Автоматическая перепривязка учетных записей и перенос закрытых сотрудников в отдельное подразделение

Задача

У заказчика в Directum RX зарегистрированы более 7000 сотрудников. Потребовались доработки, позволяющие автоматически регулировать привязку учетных записей (УЗ) к актуальным записям сотрудников при изменениях в штатной структуре компании и переносить закрытых сотрудников в отдельную группу -- подразделение "Закрытые сотрудники".

Описание решения

Перепривязка учетных записей

Для перепривязки УЗ был разработан фоновый процесс, который в определенное время:

1. находит все УЗ с состоянием "Действующие", которые не привязаны к Сотруднику;
2. находит всех Сотрудников с состоянием "Действующая", у которых поле "Учётная запись" пустое;
3. сравнивает у УЗ определенную часть поля "Имя" с определенной частью поля "Эл.почта" у сотрудника:

• если найдено совпадение одной УЗ с одним Сотрудником, то данная УЗ подставляется в поле "Учётная запись" текущего сотрудника;
• если найдено совпадение одной УЗ с несколькими сотрудниками, то данная УЗ подставляется в поле "Учётная запись" сотрудника со значение поля "Место работы" = "Основное место работы";
  Для этого на карточку сотрудника было добавлено поле "Место работы" (Ссылка на новый справочник "Место работы").
• если не найдено совпадения УЗ с Сотрудником по правилам выше, то УЗ ни к чему не привязывается.

Перенос закрытых сотрудников

Для переноса закрытых сотрудников в отдельное подразделение была произведена доработка:

Была создана константа (в справочнике "Константы") "ИД подразделения Закрытые сотрудники", в которую вручную записывается ИД виртуального подразделения "Закрытые сотрудники";

Разработан фоновый процесс: система ищет всех Сотрудников, у которых Состояние = Закрытая и Подразделение не равно "Закрытые сотрудники" (подразделение из константы "ИД подразделения Закрытые сотрудники"), и устанавливает для них Подразделение = "Закрытые сотрудники";

Доработан существующий фоновый процесс по штатной структуре: когда система ищет записи сотрудников, чтобы их изменить, в нужной НОР и не находит, то после искать нужного сотрудника в подразделении «Закрытые сотрудники» (обращаемся через константу «ИД подразделения Закрытые сотрудники»). Если не находим и в ней, то тогда создаем нового сотрудника.

Результаты

Фоновый процесс перепривязки учетных записей позволил значительно сократить ручную работу Администраторов и обеспечить бесперебойную работу сотрудников в системе при изменениях в штатной структуре компании.

Доработка переноса закрытых записей о сотрудниках позволила очистить их в списке подразделений, т.к. со временем их накапливается большое количество, что вызывало неудобство. Но при необходимости осталась возможность у ФП обращаться к закрытым записям.

Показатели:

• снижение временных затрат администраторов - на 20%
• снижение количества ручных операций на 99%
• снижение ошибок при ручном заполнении на 100%

Команда

• Консультант: Асанович Федор
• Разработчик: Заполина Анастасия