Оптимизация поиска информации с помощью контрола состояния

Новые возможности проводника Directum RX для удобства восприятия информации пользователем: иерархическое отображение сведений об организационно-штатной структуре в карточке Нашей организации и об этапах согласования изменений в справочнике.

Бизнес-контекст

Группа «Эталон» включает более 100 компаний, свыше 4000 действующих сотрудников, имеет территориально распределенную структуру. За каждый процесс отвечает определенная группа сотрудников, каждый процесс нуждается в качественном контроле и управлении.

Цели и задачи решения

Представление оргструктуры:

• Создать иерархическое представление организационно-штатной структуры компании.
• Отобразить информацию об этапах задач для записи справочника аналогично карточке документа.

Проверка контрагентов:

• Сделать прозрачный процесс согласования контрагентов и управления рисками.
• Установить порядок и периодичность контроля сроков действия согласования контрагентов.
• Отобразить информацию об истории согласования для записи справочников аналогично карточке документа.
• Сократить время на анализ истории согласования контрагентов для пользователей Directum RX.

Проектные решения

Проверка контрагентов

Проверка контрагента и проявление коммерческой осмотрительности перед заключением договора очень актуальна для заказчика. Перед совершением сделки необходимо убедиться, что контрагент располагает необходимыми возможностями и ресурсами для выполнения принятых на себя договорных обязательств.

Контрагентов необходимо проверять не один раз — до заключения договора, периодически смотреть информацию в ЕГРЮЛ и других официальных источниках по проверке контрагентов (анализ отчетности, судебные дела и пр.), поскольку со временем контрагенты меняются и не всегда в лучшую сторону, как в части исполнения налоговых обязательств, так и финансово. Поэтому заказчиком было принято решение устанавливать срок согласования контрагента, до которого с контрагентов можно заключать договорные документы. По истечении заданного срока контрагента необходимо отправлять на повторную проверку для актуализации информации о текущем рейтинге и надежности контрагента.

Заказчиком было принято решение согласовывать записи справочников Организации, Банки, Персоны в системе Directum RX, а также сохранять всю историю согласования по каждому контрагенту и обеспечить быстрый доступ к анализу таких проверок. В рамках согласования будет производится проверка службой безопасности на надежность и наличие рисков.

Для удобства и сокращения времени на поиск информации о результатах текущего согласования контрагентов, согласования контрагентов по прошлым периодам было принято решение группировать всю информацию на карточке справочников на закладке «Задачи».

Описание и возможности решения

Для клиента в системе разработаны новые типы задач для согласования и проверки контрагентов. Каждый контрагент проходит множество проверок и согласований в Directum RX перед заключением договора. Контрагент может оказаться ненадежным или не пройти внутреннюю проверку безопасности по причине наличия определенных рисков: финансовых, налоговых, репутационных и др.

Контрагенты в системе Directum RX согласовываются на определенный срок, в рамках которого у сотрудников есть возможность заключать договорные документы с контрагентом. По истечении срока согласования контрагентов, при необходимости заключения новых договоров, возможна отправка на повторное согласование. При повторном согласовании согласующие и проверяющие сотрудники хотят видеть историю согласования контрагента. Быстрый доступ к задачам даёт возможность сократить сроки на поиски истории согласования контрагентов, а также посмотреть все возможные запросы изменения по контрагенту в рамках простых задач.

По аналогии с документом в карточке Контрагента была реализована вкладка Задачи. Поддерживается отображение данных по новым типам задач и простым задачам. Когда задача направлена в работу и есть сформированные и не завершенные задания, то задания отображены отдельными строчками – этапами. При завершении задачи, отображается только одна строка задачи.

Результаты

1. Процесс согласования контрагентов и управление рисками стал более прозрачным.
2. Доступна вся история согласования контрагента с учетом всех итераций.

Перспективы развития решения

Решение легко распространяется на другие типы объектов в Directum RX. Новую вкладку Задачи можно добавить и в другие справочники, добавить визуальное представление по новым типам задач.

Отображение оргструктуры

С увеличением количества записей в справочнике Наши организации (НОР) становится все сложнее следить за организационной структурой. Большое ветвление подчиненных связей и одинаковые наименования подразделений из разных НОР могут осложнять поиск и анализ данных при работе в Directum RX.

В системе Directum 5 клиент активно использовал иерархическое представление организационно-штатной структуры компании, например, при создании Служебной записки или Поручения. Востребованной задачей для сотрудников был просмотр подчиненных подразделений вниз по иерархии.

В рамках перехода клиента на Directum RX для карточки Нашей организации была добавлена вкладка Оргструктура. На ней отображаются все Подразделения текущей НОР, подчиненные НОР и их подразделения, а также краткая информация о руководителях и состояниях записей справочников. С помощью гиперссылок можно быстро перейти к нужной записи, карточка откроется в модальном окне.

Список сотрудников не включен в отображение оргструктуры, т.к. при большом их количестве может заметно увеличиться время открытия вкладки. Информацию по сотрудникам можно получить на одноименной вкладке в карточке Подразделения.

Directum RX также предоставляет дополнительную возможность печати контрола состояния по кнопке
, либо сохранить документ в формате PDF. Для печати оргструктуры пользователь сам может выбрать требуемый уровень вложенности. По умолчанию при открытии карточки отображаются подчиненные Подразделения и НОР, остальные блоки свернуты.

Результаты

1. Удобное представление организационно-штатной структуры с возможностью открытия нужной карточки НОР, Подразделения или Руководителя.
2. Уменьшение времени на поиск нужной информации: все действия доступны на одной вкладке.

Перспективы развития решения

• Реализованное представление организационно-штатной структуры расширяемо: по желанию можно добавить информацию из карточек НОР и Подразделений, сводную информацию о записи справочника, изменить форматирование блоков.
• Видимость вкладки Оргструктура можно ограничить программно вхождением в роль или с помощью No-code – справочник Представления форм.
• Решение можно распространить и на другие справочники, имеющие иерархическую структуру.

Состав команды проекта

• Разработчик: Терентьев Назар
• Консультант: Дейнеко Юлия
• Разработчик: Заполина Анастасия
• Консультант: Миронов Сергей