Оцифрованный процесс работы с договорами и внутренними документами в АНО «МДТО»

Запуск проекта был в пик коронавируса. В апреле 2020 года стало понятно, что нужен инструмент для работы с документами в электронном виде.

Автономная некоммерческая организация «Московская дирекция транспортного обслуживания» учреждена в соответствии с распоряжением мэра Москвы С.С. Собянина в 2019 году. Миссия -- совершенствование транспортного обслуживания населения и организаций, осуществляющих проведение развлекательных, культурных, спортивных мероприятий, а также обеспечения транспортом объектов массового посещения в городе Москве.

Цели и задачи

Ключевым фактором перехода на электронный документооборот сыграла необходимость удаленной работы. Запуск проекта был в пик коронавируса. В апреле 2020 года стало понятно, что нужен инструмент для работы с документами в электронном виде.

Согласование документов в бумажном виде проходило через 10 согласующих. Документы передавались просто из рук в руки. Часть документов и приложений могли теряться. Не была определена структура процесса.

Задачи проекта внедрения Directum RX:

• создание единого хранилища документов с группировкой документов по проектам.
• возможность доступа к документам удаленно из любого места.
• быстрое согласование в соответствии с регламентами.

История проекта

Старт проекта в апреле 2020 года.

На этапе первичного внедрения нужно было выполнить ряд работ, с чем мы успешно справились:

• сформировали список документов, которые нужно перевести в электронный формат;
• разработали регламенты для документов;
• распределили обязанностей внутри организации по работе в системе;
• собрали информацию от отделов по документам, которые им нужны в электронном виде и с доступом удаленно;
• подключили систему электронного обмена документами Диадок;
• загрузили начальные документы в систему;
• стартовали эксплуатацию.

Наша команда состояла из двух сотрудников ИТ-отдела. Этими силами мы выполнили все этапы проекта.

На втором этапе основные мероприятия были связаны с работой системы ЭДО Диадок и присоединением всех своих контрагентов.

Для нас самой большой сложностью было составить верный регламент прохождения документов.  

Внедрение системы коснулось всех сотрудников без исключения. Сейчас Directum RX используют сотрудники, которые готовят документы на согласование, отдел безопасности, отдел противодействия коррупции, бухгалтерия, юридическое управление.

Результаты

Задачи, которые были поставлены при внедрении, выполнены, система Directum RX оправдала наши ожидания.

За прошедшее время мы оценили удобство работы в электронном виде, согласование документов проходит быстрее. Внедрение создало комфортную цифровую рабочую среду, повысилась прозрачность командной работы.

Показатели

• Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту – 90.
• Количество автоматизированных топ-менеджеров, работающих в системе – 10.
• Ускорение процесса – приблизительно на 30%.
• Сокращение расходов на материальные ресурсы – около 15%.

Планы по развитию

В 2024 году появилась версия 4.9, где есть возможно настроить новые карточки документов и создавать новые формы. В первом полугодии планируем начать использовать эти возможности, чтобы более плотно интегрировать систему в деятельность организации.  

Тестируем модуль управления проектами и Agile-доски.

Кроме того, планируем организовать архив финансово-учетных документов, загружаемых в систему. Это в разы облегчит взаимодействие с вышестоящими организациями.

Команда проекта

• Лобов Максим, начальник отдела связи и защиты информации
• Кондель Дмитрий, заместитель начальника отдела связи и защиты информации

Об авторе заявки

Являюсь инициатором и “двигателем” проекта. Разрабатывал и настраивал все регламенты в организации. Оценил простоту и легкость изменений доработок при согласовании. Написал внутреннюю документацию для сотрудников по работе с системой. Система все еще развивается. Есть планы по доработке системы в 2024 году.

В ИТ c 2004 года. с 2018 года есть опыт в работе с системами ЭДО.