Согласование договорных документов в торговой компании "Спецмашсоюз"

Бизнес-контекст

Компания Спецмашсоюз - динамично развивающаяся компания, работающая в сфере поставки спецтехники для горно-добывающей отрасли и запасных частей. Спецмашсоюз был основан в 2014 году как официальный представитель производителя бурового оборудования из Китая. На данный момент мы являемся официальным представителем отечественных и зарубежных производителей горнотранспортного оборудования, осуществляем поставки спецтехники, материалов и запасных частей к импортным карьерным гигантам. 

За 2022-2023г компания активно развивалась, охватывая новые рынки и регионы присутствия.

Персонал компании вырос с 25 до 60 человек, кол-во заказчиков - с 15 до 87. Такое активное развитие требует поддержки бизнес-процессов со стороны ИТ-систем и автоматизации.

Ход проекта

Для автоматизации документооборота выбирали среди нескольких систем, в том числе оценивали 1С ДО. В итоге нами была выбрана система Directum RX. Выбор обусловлен простотой внедрения, богатым базовым функционалом и широкими возможности настройки процессов. Рассматривали использование на горизонте 3-5 лет. 

Сейчас систему используют отдел продаж, отдел закупок, отдел сопровождения закупок. 
Под все виды договоров настроены свои регламенты. Согласование проходит через руководителей подразделений. В каждом регламенте по 4 согласующих - согласующие бухгалтерия, финансисты, юрист. 
Объемы документооборота -- несколько договоров в день.

Следует отметить грамотно выстроенный процесс обучения новых пользователей (администраторов системы), а так же подробные инструкции для рядовых пользователей.

С помощью этих инструкций обучаем наших новых сотрудников. Новичкам на первых порах сложно разобраться в объектах системы, путают карточку документа и карточку задачи. Отправляем на изучение инструкций.

Сотрудники технической поддержки Directum грамотно и корректно, а самое главное - оперативно, помогают решать возникшие вопросы.

Результаты

Внедрение системы позволило структурировать процесс согласования документов, снизить коммерческие риски. Подписание несогласованных документов исключено.

Показатели:

• 30 пользователей
• 3 автоматизированных менеджера
• на 10% сокращение расходов за счет снижения коммерческих рисков

Планы

В 2024 г в система также будет использована для организации документооборота в новых направлениях бизнеса, таких как развитие собственной сервисной службы по ремонту техники.