Что мешает заказчикам развиваться на Directum 5.x или Как Новаком Системс внедрял Directum RX в УП «Мингаз»

Производственное республиканское унитарное предприятие «Мингаз» / УП «Мингаз» (Республика Беларусь) столкнулось с новыми вызовами в цифровизации -- санкциями, связанными с уходом западных вендоров из Беларуси, и находилась на распутье. С одной стороны, нужно заместить существующий ИТ ландшафт, а с другой стороны, если ошибиться с выбором «фундамента», то можно бесконечно проводить модернизацию ради модернизации и результат окажется «хуже, чем был».

Цели и задачи проекта

Прекращалась поддержка версия DIRECTUM Bel 5, и заказчик понимал, что рано или поздно нужно будет искать новую систему «не хуже» существующей. Во-вторых, активно шел процесс замены ИТ-решений западных вендоров и «склейка» всего ИТ ландшафта в единую инфраструктуру.

Главным фактором принятия решения о замене послужила разработанная дорожная карта развития компании с заменой/обновлением ИТ-инфраструктуры и обоснованием этапности и приоритетности при реализации. 

Основным драйвером был реинжиниринг существующих БП с отсечением рудиментарных действий, утративших актуальность, и реализация существующих ранее фишек в 5.х на платформе нового поколения Directum RX.

Используемые решения и подходы

Решения компании Directum, использованные в проекте:

• 14 лицензий Solo для руководителей с возможностью подписания мобильной ЭЦП.
• Интеграция с порталом Обращения.бел посредством коннектора и использование модуля «Обращения граждан».
• Модуль "Делопроизводство".
• 240 клиентских лицензий
   

История проекта

Проект стартовал в январе 2023 года и был успешно закончен в апреле 2023. Так же, был этап пред проектного обследования который длился 4 месяца и его результатом стало техническое задание и карта развития клиента на ближайшие 3 года (до февраля 2026 года).

Этапы проекта:

• Предпроектное обследование
• Подготовка ТЗ на конвертацию
• Дорожная карта развития на 3 года

Работы по конвертации провели в 3 этапа:

1. Модификация (конвертация) АСЭД Directum Bel на тестовом сервере Заказчика.
2. Модификация (конвертация) АСЭД Directum Bel на рабочем сервере Заказчика.
3. Опытно-промышленная эксплуатация новой версии АСЭД Directum Bel (редакции RX).

Основное мероприятие, на этапе подготовки клиента к обновлению системы, это платный аудит и детальное техническое задание. Аудит – это ценность данного мероприятия для заказчика. Результат -- техническое задание в виде структурированного документа с инвентаризацией всей ИТ-инфраструктуры. 
С детальным техническим заданием заказчик может обратится к любому партнёру компании Директум (имеющему должный уровень компетенций) с понятной инструкцией для реализации проекта.

Сложности проекта

Совместимость с существующими системами. Необходимость обеспечения совместимости новой версии СЭД с другими информационными системами предприятия могла стать причиной технических проблем и задержек во время проекта.

Необходимость дополнительных ресурсов. Внедрение новой версии СЭД могло потребовать дополнительных финансовых, временных и человеческих ресурсов, что представляло дополнительные вызовы для организации.

Все трудности, при переводе на новую версию системы Directum, заказчика, имеющего опыт работы в Directum, отсекаются и нивелируются на этапе написания и утверждения технического задания на обновление версии.

Что мы делали, чтобы избежать этих сложностей

Подготовка и планирование. Важно было провести тщательную предварительную подготовку и разработать детальный план миграции данных, учитывая все особенности и требования предприятия.

Обучение и поддержка персонала. Предварительное обучение персонала и оказание постоянной поддержки в процессе адаптации помогли бы снизить сопротивление изменениям и обеспечить более быстрое внедрение новой системы.

Тестирование и проверка совместимости. Проведение тщательного тестирования совместимости новой версии СЭД с существующими системами позволило бы выявить и устранить возможные проблемы до их появления в рабочей среде.

Адекватное планирование ресурсов. Необходимо было провести анализ и оценку затрат на внедрение новой системы заранее, чтобы избежать нехватки ресурсов в процессе проекта и минимизировать возможные финансовые и временные риски.

Результаты

Ожидания которые оправдались

Улучшенная производительность.
Переход на Directum RX принес с собой значительные улучшения в производительности работы персонала Мингаза. Новая версия системы обеспечивает более быстрый доступ к данным, оптимизированные рабочие процессы и улучшенную интеграцию с другими бизнес-системами. Это позволило сотрудникам компании работать более эффективно и продуктивно, сокращая время на выполнение задач и увеличивая общий объем работы, выполненной за тот же промежуток времени.

Повышенная гибкость и мобильность.
Directum RX принес с собой новые возможности для гибкого и мобильного рабочего процесса. ТОП-менеджмент Мингаза теперь могут легко получать доступ к документам и данным из любой точки Беларуси, используя мобильные устройства или рабочие станции. Это значительно увеличило оперативность принятия решений и ускорило реакцию на изменения в бизнес-среде.

Улучшенная безопасность и контроль.
Одним из ключевых факторов, который способствовал успешному переходу на Directum RX, была улучшенная система безопасности и логирования данных и изменений в системе "из коробки". Новая версия СЭД обеспечивает более надежную защиту конфиденциальной информации и эффективное управление правами доступа, что позволяет Мингазу соблюдать все требования по защите данных и обеспечивать безопасность информации на самом высоком уровне.

Повышенная адаптивность к изменениям.
Современный бизнес непрерывно подвержен изменениям, и Мингаз, внедрив Directum RX, получил инструмент, который помогает адаптироваться к этим изменениям с большей легкостью и гибкостью. Новая версия СЭД предоставляет компании возможность быстро реагировать на новые требования и вызовы рынка, быстро внедрять изменения и даже создавать собственные инновационные решения.

Ожидания которые не оправдались

Миграция и привыкание при внедрении. Хотя в целом переход на новую версию СЭД был успешным, некоторые ожидания о безболезненном внедрении не оправдались. Возникли небольшие сложности при миграции данных и обучении сотрудников работе с новой системой. Однако, благодаря эффективному обучению и поддержке со стороны сертифицированногоо центра обучения Новаком Системс, эти проблемы были быстро решены.

Необходимость дополнительных инвестиций. Некоторые ожидали, что внедрение новой версии системы не потребует значительных дополнительных финансовых затрат. Однако, для обновления инфраструктуры и обеспечения совместимости с новыми функциями СЭД Directum потребовалось некоторое дополнительное финансирование. Несмотря на это, окупаемость инвестиций оказалась очевидной благодаря повышенной эффективности работы предприятия.

Показатели

• 620 пользователей системы
• 14 топ-менеджеров пользуется системой и приложением Solo с возможностью подписания мобильной ЭЦП.

Все пользователи очень положительно отзываются о новом интерфейсе Directum RX.

Планы по дальнейшему развитию проекта

• Планируется расширять количество пользователей в системе.
• Внедрять бизнес-решение по управлению проектами.
• Интеграция со СКУД.
• Интеграция с HR терминалами.

Отзыв заказчика