Миграция бизнес-процессов на импортонезависимое ПО в ООО «Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск»

ООО «Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск» — 100-процентное дочернее предприятие ПАО «Газпром». В рамках реализации Восточной газовой программы Общество решает задачи по разработке месторождений Киринского блока сахалинского шельфа (проект «Сахалин-3»). С момента основания компании в 2008 году, «Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск» реализует уникальные проекты по освоению запасов углеводородов на шельфе Российской Федерации.

Освоение их запасов позволит в значительной степени обеспечить потребности Дальнего Востока России в энергоресурсах.

Впервые в истории газовой отрасли России добыча углеводородного сырья на Киринском газоконденсатном месторождении осуществляется с помощью подводного добычного комплекса.

Предпосылки проекта

«Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск» использует решения для управления бизнес-процессами на платформе Directum с 2017 года. Изначально это была система версии 5.5.

По мере роста потребности в дальнейшей цифровизации процессов, необходимости внедрения актуальных новинок, а также удовлетворения требований головной организации по цифровой трансформации предприятия, потребовалась миграция на отечественное Программное обеспечение. Так как на предприятии уже использовалась система Directum, оптимальным вариантом стал переход на новую версию Directum RX 4.4. Компания «МайТэк», Генеральный партнер Directum, уже занималась внедрениями системы на крупных предприятиях, всегда демонстрировала ответственный подход и эффективность своих внутренних рабочих процессов.

Цели и задачи

Перед проектной командой «МайТэк» были поставлены задачи: внедрить новую платформу Directum RX с миграцией исторических данных Заказчика из текущей версии системы электронного документооборота (СЭД), перенести функциональность текущей версии СЭД и перейти на отечественное общесистемное ПО под операционной системой семейства Linux. 

Проект миграции на предприятии стартовал в августе 2022 года.

В рамках перехода предстояло мигрировать исторические данные справочников и документов (последние версии), сохранив права доступа на документы и историю работы с ними. А также осуществить миграцию базы данных с Microsoft SQL на PostgreSQL Pro.

Помимо миграции данных необходимо было реализовать интеграцию с онлайн редактором Р7-Офис, так же в рамках перехода на отечественное ПО.

С учетом того, что изначально система Directum Заказчика была адаптирована под его потребности и особенности, в ходе проекта необходимо было учесть этот момент. Предстояло спроектировать обновленную систему с учетом рефакторинга бизнес-процессов на современной платформе Directum RX без потери удобства работы пользователей.

Ход проекта

Проектная команда проанализировала текущие бизнес-процессы Заказчика в Directum 5.5, изучила проектную документацию, провела интервьюирование владельцев процессов.

По итогам исследования были разработаны и согласованы с Заказчиком Проектные решения по внедряемым модулям системы, а также Технический проект по миграции данных.

В ходе реализации проекта миграции, помимо переноса данных было сделано:

Оптимизирована и реализована работа с договорами.

Для упрощения работы с договорами создали 3 отдельных типа и 6 видов документов со своими карточками и набором полей. Теперь в компании можно работать со всеми видами и типами договорных документов, в том числе:

• Договор закупки расходный конкурентный/Маркетинговое исследование;
• Договор доходный;
• Договор закупки расходный неконкурентный.
• Спецификация/Агентское поручение;
• Дополнительное соглашение закупки;
• Соглашение о конфиденциальности.

Карточки договорных документов были разработаны с нуля и, помимо стандартных полей, стали содержать, в зависимости от типа и вида документа, от 30 до 50 дополнительных реквизитов, в том числе табличные части, которые разместились на четырех вкладках.

Поля, содержащиеся на вкладках карточек договорных документов, отражали не только информацию по документу и контрагенту, но и информацию, связанную с закупочной деятельностью, начиная от плана закупок до фиксации победителя и всех протоколов.

Часть полей была связана между собой логически, позволяя предзаполнять связанную информацию, либо блокировать реквизиты от заполнения и внесения изменений, в зависимости от выбранных значений в других полях.

В рамках реализации регламентов согласования договорных документов, были разработаны различные проверки на заполненность определенных реквизитов на различных этапах (в соответствии с поэтапным появлением информации, в рамках закупочной деятельности). Заполнение полей в карточке происходит в рамках всего регламента согласования, с учетом закупочных процедур. Для соблюдения правильности заполнения и актуализации информации в карточке документа, на ряде этапов сделаны проверки на заполнение тех или иных реквизитов.

Оптимизация работы с другими документами

Оптимизирована и реализована работа так же и с другими видами документов и объектов системы:

• входящие и исходящие документы (письма и телефонограммы);
• приказы и распоряжения;
• служебные записки;
• поручения;
• совещания;
• заявки на почтовое отправление;
• заявки на доверенность.

По каждому типу документа были учтены пожелания Заказчика, карточки документов были доработаны для возможности реализации потребностей и наличию функционала, не уступающего ранее используемой версии системы Directum 5.5.

Параметры шаблонов, а также сами шаблоны были существенно доработаны, максимально упростив процесс создания документов для пользователей.

Регламенты согласования документов были оптимизированы и дополнены уникальным функционалом, таким как, возможность использования полного и уменьшающегося круга согласования после доработки документа, в рамках одной задачи и даже одного этапа с параллельными согласующими.

Работа с поручениями так же была существенно упрощена для пользователей (автоматические вычисления контролеров и сроков, шаблоны поручений, автоматическое завершение исполнения поручений и т.д.).

Согласование Первичных учетных документов

Перенесен и настроен функционал согласования Первичных учетных документов;

Был реализован отдельный модуль, обложка, реестры документов и уникальный отчет по документообороту с контрагентами.

Согласование заявок по информационной безопасности

Перенесен и настроен функционал согласования заявок по информационной безопасности (в том числе автоматическая отправка согласуемых документов на e-mail заинтересованным сотрудникам);

Дополнительные задачи

Решены дополнительные задачи Заказчика:

• актуализированы регламенты Заказчика;
• создано более 150 вариантов этапов (с большим набором настроек/признаков/условий) для формирования гибких регламентов работы с документами;
• реализованы автоматическая регистрация документов и подписание документов УКЭП;
• реализован отдельный реестр заданий по промежуточному контролю для удобства работы делопроизводителей;
• расширена функциональность отчета «Контроль сроков исполнения поручений» - теперь в него попадают так же задания по промежуточному контролю;
• доработано вычисление контролеров в поручениях в зависимости от исполнителя (различные варианты логики);
• доработана корректировка поручения – снятие с контроля, с отображением данной информации в отчете;
• и другие доработки для повышения удобства использования системы Directum RX в организации.
   

Охват новых бизнес-задач

Внедрены новые блоки:

• Работа с совещаниями. Ранее это решение Заказчиком не использовалось. Решение является «коробочным», входит в поставку Directum RX. В рамках проекта потребовались незначительные доработки для полного удовлетворения требованиям Функционального Заказчика: адаптирован шаблон протокола совещания. Также незначительно доработали логику взаимосвязи между карточками «Совещания» и «Протокол совещания».
• Работа с актами сверки взаиморасчетов. Процесс был реализован с нуля с учетом требований Заказчика.  

Результаты

В апреле 2023 года проект миграции успешно завершился.

Заказчик получил готовую к работе отечественную систему на базе операционной системы Alt Linux (PostgreSQL Pro, онлайн редактор Р7-Офис) и возможность дальше развивать бизнес-процессы компании на базе системы Directum RX.

Был реализован и оптимизирован функционал, имеющийся в системе Directum 5.5 с учетом функциональных требований;

Были мигрированы необходимые данные из системы Directum 5.5 в систему Directum RX 4.4, именно:

• более 228 000 документов;
• связи документов;
• права доступа на документы;

Тестовая и рабочая миграции данных производились поэтапно:

• миграция исторических данных из Directum 5.5 (MS SQL) в Directum RX 4.4 (MS SQL);
• конвертация базы Directum RX 4.4 (MS SQL) на Directum RX 4.4 (PostgreSQL);

В рамках проекта прошли обучение и успешно сдали аттестации ведущие пользователи Заказчика.

Результаты

• автоматизировано около 650 пользователей;
• в системе ежемесячно создается от 5000 до 7000 документов;
• в системе ежемесячно создается более 7000 поручений;
• в системе ежемесячно создается около 20000 задач;

Планы

В дальнейших планах «Газпром добыча шельф Южно-Сахалинск» продолжить курс на преимущественное использование отечественного программного обеспечения и внедрить новые решения по оптимизации бизнес-процессов, повышению эффективности работы компании. Такие как: 

• Directum Ario – решения для автоматической, интеллектуальной обработки документов с помощью технологии нейронных сетей;
• Межкорпоративный документооборот (МКДО);
• Финансовый архив;
• Конфиденциальное Делопроизводство.

Состав команды проекта

Куратор: Овчинников Антон

Руководитель проекта: Анфимов Вячеслав

Аналитики:

• Васильева Аделаида;
• Саттаров Ильнар.

Разработчики:

• Андарзянов Ильдар;
• Джурабаев Адахамжон;
• Шарафеев Искандер;
• Шмелев Илья.

Системные инженеры:

• Ибрагимов Руслан;

Консультант:

• Тюрина Диана

Преподаватели:

• Ишманова Светлана;
• Созинова Алёна.