Цифровизация документооборота в СПбГЭТУ «ЛЭТИ» своими силами

В ЛЭТИ уже было несколько попыток ввести цифровой документооборот, однако и системы оказались не подходящими для нашего университета, и процесс внедрения был неудачным. Расскажем, что стало основой успеха этого проекта.

О вузе

Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ» основан в 1886 году и был первым в Европе высшим учебным заведением, специализированным в области электротехники. В 2023 году университет вошел в число победителей федерального проекта «Передовые инженерные школы». Более 100 предприятий высокотехнологичных областей промышленности являются стратегическими партнерами ЛЭТИ.

О проекте

Предыстория

В ЛЭТИ уже было несколько попыток ввести цифровой документооборот, однако и системы оказались не подходящими для нашего университета, и процесс внедрения был неудачным. Directum RX был выбран, потому что у этой системы – понятный интерфейс, она базируется на используемой в вузе операционной системе семейства Linux, есть широкий инструментарий по работе с внешними системами, её можно доработать своими силами, и главное – она соответствует требованиям импортозамещения.

В течение трёх месяцев шло тестирование системы, рабочая группа осталась довольна, поэтому перешли к закупке. Стоит отметить, что в ходе внедрения не стоит задача привлечь к использованию системы всех сотрудников. Целью внедрения является перевод как можно большего числа процессов согласования, которые ведутся на бумаге, в электронный вид.

Используемые решения

• Решение Делопроизводство
• Решение Договоры
• Решение Финансовый архив
• Решение Служа ввода документов
• Решение Интеграция со СБИС

Ход проекта

Этап 1. Установка и первоначальная настройка.

Работа по установке и настройке Directum RX в ЛЭТИ велась летом-осенью 2023 г. За это время команде проекта удалось также определить процессы, которые будут в первую очередь настроены в Системе (согласование приказов, служебных записок и договоров на закупки), и обозначить обязательные системные настройки, без которых запуск системы будет невозможен.

Этап 2. Адаптация и запуск системы.

Уже в ноябре Directum RX начал работать на оборудовании ЛЭТИ. Был установлен весь приобретённый функционал, велась работа по синхронизации организационной структуры и иных справочников при поддержке партнёра СофтСноу, а также по настройке шаблонов и карточек документов и процессов согласования.

Регламент согласования договоров на закупку

Регламент согласования приказов

Форма служебной записки на закупку

Этап 3. Промышленная эксплуатация.

Спустя четыре месяца с момента запуска системой активно пользуется 70-100 сотрудников ЛЭТИ. Это те лица, которые участвуют в процессах создания, согласования и подписания приказов. Пока самые активные подразделения – это бухгалтерия, канцелярия, отдел кадров, управление ИТ, управление закупочной деятельностью, ректорат. Их отклики о работе системы собираются и влияют на дальнейшие доработки. Для остальных сотрудников Directum RX нужен на текущий момент только для ознакомления с уже принятыми приказами.

В ходе проекта проявляется сопротивление сотрудников: кто-то не хочет перестраивать работу, у кого-то невысокий уровень владения ПК. Чтобы минимизировать такое отношение, для руководителей подразделений и заведующих кафедрами проводятся обучающие семинары в рамках повышения квалификации.

Результаты

В итоге, внедрение Directum RX прошло успешно, теперь ведётся работа по постепенному развитию Системы. Один за другим процессы оказываются оцифрованными, что позволяет снизить нагрузку на сотрудников в части временных затрат на работу с документами и повышает прозрачность внутренних процессов Университета. Всё больше сотрудников вовлекаются в работу с системой, что позволяет говорить о её здоровом развитии и движению в сторону максимального использования её функционала.

В ЛЭТИ сформировалась отличная команда проекта, очень грамотно выстроена работа: поэтапное внедрение, взаимодействие с владельцами процессов, наличие сертифицированного специалиста по настройке и разработке Directum RX. Всё это говорит о хороших перспективах развития проекта

«Как и со всем новым, что появляется в нашей жизни, с использованием электронной системы документооборота также возникают сложности. Но можно всегда обратиться за помощью в техподдержку. Интерфейс системы достаточно прост, и действия, которые выполняются с его помощью, запоминаются очень быстро. Directum RX введён в эксплуатацию несколько месяцев назад, и за такой короткий период для нас значительно упростилось согласование договоров на закупки товаров, работ, услуг до 100 000 рублей, а также на закупки у единственного поставщика, согласование приказов. Все это позволяет экономить самый ценный ресурс – время!»

Светлана Яковлевна Ковалевич, главный бухгалтер

Об итогах внедрения вышла публикация в вузовской газете "Цифровизация - в деле"

Показатели

• 100 активных пользователей
• 6 подразделений, использующих систему
• 4 процесса, настроенных за 4 месяца внедрения

Планы по развитию

В данный момент идёт работа над созданием модуля, который бы позволил руководителям подразделений формировать списки на представление стимулирующих выплат сотрудникам.

В ближайшее время планируется запуск процессов по служебным запискам, которые можно будет направить и согласовать в электронном виде. В качестве альтернативы для сотрудников с консервативными взглядами на документооборот останется возможность собирать подписи вручную, на бумаге. Наконец, планируется настроить обмен документами с контрагентами с помощью ЭДО.

Команда проекта

• Холод Иван Иванович – руководитель цифровой трансформации, декан Факультета компьютерных технологий и информатики, доктор технических наук, доцент
• Ковалевич Светлана Яковлевна – главный бухгалтер
• Семенов Дмитрий Михайлович – системный администратор, сертифицированный специалист по настройке и разработке Directum RX
• Хахаев Иван Анатольевич – начальник отдела ИТ
• Петруша Полина Георгиевна – руководитель проектов цифровой трансформации

Приложения