интеграционного решения позволяет блокировать от изменения критичные защищенные блоки шаблонов документов. Это значительно сократило время на рецензирование документа. Теперь работа в Directum RX идет стабильно.

Согласование через электронную почту

В активном рабочем процессе не все сотрудники могут постоянно работать в системе, но жесткие сроки согласования требуют своевременное реагирование на входящие поручения.

Поэтому предусмотрели возможность согласования через электронную почту.

Система проверяет наличие невыполненных заданий и направляет исполнителю электронное письмо с вложением документа для согласования.

Исполнитель рецензирует полученный документ и принимает решение, используя интерактивные кнопки в письме. В зависимости от нажатой кнопки система получает информацию о согласовании или отклонении документа с перечислением замечаний.

Внедренное решение позволило сотрудникам реже переключаться между рабочими программами и соблюдать сроки работы над документами.

Регламенты согласования договорных документов

В компании сложная матрица согласования документов, для которой было необходимо доработать существующие карточки документов, разработать новые справочники и условия выбора для схемы согласования.

В связи с большим количеством параметров, влияющих на итоговую матрицу согласования договорных документов, было принято решение о комбинированном подходе:

• добавление требуемого условия согласования в регламент,
• создание вычисляемых ролей согласования на основании дополнительных свойств договорного документа,
• создание перечня вычисляемых ролей рецензентов на основании параметров документа с помощью выделенного справочника.

Вычисляемым рецензентам направляется задание на согласование договорного документа в соответствии с автоматически подбираемым регламентом согласования. Регламенты согласования составлены с учетом основных параметров документа, что позволяет сотрудникам не задумываться о ручном подборе согласующих.

Таким образом удалось сократить количество регламентов согласования и обеспечить их корректный выбор.

Обработка договорных документов

Для работы с историческими документами был доработан сценарий преобразования в PDF для возможности установки штрихкода.

Сценарий используется для любых форматов документов.

Электронный обмен документами с контрагентами

В рамках общей тенденции на отказ от бумажного документооборота внедрено решение электронного обмена с контрагентами через сервис Диадок.

Договорные документы можно создать и отправить контрагентам через сервисы обмена прямо из Directum RX. Это позволяет не переключаться между несколькими интерфейсами. Когда контрагент подписывает документ, система сообщает об этом.

В Directum RX можно сформировать список документов, которые отправлены контрагентам через сервисы обмена и ожидают подписания. С помощью такого списка легко отследить документы, подписание которых затягивается.

Интеграции с внешними системами

В рамках проекта реализованы интеграции с внешними системами:

• с Active Directory для учетных записей;
• с 1С для справочников (контрагенты, каналы продаж, классификация).

1С является первичной системой для данных справочников. В частности, в справочнике контрагентов хранится информация о результатах проверки контрагентов.

При изменении данных справочников в первичной системе происходит передача актуальных данных в Directum RX. Интеграция с 1С реализована через корпоративную шину данных.

Реализация интеграции позволило использовать данные 1С для договорной работы в Directum RX: проверка контрагентов происходит отдельно и признак проверки изначально проставляется в 1С, далее этот признак забирается и используется в договорном процессе в RX. Подписать договор можно только с проверенным контрагентом.

Миграция исторических документов

Для успешного запуска бизнес-процессов в системе Directum RX были необходимы исторические данные, накопленные за время работы в системе Green Doc. Формат, способ хранения и механизмы обработки данных в этих двух системах отличаются. В процессе миграции данные из формата системы Green Doc были переведены в Directum RX.

Были перенесены договорные документы и служебные записки. Для миграции данных использовались: промежуточные таблицы на PostgreSQL для метаданных и файловая система для передачи тел документов. С помощью фоновых процессов Directum RX данные загружались из таблиц PostgreSQL с фиксированием результата загрузки в разрезе каждого объекта.

Кроме того было необходимо перенести историю согласований документов из архивной системы. Это реализовали с помощью составного фонового процесса, он загружал листы согласования в Directum RX и устанавливал связь с основным документом.

Доверенности и машиночитаемые доверенности (МЧД)

Сложная матрица согласования договорных документов влияет и на большое количество вариантов подписантов, поэтому для компании важен выстроенный механизм процесс контроля полномочий подписания. 

Была запущена схема управления электронными доверенностями в системе. Визирование документов осуществляется электронной подписью на основании выданных доверенностей, включая машиночитаемые (МЧД). Весь процесс управления МЧД (включая создание) осуществляется средствами Directum RX.

Архитектура системы в Systeme Electric

Учитывая масштабы и количество процессов, архитектура проектировалась с учетом всех необходимых рекомендаций вендора для соответствия требованиям отказоустойчивости и масштабируемости, исходя из планируемой нагрузки и количества пользователей.

Результаты проекта

Бизнес-эффект

• Компания выстроила прозрачный договорной процесс с ориентиром на compliance;

• Все процессы регламентированы. При подписании договоров проводится строгая проверка контрагентов.

• Стала понятнее загрузка сотрудников, на что уходит время, где узкие звенья в договорном процессе.

• Руководство может оценить загрузку и перераспределить задачи.

Показатели

• За 4 месяца выполнен проект по переходу на импортозамещенную систему;
• в 3 раза сократилось время согласования договоров.
• Выполнена миграция данных из исторической системы. Перенесено порядка 25 тысяч договорных и внутренних документов.
• Создано почти 100 регламентов согласования.
• За время функционирования системы с 03.07.2023 создано более 13 000 договорных документов.

Обратная связь

«Для нас были важны не только возможности платформы, но и опыт и профессионализм интегратора. Опыт проектной команды интегратора является ключевым конкурентным преимуществом при выборе системы. Команда Авис Эксперт провела очень подобный анализ требований, вникли в контекст, помогли определиться с приоритетными задачами и функциями и проявили максимальную вовлеченность на этапе подготовки проекта.»

Бессарабенко Александр – руководитель проекта ГК «Систэм Электрик»

Дальнейшее развитие проекта

В краткие сроки после завершения проекта было реализовано обновление системы до версии 4.8.

Ведется работа по дальнейшему развитию интеграций с внешними системами в общей структуре документооборота компании.

Команда проекта

Основные участники проекта

От заказчика:

• Бессарабенко Александр – руководитель проекта
• Павлушкина Екатерина – специалист коммерческого контроля
• Нестеркина Анастасия – ассистент
• Медведовская Светлана – старший юрист

От исполнителя:

• Латута Вячеслав – куратор команды
• Илюшина Екатерина – старший консультант
• Рвачева Наталия – архитектор
• Заполина Анастасия – разработчик
• Терентьев Назар – разработчик
• Асанович Федор – консультант
• Пичкова Ольга – консультант