Цифровизация Договоров ГПХ с помощью интеграции с Контур.Сайн

Задачи и цели

В 2023 году ужесточились требования со стороны государства к оформлению договоров гражданско-правового характера (ГПХ). Организации, заключающие договоры ГПХ с физическими лицами и самозанятыми должны в течение 1 рабочих дней с момента подписания или прекращения договора передавать информацию в СФР. За опоздание с отчетом и допущенные ошибки предусмотрен штраф.

Бизнес-контекст

Автономная некоммерческая образовательная организация высшего образования «Сколковский институт науки и технологий» (далее Сколтех, Институт) был основан в 2011 году в сотрудничестве с Массачусетским технологическим институтом как один из ведущих международных научно-технологических институтов.
Сколтех является частью сообщества Сколково, где формируется новая, самодостаточная инновационная экосистема, обеспечивающая основу для развития российской высокотехнологичной промышленности и привлечения иностранных инвестиций. 

Основные виды заключаемых Институтом договоров ГПХ с физическими лицами–договоры возмездного оказания услуг (в том числе, образовательных) и договоры выполнения работ (подряд или научно-исследовательские работы, НИР). Договоры обычно заключаются на срок не более 6 месяцев и носят сезонный характер – одному ответственному необходимо массово за короткий промежуток времени согласовывать и подписывать более 100 договоров ГПХ. Физические лица, работающие по договорам ГПХ, могут при этом находиться в другом городе и даже стране и обеспечение юридически значимого документооборота в электронном виде очень важно.

Бизнес-заказчиком решения по цифровизации договоров ГПХ выступил Правовой департамент.

Проектные решения

Анализ и проектирование решения

Поскольку согласование всех договорных документов уже было реализовано в Directum RX, вопрос выбора платформы перед Институтом не стоял. Главной проблемой было обеспечение максимально простого и легкого механизма подписания документов со стороны контрагентов в электронном виде. В идеале хотелось обеспечить все взаимодействие с исполнителями в дистанционном формате - без необходимости личного визита в Институт для подписания бумажных документов. При таком взаимодействии очень важно обеспечить достоверность идентификации пользователя при удалённом электронном взаимодействии. Схема идентификации должна была быть удобной для применения пользователями и простой для организации.

При выборе архитектуры решения рассматривались несколько вариантов:

• Подключение контрагентов-физических лиц через Контур.Диадок. Преимуществом этого варианта являлось, что данный процесс уже автоматизирован в Сколтех и не требовалось дополнительных затрат на взаимодействие. Недостатком - в этом случае контрагентам пришлось бы нести дополнительные расходы – оплата сервиса Диадок, затраты на выпуск УКЭП на ежегодной основе.
• Подключение контрагентов-физических лиц через личный кабинет HR Pro. Преимуществом данного варианта являлось, что от контрагента не требовалось никаких дополнительных затрат на подключение к личному кабинету. Недостатком - Данное решение предназначено для взаимодействия организации и сотрудника, а контрагент, работающий по договору ГПХ не является сотрудником организации и не проходит через кадровые процессы внутри организации. 
• Подключение контрагентов-физических лиц через интеграцию.с Контур.Сайн. Преимуществом данного варианта являлось, что со стороны контрагента не требовалось никаких дополнительных затрат на подключение. Идентификация пользователя проходит через портал Госуслуг, для подписания документов возможно использование любой  УКЭП физического лица или выпуск бесплатной УНЭП непосредственно в продукте Контур.Сайн. Недостатком – для иностранных граждан данное решение неприменимо, для использования подписания документов с контрагентом должно быть заключено соглашение о признании такой подписи, выпущенную УНЭП можно использовать только для подписания документов в сервисе Контур.Сайн, необходима дополнительная разработка в Directum RX для интеграции с Контур.Сайн.

Бизнес-процесс после автоматизации 

В результате остановились на варианте интеграции с Контур.Сайн, так как данный вариант показался оптимальным по результатам проработки плюсов/минусов. Решение разрабатывалось в течение 3 месяцев – с февраля по апрель 2023 года. После этого совместно с Правовым департаментом был проведен реинжиниринг текущего бизнес-процесса согласования договоров ГПХ, оптимизированы возможные потери времени на этапах согласования документов. Было принято несколько решений по оптимизации бизнес-процесса:

• Договоры ГПХ формируются по шаблону, в котором указаны пункты, о том, что договор или документы в рамках исполнения договора могут быть подписаны посредством УНЭП, выпущенной  с использованием Контур.Сайн. И электронные документы, подписанные посредством УНЭП, полученной в Контур.Сайн, обладают юридической силой, то есть порождающими такие же правовые последствия, как если бы Исполнитель в процессе электронного взаимодействия подписывал такие документы собственноручной подписью на бумажном носителе.
• Первоначально договор ГПХ и другие документы в рамках исполнения договора (например, Акт выполненных работ/услуг) всегда формируется на стороне Сколтех, подписываются УКЭП уполномоченного сотрудника Сколтех (в том числе и на основании МЧД). Перед подписанием договор должен быть предварительно зарегистрирован.
• Контрагент - физическое лицо ставит свою подпись на договоре ГПХ с использованием Контур.Сайн на подписанный со стороны Сколтех договор.
• Датой заключения договора является дата подписания договора со стороны физического лица, указанная в штампе на договоре.

Архитектура решения

Архитектура взаимодействия и схема потоков данных изображена ниже. Directum RX использует вызовы методов API Контур.Сайн для:

• получения токена для авторизации при вызове методов API;
• получения информации о контрагенте на основании его ИНН и/или адреса электронной почты, привязанного к порталу Госуслуг;
• передачи документов, подписанных со стороны Сколтех в Контур.Сайн;
• получения подписанного с двух сторон документа и печатной формы со штампом.

Суть работы и порядок использования решения.

Предварительно до заключения договора в ERP-системе проходит согласование бюджета, после этого через механизмы интеграции с ERP ответственному сотруднику приходит задача на создание и отправку на согласование договора с приложенной предзаполненной карточкой документа.

Сотрудник Сколтех (Инициатор) дозаполняет карточку договора и формирует текст договора по выбранному шаблону

Если контрагент проходил ранее идентификацию через Контур.Сайн, то договор запускается со способом отправки через Контур.Сайн

В противном случае инициатор запускает договор с возможностью бумажного подписания либо предварительно просит контрагента пройти идентификацию в Контур.Сайн и сообщает его адрес электронной почты в службу поддержки для заполнения идентификационных данных. В системе реализована возможность изменения способа подписания договора с бумажного на электронный без необходимости прекращения или отправки на доработку.

При электронном подписании перед этапом подписания электронной подписью договор направляется на предварительную регистрацию. Для удобства пользователей реализована кнопка обновления текста документа по реквизитам карточки.

После электронного подписания документ с электронной подписью со стороны Сколтех направляется при помощи интеграционного решения в Контур.Сайн. При этом контрагент получает уведомление на адрес электронной почты, указанный при регистрации, о необходимости подписания документа, заходит в личный кабинет Контур.Сайн и подписывает данный документ. В личном кабинете организации данный документ меняет статус и формируется печатная копия документа со штампом и протокол.

Фоновый процесс с определенной периодичностью проверяет наличие подписанных документов в Контур.Сайн, забирает сформированные печатные формы и направляет уведомление сотруднику службы поддержки о том, что документ подписан.

Документ перерегистрируется датой подписания со стороны контрагента, направляется уведомление ответственному сотруднику Правового департамента, инициатору и наблюдателям о подписании договора. Затем через интеграцию в ERP передается информация о том, что договор стал действующим для проведения оплат по договору.

В Институте используется один общий регламент согласования договорных документов, для данного решения были разработаны дополнительные параметры в категориях и этапах согласования.

Прикреплен файл: Правило согласования Contracts preparation and coordination _ Подготовка и согласование договоров.png
 

Результаты

Решение понравилось конечным пользователям – сотрудникам Сколтех и контрагентам. Сотрудниками Правового департамента и технической поддержки была получена обратная связь о том, что новый бизнес-процесс стал гораздо удобнее и занимает меньше времени и требует меньших усилий от сотрудников Сколтех, чтобы получить подписанные с двух сторон договоры и документы по исполнению.

Показатели эффективности

• Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту – 1600.
• Количество автоматизированных топ-менеджеров, работающих в системе – 15.
• Ускорение процесса – в 3 раза (с 14 дней до 4).
• 95% всех договоров и закрывающих документов ГПХ согласовывается и подписывается в электронном виде.

Перспективы развития решения

Данное решение может применяться в организациях, которые заключают большое количество договоров ГПХ с физическими лицами, работающими удаленно в других городах. Решение может быть также применено для подписания закрывающих документов – актов выполненных работ и других документов, предусмотренных договором.

Команда проекта

Со стороны Заказчика

• Константин Парсаданов, менеджер проектов по автоматизации Департамента информационных технологий, РПЗ
• Анастасия Новикова, ведущий юрисконсульт Правового департамента

Со стороны Исполнителя

• Антон Дуков, куратор проекта
• Ирина Александрова, руководитель проекта
• Константин Топилин, разработчик
• Желтышева Светлана, консультант

Об авторе заявки

Я была руководителем проекта внедрения. Задача стояла довольно интересная, хотелось реализовать потребность заказчика и сделать удобный функционал. Довольно много оказалось юридических аспектов, которые необходимо было учесть в организационном плане. Сотрудники Правового департамента очень помогали советами и активным участием в процессе проектирования и оптимизации процессов согласования. Также хотелось бы поблагодарить руководителя проекта внедрения – Парсаданова Константина за хорошую организацию коммуникаций и помощь в организации обучения пользователей.

Понравилось, что владельцы процесса придумали, как мотивировать инициаторов (пользователей - сотрудников организации) на перевод согласования документов полностью в электронном виде. Была проведена большая работа по анализу процесса согласования договоров и закрывающих документов по ГПХ.