Переход на систему Directum RX в АО «Свердловская пригородная компания»

Не менее важными целями проекта было переход на использование отечественного ПО и оптимизация бизнес-процессов.

О компании

АО «Свердловская пригородная компания» является одним из крупнейших железнодорожных перевозчиков в России, работающих в сфере пригородного сообщения. АО «СПК» осуществляет пассажирские перевозки на территории двух железных дорог – Свердловской и Южно-Уральской. Компания начала работу в 2005 году. 

Цели и задач и проекта

С 2010 года компания-заказчик начала  работу в системе Directum 5.x. С учётом текущих тенденций в цифровой сфере, у Заказчика появилась потребность модернизировать программное обеспечение, чтобы оставаться современной и эффективной компанией. В связи с этим было принято решение осуществить переход из системы Directum 5.x в систему Directum RX с миграцией данных.

Задачи проекта:

• перевести бизнес-процессы в систему Directum RX и оптимизировать их;
• автоматизировать договорные процессы;
• провести миграцию актуальных документов из Directum 5.x в систему Directum RX.

Не менее важные цели на проекте внедрения системы Directum RX у заказчика заключались в использовании отечественного ПО и повышении эффективности работы сотрудников за счет оптимизации бизнес-процессов.

Используемые решения и подходы

Проект реализован на базе системы Directum RX версии 4.6.

Используемые модули:

• модуль «Делопроизводство»;
• модуль «Договоры».

Для реализации проекта требовалось провести оптимизацию текущих и автоматизацию новых бизнес-процессов. Для сбора дополнительных пожеланий к системе было проведено исследование с демонстрацией стандартной функциональности системы, что позволило оптимизировать требования и подходы к реализации.

В компании ООО «СТАРКОВ Групп» отлажен свой подход в миграции данных при переходе на систему Directum RX. Этот метод уже успешно применялся на различных проектах. Для переноса использовался и дорабатывался стандартный мигратор данных, что позволило без ошибок перенести все документы и справочники в новую систему без потери данных.

ООО «СТАРКОВ Групп» обладает накопленными знаниями и практическим опытом перехода компаний-заказчиков с системы Directum 5.x на Directum RX, включающего в себя миграцию необходимых и актуальных данных.

История проекта

Продолжительность проекта составила 7 месяцев: с июня по декабрь 2023 года.

Проект состоял из следующих этапов:

1. Инициация проекта.
2. Проведение обучения для рабочей группы по работе в системе Directum RX.
3. Исследование бизнес-процессов с рабочей группой, проектирование с оформлением УТЗ.
4. Разработка модификаций по согласованному УТЗ.
5. Установка тестовой системы на мощностях Заказчика. Настройка системы в соответствии с УТЗ. Тестовая миграция данных.
6. Тестовая эксплуатация рабочей группой по тест-кейсам.
7. Обучения рядовых пользователей.
8. Продуктивная миграция данных.
9. Опытно-промышленная эксплуатация.

Обучение пользователей проходило в формате очных семинаров. Дополнительно был настроен телемост для транслирования семинара сотрудникам, работающих в других городах.

Перед стартом опытно-промышленной требовалось обеспечить непрерывную работу пользователей заказчика с их документами. В пятницу вечером работа в системе Directum 5.x была приостановлена, а в понедельник утром пользователи начали работать системе Directum RX. В течении двух выходных дней была проделана работа по миграции данных из Directum 5.x в Directum RX.На протяжении всего этапа опытно-промышленной эксплуатации специалисты исполнителя лично оказывали поддержку пользователям Заказчика.

Особенности реализации

Работа с входящими, исходящими, внутренними и договорными документами

• Реализована простановка штампов с регистрационными данными и ЭП по настроенным якорям в содержимое документа при преобразовании в PDF-версию.
• Создана роль «Куратор» для определения руководителя подразделения от заместителя ГД по направлению.
• Создана роль «Не согласовавшие» для хранения в ней пользователей с недействительными ЭП или подписавших не последнюю версию документа. Им формируется задание на согласование с темой «Вами не согласована последняя версия документа» (рисунок 1).
• Добавлен функционал приостановления задачи с возможностью ее последующего возобновления с этапа, где она была приостановлена (рисунок 2). 

Рисунок 1. Повторное задание Согласующему 1, когда добавлена новая версия док-та Согласующим 2.

Рисунок 2. Добавленная кнопка «Приостановить» в карточке задачи

Рисунок 3. Изменённый статус после приостановки задачи

Работа с поручениями

• Реализованы периодические поручения. В задачу на исполнение поручения добавлен чек-бокс «Периодическое поручение». Если он активен, то в карточке задачи на исполнение поручения будут отображаться дополнительные поля, в которых необходимо указать расписание (рисунок. 4).
• Дополнительно был разработан фоновый процесс, который просматривает все созданные в системе задачи на исполнение поручений с активным чек-боксом «Периодическое поручение» и отправляет новые задачи по настроенному расписанию.
• При отправке задачи на исполнение поручения по входящим и внутренним документам, выдаются права на «Просмотр» всем сотрудникам подразделения Исполнителя.

Рисунок 4. Отображение дополнительных полей после активации чб «Периодическое поручение».

Задача на рассмотрение документа

• В карточку задачи на рассмотрение документа добавлен чек-бокс «Рассмотрение в бумажном виде» и изменена базовая логика отправки заданий при рассмотрении документа руководителем. Если чек-бокс активен, то всегда первое задание поступит помощнику для подготовки проекта резолюции, в ином случае сразу руководителю на рассмотрение.

Миграция данных

Перенесены актуальные документы, созданные с 2010 года, а именно:

• входящие письма;
• телеграммы;
• исходящие письма;
• служебные записки;
• приложения;
• приказы;
• распоряжения;
• протоколы;
• поручения.

Кроме этого, в ходе миграции документов в их карточку были перенесены:

• выданные права пользователям;
• созданные связи с другими документами;
• история работы с документом.

Миграция данных выполнялась в соответствии с почасовым планом, разработанному на основании данных и таймингов, которые удалось получить в ходе тестовых миграций. Благодаря этому данные были перенесены в установленный срок и обеспечить бесшовный переход пользователей из одной системы в другую.

Отзыв заказчика проекта

Рисунок 5. Отзыв Заказчика

Результаты

В ходе выполнения работ по проекту выполнены главные задачи, а именно:

• пользователи перешли в новую систему Directum RX и продолжают работать с перенесенными из Directum 5 документами
• осуществлена миграция актуальных документов;
• упрощение регламентов согласования в системе Directum RX позволило выполнить оптимизацию действующих бизнес-процессов;
• в рамках автоматизации процессов по договорным документам сократились сроки их согласования;
• в завершении проекта у Заказчика была оптимизирована работа с поручениями, включающая в себя их исполнение и контроль.

Показатели

• 80 пользователей, охваченных автоматизацией по проекту
• в 2 раза ускорилось согласование договорных документов
• 10 автоматизированных топ-менеджеров, работающих в системе

Планы по развитию проекта

На 2024 год запланированы следующие мероприятия в рамках развития:

• внедрение решения «Обращение граждан»;
• внедрение решения «Интернет-приемная обращений граждан»;
• интеграция между системами Directum RX и 1С.

Состав команды проекта

Прикреплен файл: Отзыв о проекте внедрения от АО "СПК".pdf