Переход на цифровой документооборот центрального офиса и всех филиалов

Предыстория и бизнес-контекст

Компания «Современные технологии сервиса» оказывает Полный спектр услуг по планово-предупредительному обслуживанию и проведению всех видов ремонта производственного оборудования промышленных предприятий.

Ранее бизнес-процесс согласования был очень медленным - 1-2 недели. Нужно было избавиться от волокиты с бумажными документами. Люди находились в неведении, кто и когда согласовал. Приходилось собирать сотрудников для выяснения на каком этапе находится документ, вытягивать комментарии. 

Была проблема в прозрачности согласований, сроках, ответственности и коммуникациях. 

Цели и задачи

Задача цифровизации - ускорить процесс согласования, наладить отслеживание и контроль.

Главным инициатором был 1-й заместитель генерального директора. Его ожидания заключались в ускорении согласования документов.

Используемые решения

Directum RX. Модули Делопроизводство, Договоры.

Directum RX выбрали так как продукт полностью подходящий под наши требуемые задачи.

Ход проекта

Сроки внедрения 5.06.2023 – 07.08.2023.

Этапы: настройка системы под нужды компании, внедрение автоматизированных бизнес-процессов в работу компании, написание инструкций регламентов согласования.

Сложности и преодоления

Главная проблема была в убеждении пользователей в необходимости автоматизации и процессе обучения пользования продуктом. 

Начальный курс обучения, который прошел в самом начале внедрения, не сильно повлиял на знания коллег. Связано это с тем, что сотрудники еще не совсем были готовы к такому быстрому внедрению, сотрудники еще не ориентировались в системе и не могли подготовить вопросы, поэтому дальнейшее обучение легло на внутренние ресурсы.

Примерно в течении двух месяцев после обучения была масса вопросов по работе в системе, в связи с чем пришлось писать дополнительный инструкции, в том числе и по использованию дополнительных маршрутов согласования.

В нашем случае, неплохо бы разбивать обучение на два этапа: в начале внедрение и через 1 или 2 месяца, когда сотрудники смогли получить начальные навыки, к этому времени они смогут подготовить актуальные вопросы по системе.

На одном из этапов мы пришли к тому, что нам необходимо было еще одно обучение. Но подходящего для нас курса не нашлось. Дальше пришлось самим. А это не очень удобно учитывая, что внутренние ресурсы также не очень хорошо знают систему. 

Пользователи нашей компании так и не смогли приучится пользоваться справкой, лучше всего получилось передать информацию с помощью индивидуально подготовленных инструкций в Word, с разбивкой на конкретные пошаговые блоки работы.

Результаты

Внедрение продукта Directum RX показало свою эффективность, все ожидания оправдались.

Бизнес-процесс согласования после внедрения стал более открытым и контролируемым.

Любое внедрение для рядовых сотрудников чаще всего сталкивается с страхом чего-то нового, но со временем появилось понимание необходимости автоматизации процессов компании.

Показатели:

• 75 пользователей
• 7 автоматизированных топ-менеджеров
• на 48 часов меньше стала средняя длительность согласования
• примерно на 25% снизились временные расходы на процесс
• около 5% сокращение расходов на материальные ресурсы

Состав команды проекта

Капитульский Артем Сергеевич - Начальник ИТ отдела.

Об авторе заявки

Я полностью занимался внедрением, созданием регламентов, написанием инструкций и обучением пользователей. К продукту отношение хорошее, все элементы системы логичны.