ИТ-проект для ИТ-компании. Многоуровневая процедура согласования договорных документов

10 параметров классификации договоров, 49 регламентов  согласования и отдельный процесс для одобрения коллегиальным органом. Как удалось оптимизировать процессы, если в руках гибкий инструмент автоматизации.

Бизнес-контекст

АО «Ситроникс» (Sitronics Group) — многопрофильная российская ИТ-компания. Sitronics Group специализируется на цифровой трансформации стратегических отраслей экономики России. Компания обладает широкой экспертизой: от производства собственного ИТ-оборудования до разработки и внедрения комплексных решений в области программного обеспечения. Sitronics Group насчитывает более 10 юридических лиц.

В 2008 году признана крупнейшей в России компанией высоких технологий в рейтинге «Эксперт 400». По итогам 2010 года заняла по объёму выручки 97 место в рейтинге ста крупнейших высокотехнологичных компаний мира (1 место среди компаний Восточной Европы). Главный офис компании находится в Москве. География бизнеса охватывает 13 регионов России.

В деятельности АО «Ситроникс» преобладает проектный характер: работы производятся под конкретного заказчика и на договорной основе, поэтому договорная работа в компании занимает одно из ключевых мест, хотя и не является основным видом деятельности.

Цели и задачи проекта

К числу ведущих факторов принятия решения о реализации можно отнести следующие:

• необходимость создания единого хранилища договоров и дополнительных соглашений, позволяющего сотрудникам оперативно обращаться к объектам данных и производить поиск по необходимым признакам.
• необходимость сокращения трудозатрат при заведении и согласовании договоров, однако цель существенного изменения бизнес-процессов не преследовалась.

Бизнес-заказчиком адаптации модуля «Договоры» был руководитель контрактной службы блока по правовым вопросам АО «Ситроникс» Шайнуров Дамир Ралифович.

Бизнес-заказчиком создания модуля «Корпоративное одобрение» был директор корпоративно-правового департамента АО «Ситроникс» Бессонов Сергей Николаевич.

Цель у представителей бизнеса была общая: максимально сократить операционную трудоемкость создания договора.

О проекте

Используемые решения и подходы

В качестве основного решения был использован модуль «Договоры». Функциональность модуля «Договоры» была расширена путем создания нового модуля «Корпоративное одобрение» на базе Directum RX.

История проекта

Сотрудничество ООО «ЦВД» с АО «Ситроникс» началось летом 2021 года с полномасштабного предпроектного обследования. Заказчика интересовало внедрение модулей «Делопроизводство», «Договоры», «Командировки», перенос процессов работы с Контрагентами и доверенностями, миграция. Первоначально предполагались интеграции с несколькими системами. Проект обещал быть очень масштабным и длительным. Работы по внедрению начались с модуля «Делопроизводство» в октябре 2021.

Общая длительность работ по внедрению модуля составила 14 месяцев, с ноября 2022 по декабрь 2023.

Работы велись по технологии максимального внедрения с применением классических для этой технологии этапов. Однако, уже на этапе разработки совместным решением с Заказчиком подход к ведению работ был изменен на итерационный по причине изменений процессов в Компании и высокой степени вовлеченности команды заказчика в процессы.

Проектные решения. Трудности и успехи

Компания-заказчик оказалась очень интересной не только по структуре, но и по подходам в работе, поэтому трудностей было достаточно. Однако, ситуацию нельзя назвать трудностью, если ее решение не является успехом. Расскажу о самом интересном.

Карточка договорного документа

Карточка договора и дополнительного соглашения – это самая объемная карточка документа, которая была реализована на текущий момент. Ее объем составил более 70 полей с учетом замены стандартных полей жизненного цикла на 1 синхронизированное с DAX. Такое количество полей обосновывается тем, что договор может попасть в Directum RX из ERP-системы DAX (Dynamix AX). Для этих целей была реализована интеграция с DAX. У Заказчика было до 10 параметров классификации договоров, в ходе переговоров их удалось сократить до 7 (3 из них удалось спроектировать таким образом, чтобы они стали автозаполняемыми). На рисунке 1 приведена карточка договора.

Рисунок 1.

Процесс согласования

Отдельный процесс согласования был достаточно простым с единственной особенностью: два этапа согласования: подготовка и утверждение. На этапе подготовки готовится сам текст документа в форме согласования, а на этапе утверждения происходило классическое согласование. Участники этапов различались. Процессов согласования оказалось 49. Администрировать такое количество процессов проблематично. В ходе анализа выяснилось, что отличаются процессы только согласующими. Поэтому был разработан справочник «Настройки согласования договорных документов» (Рисунок 2) и модифицирован тип этапа «Согласование» для договорных документов (Рисунок 3). 49 регламентов свелись к 1 регламенту и справочнику.

Рисунок 2.

Рисунок 3.

Внутригрупповые договоры (далее - ВГД)

Sitronics Group – это группа компаний, которые специализируются на разных видах деятельности и между ними предполагается заключение договоров. Такие договоры называют внутригрупповыми.

Ограничения:

• Внутригрупповые договоры должны существовать в рамках одной системы Directum RX;
• По одному договору должно быть автоматически создано 2 карточки в системе (Нашей стороной должны выступать обе организации) и 2 отдельных процесса согласования.
• Поиск должен осуществляться независимо, но текст найденных документов должен совпадать;
• В компании много совместителей – сотрудников, которые работают одновременно в нескольких компаниях группы. Совместители не должны согласовывать один и тот же договор 2 раза;
• Состав согласующих может совпадать вплоть до 90%;
• Доходный договор должен создаваться и подписываться строго ранее расходного.

Примечание: Ограничения и решения также распространяются и на дополнительные соглашения.

Решения:

• Карточка Договора модифицирована таким образом, что при выборе Вида документа, относящегося к ВГД, в качестве контрагента можно выбрать только одно из предприятий группы (Наши организации), а при создании расходного договора обязательно необходимо указывать доходный.
• Если Вид документа доходного договора относится к ВГД, при отправке задачи на согласование по регламенту автоматически создается, заполняется всеми параметрами и отправляется по регламенту карточка расходного договора.

Рисунок 4.

• Если согласующий относится к совместителям и участвует одновременно в регламенте согласования ВГД доходного и ВГД расходного, то результат его согласования ВГД доходного дублируется в ВГД расходный. Правки по тексту документа при согласовании и отправке на доработку дублируются в новую версию расходного ВГД.

Рисунок 5.

• На этапе подписания расходного договора выполняется проверка на факт подписания доходного договора.

Корпоративное одобрение

Под процедурой корпоративного одобрения понимается одобрение сделки (договора) одним из органов управления (далее - ОУ) группы компаний (Общее собрание акционеров, Совет директоров, Правление), если договор (сделка) соответствует определенным параметрам.

Ограничения:

• Необходимость одобрения ОУ и вид сделки должны вычисляться автоматически. подходящими могут быть несколько видов сделки, но в запросе на одобрение сделки должен оставаться только 1.
• Процедура корпоративного одобрения должна быть строго параллельной процессу основного согласования;
•  Процесс основного согласования должен прерываться, если ОУ не одобрил договор;
• Процесс согласования запроса на корпоративное одобрение должен прерываться при изменении Договора;
• Точным перечнем критериев определения необходимости корпоративного одобрения владеет только ответственный за корпоративное одобрение. Ручная проверка каждого договора на соответствие критериям невозможна.
• Прямая связь между параметрами Договора и Категорией сделки, по которой формируется запрос на одобрение сделки отсутствует.

Решения:

• Реализована схема вычисления необходимости в корпоративном одобрении. Учтены связи более 12 параметров. Фрагмент схемы представлен на рисунке 6.
• Разработана единая схема согласования Запроса на одобрение сделки (ранее их было 3).
• Минимизирована трудоемкость работ ответственного за корпоративное одобрение: У сотрудника для выбора доступны только подходящие виды сделки.

Рисунок 6. Схема данных

Результаты

Цели внедрения были достигнуты в полном объеме. Решение планируется к тиражированию на другие юридические лица группы компаний Заказчика.

Результаты по стратегии устойчивого развития

В начале внедрения пользователи отнеслись к решению Directum RX с настороженностью и в отдельных моментах даже выражали скептицизм. Однако, в результате проекта мнение пользователей о продукте изменилось в существенно лучшую сторону. И промышленную эксплуатацию сотрудники ожидали с воодушевлением.

Договорная работа стала более прозрачной и комфортной как для рядовых сотрудников, так и для их руководителей.

Лидерство и инновационность

Проект уникален своими подходами к работе, решениями, которые позволили закрыть требования Заказчика, и при этом не перегрузить ни систему, ни администраторов системы в ее настройке. По сути своей проект являлся ИТ-проектом для ИТ-компании. Также это один из наиболее объемных проектов ООО «ЦВД».

Опыт проекта целесообразно использовать для больших групп компаний с многоуровневой структурой, которые желают максимально облегчить процесс согласования договоров, в том числе внутри группы компаний, и при этом минимизировать риски с юридической точки зрения.

Показатели эффективности

• Количество пользователей, охваченных автоматизацией по проекту – 300.
• Увеличение скорости заполнения карточки договора за счет автозаполняемых полей  колеблется от 20% при ручном заполнении до 100% при интеграции.
• Администрирование системы стало более эффективным на 30%.

Планы развитию

Заказчик планирует тиражирование решения на другие компании группы. Планируется развитие договорного процесса, интеграция с Word Maps и создание «Конструктора договоров».

Команда проекта

ООО «ЦВД:

• Филатов Виталий Юрьевич – руководитель проекта;
• Орешкова Мария Викторовна – системный аналитик, Проектирование модуля «Корпоративное одобрение», модификаций модуля «Договоры»;
• Черных Дмитрий Михайлович - системный аналитик, участие в проектировании модуля «Корпоративное одобрение».
• Зубарев Александр Александрович – инженер-программист. Разработка модуля «Корпоративное одобрение», модификации модуля «Договоры»;
• Свитюк Елена Владимировна – инженер-программист. Участие в разработке модуля «Корпоративное одобрение».

АО «Ситроникс»:

• Левков Александр Викторович – Директор по информационным технологиям АО «Ситроникс»;
• Гришин Павел Александрович – Руководитель отдела развития систем документооборота ООО «Ситроникс разработка», руководитель проекта от Заказчика по модулю «Договоры»;
• Черный Александр Иванович – Руководитель проектов департамента информационных технологий АО «Ситроникс Ай Ти»
• Команда разработки.

Об авторе заявки

На этом проекте я выполняла роль Аналитика и консультанта. Для меня проект знаковый: с участия в предпроектном обследовании началась моя карьера в ООО «ЦВД», начало внедрения наблюдала со стороны, а во внедрении модуля «Договоры» и «Корпоративное одобрение» принимала непосредственное участие. К моменту старта внедрения модуля «Договоры» у меня уже имелся опыт проектирования договорной работы. Мне всегда нравилось работать с новым и неординарным, но работа с Коллегами из АО «Ситроникс» превзошла все мои ожидания. Практически каждая модификация была уникальной и прекрасной в своей сложности и ограничениях! Каждая модификация требовала размышлений, что невероятно тренировало мозг.

О коллегах из АО «Ситроникс» вспоминаю с теплотой и уважением к профессионализму. Несмотря на то, что в АО «Ситроникс» появилась собственная команда по развитию Directum RX, я и в будущем готова поддерживать коллег на пути развития продукта, если это потребуется.

Лично мне проект подарил много интересных фич и моделей для проектирования в копилке знаний. Некоторые идеи, рожденные на этом проекте, планирую применять и в будущем, совершенствовать и адаптировать.