От маркетинга до технадзора: как сделать СЭД помощником каждого сотрудника

Мы стремились к тому, чтобы все наши подразделения перешли на электронный документооборот, в том числе с внешними контрагентами.

Бизнес-контекст

«РКС Девелопмент» - федеральная группа компаний, создающая современные жилые комплексы в разных регионах страны. Все объекты имеют развитую инфраструктуру и продуманное благоустройство. Новоселье отпраздновали уже тысячи семей.

Цели и задачи проекта

О решении перейти на ЭДО

Компании имеет матричную структуру управления, в каждом регионе проектные группы ведут свои проекты. Штат насчитывает около 250 сотрудников. Вот так выглядит организационная структура на примере одного юридического лица.

Стояла задача уйти от согласования по электронной почте внутри компании (согласование с управляющей компанией, которая находиться в другом регионе).

Отсутствовал лист согласования. Необходимо было понимание, что все согласующие внесли правки и финальный вариант договора всеми согласован. Требовалась оперативность согласования внутри компании в рамках договорной работы.

Присутствовал риск заключения договора, который согласован не со всеми обязательными согласующими. Например, пересылка письма приводила к потере одного или нескольких согласующих.

Так же возникал риск разночтений, когда контрагент подписывал одну версию, а по факту у нас уже были другие версии с правками.

Мы также стремились к тому, чтобы все наши подразделения перешли на электронный документооборот с контрагентами, а также, что бы охват обмена документами по ЭДО был не менее 90%.

Что касается внутренних документов (приказы, ЛНА и другие), необходимо было перевести в электронный вид весь процесс: составление документа – согласование – подписание - ознакомление сотрудников.

Решение задачи

На момент выбора системы Directum Lite был самым доработанным и функциональным продуктом с удобным и понятным интерфейсом.

Все ключевые потребности закрыли модулями и решениями:

• Делопроизводство,
• Договоры,
• Проекты,
• Планирование проектов,
• мобильное приложение Jazz,
• интеграция с Диадок
• База знаний.

Дата старта проекта внедрения ноябрь 2020 год, дата окончания февраль 2021 год.

ПО приобреталось для локального размещения, поэтому начали работы с процесса развертывания системы на наших серверах.

Далее провели обучение сотрудников и параллельно занимались настройкой системы, маршрутов согласования. После настройки начали ОПЭ.

В команде внедрения был 1 специалист по ИТ для развертывания системы на серверах и я, как специалист по настройке и администрированию.

Изменения в процессах

До внедрения согласование проходило по почте (outlook), зафиксированной схемы согласования не было.

После автоматизации каждому договорному процессу был присвоен регламент согласования. Сотрудники каждого подразделения могут быть как инициаторами так, и согласующими.

Результаты внедрения

Абсолютно всех (100%) коснулись изменения - на сегодняшний день нет подразделений, которые не работают в системе

Более 90% документов в настоящее время подписываются через систему обмена благодаря модулю интеграции с Диадок.

В процессе внедрения сложностей не возникло.

• Автоматизировано более 27 юридических лиц
• 100% сотрудников работают в Directum Lite, более 200 человек
• Более 90% документов подписываются в ЭДО.
• Все топ-менеджеры автоматизированы в системе
• Процессы согласования ускорили в 2-3 раза
• Сократили трудозатраты в 2-3 раза
• Сократили расходы на материальные ресурсы до 50%

Планы по развитию

И это еще не все…. Впереди внедрение проекта по работе с задачами и поручениями, рассматриваем решение КЭДО.

Внедрение системы позволило оценить показатели работы сотрудников по выполнению задач вне процессов договорных документов.

Впереди предстоит работа с задачами и поручениями с использованием модуля «Управление проектами», а также с исполнительской дисциплиной.

Дополнительные материалы 

Запись вебинара о кейсе